如何提高學校檔案管理質量

曲春霞

學校檔案管理是學校管理的重要組成部分，其質量的高低也從側面反映了學校的管理水平，那么，如何做好學校的檔案管理工作呢？我們該從哪些角度入手呢？本文就從以下幾個方面對如何提高學校檔案管理質量進行概述，為學生管理水平的提高打下堅實的基礎。

一、檔案管理中人員的培養

檔案管理人員是檔案管理室的直接負責人，除了要有一定的服務意識之外，還要具有一定的原則性和保密意識。對于檔案管理人員來說，并不是簡單的檔案保管員，還要有意識地去規劃檔案，去對相關檔案進行分類等，這就要求檔案管理人員要有一定的服務意識，不要認為檔案一般沒人使用而怠慢這項工作。而所謂的原則性和保密意識是指檔案的外借或者是泄露，這是最基本的職責。所以，我們要做好檔案管理人員的培訓工作，要為檔案管理質量的提高做好保障工作。

二、檔案管理的方法設計

對于學校的檔案來說比較多也比較繁瑣，如果沒有一定的管理方法勢必會出現錯誤。比如：同名同姓的學生拿錯檔案或者是檔案丟失或者遺漏等等，這些都是發生過的。所以，我們要設計一套檔案管理的方法。比如：我們可以借助編號分區管理，比如：每個年級、每個班級都有自己的區域，并有自己的區號，然后每個學生的檔案也有編號，編號的組成是用自己年級、班級的區號和自己的編號組成，這樣即便出現同名同姓的學生也會因為區域的不同和編號的不同而進行區分。而且為了避免出現因為外界因素的影響而對這些紙質檔案產生的影響，我們還要與電腦同步，同樣是借助編號管理來提高質量。這樣既能做好保證工作，也有助于檔案的外調，對提高工作效率也起著非常重要的作用。

三、檔案借閱制度的完善

一般學校的檔案是不外借的，但是，一些教師為了做好管理和轉化工作，需要借助相關的檔案來提供一些資料，所以，為了確保檔案的保密性，借閱者要有相關的手續;不得將檔案資料拿出檔案室;如果檔案需要外調限期內必須歸還等等，以確保檔案的安全性。

除了上述幾點之外，還需要有一些基本的管理制度，比如：檔案室里不得吸煙、要保持檔案室的干燥性等等，同時，還要制定檔案銷毀制度和學校教職工檔案管理制度等等。總之，作為檔案管理人員，我們要不斷完善檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠更好地為學校管理水平的提高做好服務。

參考文獻：

侯詠紅.談學校檔案管理工作的重要性[J].錫林郭勒職業學院學報，2008（1）.

編輯 溫雪蓮