基于GTD管理法的供電企業(yè)辦公室時(shí)間管理探索

朱進(jìn)

摘要：本文介紹了GTD管理法應(yīng)用于供電企業(yè)辦公室時(shí)間管理的背景，結(jié)合鎮(zhèn)江供電公司實(shí)踐案例，對(duì)GTD管理法在辦公室時(shí)間管理方面的應(yīng)用進(jìn)行了系統(tǒng)闡述，為其他供電企業(yè)辦公室時(shí)間管理提供了有益借鑒。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；辦公室；GTD管理法

供電企業(yè)辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)公司各部門(mén)、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位。鎮(zhèn)江供電公司針對(duì)辦公室人員少、任務(wù)重、事務(wù)雜、時(shí)間緊等工作特點(diǎn)，從如何更有效利用時(shí)間這一角度入手，深入分析時(shí)間管理理論，將GTD管理方法應(yīng)用于辦公室工作實(shí)踐，有效地提高了工作效率和質(zhì)量，降低了工作差錯(cuò)。

一、GTD管理法應(yīng)用于供電企業(yè)辦公室項(xiàng)目時(shí)間管理的背景

供電企業(yè)辦公室普遍人員少、任務(wù)重、事務(wù)雜，時(shí)間管理的重要性不言而喻，同時(shí)作為綜合管理部門(mén)在具體工作中遇到的突發(fā)性、臨時(shí)性工作相對(duì)較多，計(jì)劃性管理難度大。鑒于工作的特殊性，辦公室迫切需要運(yùn)用先進(jìn)的時(shí)間管理工具，系統(tǒng)挖掘員工有效作業(yè)時(shí)間的潛力，強(qiáng)化整體工作的計(jì)劃性安排，并且通過(guò)每天及時(shí)優(yōu)化和調(diào)整計(jì)劃，更好地應(yīng)對(duì)工作中的各種變化，確保各項(xiàng)工作順利完成。

GTD是英文名稱(chēng)Getting Things Done的縮寫(xiě)，由著名時(shí)間管理人戴維·艾倫提出，是一套非常行之有效的時(shí)間管理方法。戴維·艾倫將GTD總結(jié)成為一種將繁重超負(fù)荷的工作方式變成無(wú)壓力高效的時(shí)間管理系統(tǒng)，包括收集、整理、組織、行動(dòng)與回顧等五個(gè)步驟。GTD管理法在把握時(shí)間管理精髓的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)運(yùn)用項(xiàng)目時(shí)間管理理論，將任何一項(xiàng)工作均作為項(xiàng)目進(jìn)行處理，一方面合理安排項(xiàng)目時(shí)間是項(xiàng)目管理的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，其目的在于保證按時(shí)完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。另一方面，運(yùn)用時(shí)間“四象限”管理理論，把工作任務(wù)按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行劃分，形成緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要等四個(gè)象限，首先處理位于緊急又重要象限的工作，接著是重要但不緊急的工作，然后是緊急但不重要，最后處理既不緊急也不重要的工作，確保辦公室專(zhuān)業(yè)的每項(xiàng)工作在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)得到有效處理。GTD管理方法在西方企業(yè)大量實(shí)踐應(yīng)用中被證明可以有效地提高時(shí)間利用效率，促進(jìn)人員工作效率的提升。

二、GTD管理法在供電企業(yè)辦公室項(xiàng)目時(shí)間管理中的實(shí)踐應(yīng)用

鎮(zhèn)江供電公司辦公室運(yùn)用GTD管理方法，實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公室員工時(shí)間管理的有效管控，具體做法如下：

1. 強(qiáng)化例行工作管理，科學(xué)編制專(zhuān)業(yè)管理“二十四節(jié)氣表”和各崗位例行工作手冊(cè)。例行工作是辦公室系統(tǒng)基本工作職能的體現(xiàn)，具有一定的處理程序和標(biāo)準(zhǔn)。鎮(zhèn)江供電公司辦公室編制了全年工作“二十四節(jié)氣表”，對(duì)每月的常規(guī)重點(diǎn)工作進(jìn)行了系統(tǒng)梳理，提煉總結(jié)工作規(guī)律，以便于進(jìn)一步優(yōu)化工作流程，合理安排時(shí)間節(jié)點(diǎn)，增強(qiáng)工作的計(jì)劃性和主動(dòng)性。隨后，辦公室各專(zhuān)業(yè)運(yùn)用GTD管理法，根據(jù)崗位工作標(biāo)準(zhǔn)和“二十四節(jié)氣表”的任務(wù)事項(xiàng)分解落實(shí)到相關(guān)崗位，明確了每日、每周、每月例行工作和各月份特征性工作，形成了各個(gè)崗位例行工作手冊(cè)，共明確例行任務(wù)和完成標(biāo)準(zhǔn)652項(xiàng)。通過(guò)部門(mén)“二十四節(jié)氣表”和各崗位《例行工作手冊(cè)》的有機(jī)結(jié)合，形成了系統(tǒng)全面的部門(mén)常規(guī)工作任務(wù)體系。

