疾控中心檔案管理工作中存在的問題與應對

步堯

[摘要] 隨著信息技術的飛速發展，疾控中心檔案管理工作也迎來了新的機遇與挑戰。如何實現疾控中心檔案管理工作的信息化、現代化已成為迫切解決的問題。而我國檔案管理工作起步較晚，存在著許多問題與不完善。本文就疾病中心檔案管理工作中存在的問題與如何實現現代化信息化地管理進行探討。

[關鍵詞] 疾控中心；檔案管理；信息化；問題

[中圖分類號] R512.9 [文獻標識碼] B [文章編號] 2095-0616（2014）18-140-03

疾控中心承擔著對殘疾、疾病和傷害的預防的重要使命，在創造健康環境、維護社會穩定、保障國家安全、促進人民健康方面發揮著重要作用。可見，疾控中心在我國疾病防控和保障人民健康的舉足輕重的作用。而各級疾病中心中所保管的檔案資料是疾病中心工作的基礎，雖然十分龐大但也十分珍貴。但由于我國檔案管理工作起步晚，欠發達地區設備、人才不足等問題，疾控中心檔案管理工作有很多不如人意的地方。而這種種問題正阻礙著檔案管理工作向信息化現代化前進的步伐。應用現代的信息化技術，可以大大降低檔案工作人員的工作強度，同時還能使檔案管理工作變得更加有效[1]，所以現代化信息化是十分有必要的。下面我們就疾控中心檔案管理存在的問題和如何進行信息化管理進行探討。

1 疾控中心檔案管理工作中存在的問題

1.1 疾控中心檔案管理設備不足

由于我國經濟發展不平衡，各地區經濟條件不同，還存在著許多欠發達地方，許多檔案管理工作中所需的硬件設施落實不到位，為檔案管理工作帶來了很大的困難。有學者對我國省級疾控中心衛生經費進行調查，發現有限的經費無法保證衛生工作持續有效的開展[2-3]。也存在著重科研、重醫療而忽視檔案信息管理的情況，致使檔案管理設備落實不到位。從目前對于很多疾控中心檔案保存機構的調查發現，具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機構并不多，大部分還停留在比較原始的紙質檔案保存階段，對于適合現代化聲像資料保存的環境建設步伐還沒有跟上。因此，各單位需要加強檔案管理的硬件設備的建設，例如檔案庫房所必須的除濕機、空調、防火防盜系統等。而數據計算機、數據存儲設備、數據處理軟件等的缺乏，使檔案管理的信息化變得十分被動[4]。

1.2 疾控中心檔案管理模式落后

我國檔案管理工作較西方發達國家起步較晚，而仍有部分地方的疾控中心沿用著從前傳統的管理模式，檔案的保存、分類不科學，無法滿足現今信息化、現代化的要求。而近年來公共衛生事件的頻繁發生，傳染病、人畜共患病等疾病譜的改變等問題的出現，又給疾病控制檔案管理帶來新的挑戰[5]。使疾控中心檔案管理模式落后的問題日益突出，無法滿足現階段醫學研究、疾病控制等領域對檔案信息的需求。而現階段的檔案也多以文字，圖片等靜態資料為主，缺乏重要的聲像資料[6]，影響了檔案的完整性，從而間接影響著檔案管理的現代化和信息化。而現在多地基層疾控中心實驗室的建立，實驗室的檔案管理又成為需要妥善管理的信息[7]。種種變化迫使疾控中心檔案管理模式進行升級。

1.3 疾控中心檔案管理人才的不足

檔案管理人員的素質決定著檔案管理工作的質量。現今，我國檔案管理人才嚴重缺乏，而參加工作的方案管理人員又普遍地存在著理論水平低、專業技能不高等問題。有關調查研究表明，疾控中心檔案管理部門中的工作人員絕大部分缺乏豐富的工作經驗、高學歷背景、信息技術或檔案學等專業背景，嚴重阻礙著檔案管理工作。而很多情況下，由于人才的缺失，疾控中心時常會安排非專業的人員進行檔案管理工作的兼管，更使得檔案管理質量難以提高。而人才的不足，很大的程度上是由于人們對檔案管理的重要性認識不足，在今后的工作中，我們應該注意到這方面的工作。

1.4 疾控中心檔案管理工作的監督管理制度的缺乏

任何管理工作都需要一個監督管理規范，要有章可循，責任到人。現行的法規及文件主要有《國家檔案法》、《機關檔案工作業務建設規范》、《歸檔文件整理規則》、《檔案保管期限表》、《實驗室工作檔案管理制度》、《疾控中心實驗室工作管理辦法》等。并且根據衛生部的要求，現在各級疾控中心根據自己的條件制定了各自的監督制度，并明確了各級各類人員的職責[8]。然而這就造成各個疾控中心缺乏一個統一的監督管理制度，不利于各個檔案的整合。并且，監督制度中依然存在許多不足，使檔案管理工作得不到有效地管理和控制。并且，隨著科技的發展，各種各樣的信息載體的出現，雖然為檔案管理帶來了方便，也使的信息的獲得更加容易，但同時也為檔案管理監督工作帶來了新的挑戰。更加容易獲取信息，意味著，檔案信息的泄露也變得更加容易，在信息化的現代，信息泄露是一個不容忽視的問題。

2 疾控中心檔案管理的信息化建設

2.1 建設完善的檔案管理基礎設施

要做好檔案的信息化管理，離不開一個完善的基礎設施，這是一個復雜的系統工程，涉及許多軟件和硬件的參與[9]。現今，疾控中心的資金投入大多用于醫療設備的引進，往往忽視了檔案管理工作。這不僅僅影響了檔案管理的信息化進程，更有可能造成檔案儲備信息不全等嚴重后果。現今信息化的檔案管理模式越來越趨向于微縮化和數字化，通過計算機、掃描儀等信息化終端將檔案資料轉化為電子資料已成為必然趨勢[10]。傳統的紙質檔案主要依靠的是手工管理方式，已有一套相對完善的管理方法與制度，但無法滿足電子檔案管理的要求。電子檔案體積小，儲存量大，一張CD光盤便相當于30萬漢字的圖書1000冊。但其主要的保管載體對環境的要求也比紙質檔案要求更高，運作的設備主要依賴于計算機。因配套設施不足，導致電子檔案無法保存，要么保管極其困難，丟失損壞的情況極其普遍。為實現檔案的信息化管理，疾控中心應當建立起自動化辦公設備，并將它與現有設備合理有效地銜接起來，以便于管理人員更有效率地對檔案進行管理。

2.2 改進疾控中心檔案管理模式

隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理模式已經無法滿足現在檔案管理的需求。信息時代，疾控檔案管理現代化已經是不可避免的發展趨勢，而要推進檔案現代化建設就必須要更新觀念，實現管理思想現代化。而現今的檔案來源、保存形式與以前也已經大相徑庭，若想實現檔案管理工作的信息化，探索出適應現代社會的新的管理模式勢在必行[11]。在如今的檔案管理工作中，除了傳統的紙質版的信息在體外，還出現了光盤、磁盤等形式的電子資料載體。新的資料載體的出現必然使檔案管理工作發生巨大的變化，傳統的管理模式必然無法適應信息化的要求。我們應當在檔案管理工作中充分應用先進的管理設備與思維，建立一個以計算機技術為基礎的智能化和自動化地管理模式，以充分得發揮信息化管理地優勢。

2.3 加大信息化檔案管理人才的培養力度

人才在檔案管理工作中的地位舉足輕重，在檔案的信息化管理過程中，人一方面負責建設和保養管理運作所需的基礎設施和建設，另一方面還負責開發和維護軟件系統，此外，還負責加工、整理、保存各種檔案信息等。但是現階段，很多疾控中心的檔案管理人員并不具備這些素質，他們中的大部分缺乏相當的專業基礎知識、計算機及網絡知識、檔案學管理知識及圖書情報資源管理知識等。培養適合現今社會的信息化檔案管理人才的任務迫在眉睫。首先，我們應該加大對正處于一線檔案管理人員的培訓力度，增強他們的工作能力，提升他們的知識水平。另一方面，應該大力引進檔案管理相關的管理人才，給予優厚的條件，使他們堅守崗位，發揮他們的特長，增強檔案管理人員隊伍。如果是兼職檔案管理的專業疾控醫療人員，應當明確自己的工作方向，端自己的正服務態度，去盡可能的練習計算機操作、學習信息化時代下的檔案管理知識，學習刻錄機等設備的使用、懂得電子檔案信息技術、以及安全網絡管理的相關知識[12]。只有檔案人員的自身素質提高了，才能有效地開發利用檔案信息資源，提高疾控機構檔案信息的利用價值。除此之外，我們應該注重檔案管理重要性的宣傳，讓人們認識到，檔案管理工作的必要以及對社會的意義，為實現檔案管理的信息化打下夯實的思想基礎。

2.4 增強檔案管理的監督力度

監督機制的不健全，會造成很多嚴重的后果，最典型就是數據的不實。這可能會在醫學研究中造成不良的后果[13]，對患者、對社會造成不利的影響。疾控檔案管理制度要做到簡明實用，疾控中心的領導及辦公室等職能部門，要結合《檔案法》、《全國檔案信息化建設實施綱要》、《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等法律法規制度，并根據疾控的工作特點和實際，制定出相應的、操作性強、方便的檔案管理制度，特別是對電子檔案的收集、利用、整理、保管等具體操作做出細則規定，以便發揮制度的規范和指導作用。而現在的監督機制還存在著許多弊端，而網絡的應用無處不在，檔案中存在的機密文件很可能被不法分子利用網絡竊取。這就使檔案信息的監控力度需要進一步的加強，務必保證信息處理中的每一步都規范化，以免造成信息的遺漏或錯誤，所以，增強檔案管理的監督力度是勢在必行的。

疾控中心所保存的檔案信息是公共衛生事業中不可或缺的部分，關系著人民群眾的福祉與社會的穩定。現今現代化信息化的出現，無疑為疾控中心檔案管理工作帶來了不小的沖擊，但也不失為一次重要的機遇。兼顧手工管理的傳統技術，運用現代化的技術手段，實行文檔一體化管理，實行紙質檔案、電子檔案的雙重管理辦法，并逐漸將紙質檔案數字化實行電子文件的集中統一管理。數字化地檔案管理將大大節省管理人員的工作時間[14]，檔案信息的查閱也將更為方便，為醫療科研工作提供便利，將進一步推動公共衛生事業的發展。

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（收稿日期：2014-06-21）