2. 強(qiáng)化全面計(jì)劃管理，細(xì)化“月、周、日”多維度時(shí)間管理。全面計(jì)劃管理是通過(guò)計(jì)劃將各個(gè)部門(mén)、各個(gè)過(guò)程和每個(gè)人的工作全面組織與協(xié)調(diào)起來(lái)，以完成工作任務(wù)的管理方法，以全過(guò)程和全員管理為基本特征。實(shí)施GTD管理的基本前提是編制計(jì)劃，及時(shí)掌握需要做的全部工作事項(xiàng)。辦公室及各崗位根據(jù)“二十四節(jié)氣表”、《例行工作手冊(cè)》以及一定周期內(nèi)已知或可預(yù)見(jiàn)的工作，按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求，進(jìn)一步編制“月、周、日”工作計(jì)劃。

3. 強(qiáng)化計(jì)劃過(guò)程管控，提升計(jì)劃執(zhí)行成效。充分利用GTD時(shí)間管理方法，堅(jiān)持有序性與隨機(jī)性、被動(dòng)性與主動(dòng)性的統(tǒng)一，在隨機(jī)中把握有序，在被動(dòng)中把握主動(dòng)，做到不以事小而不為、不以事雜而亂為、不以事急而盲為、不以事難而怕為，努力把小事辦實(shí)，把雜事辦好，把急事辦妥，把難事辦成。一是有序執(zhí)行。按照計(jì)劃所列清單和順序，有序執(zhí)行計(jì)劃；在過(guò)程中加強(qiáng)調(diào)節(jié)和控制，以求高效完成。及時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行歸類(lèi)分析，針對(duì)同一個(gè)人、適合同一時(shí)間段完成的事項(xiàng)應(yīng)爭(zhēng)取一次性完成。二是區(qū)別對(duì)待。將計(jì)劃中的信息劃分為“緊急且重要”、“緊急”、“重要”、“一般事務(wù)”區(qū)別對(duì)待，將臨時(shí)接受的事情根據(jù)以上原則區(qū)分并分別予以定義。堅(jiān)持用最佳生理時(shí)區(qū)，盡可能早地去做“緊急且重要”的事情，最先完成這類(lèi)事情，可以大大減輕工作的壓力。三是效果設(shè)計(jì)。開(kāi)始做事之前必須明確干什么，清楚要把這件事做到什么程度，判斷現(xiàn)在和期望還有多少差距，主動(dòng)調(diào)整壓力，爭(zhēng)取把壓力轉(zhuǎn)化為動(dòng)力。對(duì)每件事情都要設(shè)定大概完成時(shí)限，不要拖慢工作的進(jìn)度。

三、GTD管理法應(yīng)用的成效分析

為檢驗(yàn)GTD管理法的實(shí)施效果，鎮(zhèn)江供電公司辦公室對(duì)GTD管理體系實(shí)施前三個(gè)月和實(shí)施后三個(gè)月，辦公室平均工作差錯(cuò)率、各崗位人均工作效率、辦公室任務(wù)按期完成率平均值、涉及多崗位協(xié)作的工作任務(wù)完成時(shí)限平均值四項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行了測(cè)量（其中工作差錯(cuò)率主要為遺漏或延誤的任務(wù)數(shù)占總計(jì)劃數(shù)的比例；工作效率主要通過(guò)任務(wù)項(xiàng)投入時(shí)間與工作量比對(duì)衡量；任務(wù)按期完成率主要包括按期完成的工作量占原計(jì)劃的比例；協(xié)作類(lèi)工作平均周期主要通過(guò)協(xié)作工作量總耗時(shí)間與工作量總數(shù)比對(duì)）。通過(guò)指標(biāo)對(duì)比表明，GTD管理法在鎮(zhèn)江供電公司辦公室實(shí)施以來(lái)，各崗位員工的工作差錯(cuò)率得到了不同程度的控制，其工作效率、任務(wù)按期完成率和協(xié)助類(lèi)工作處理效率等指標(biāo)均明顯提高。

1.提高了辦公室“標(biāo)準(zhǔn)化”管理水平。運(yùn)用GTD管理法，將“二十四節(jié)氣表”中任務(wù)事項(xiàng)分解落實(shí)到相關(guān)崗位，明確了每日、每周、每月例行工作和各月份特征性工作，形成了各個(gè)崗位例行工作手冊(cè)，共明確例行任務(wù)和完成標(biāo)準(zhǔn)652項(xiàng)，通過(guò)固化崗位例行工作手冊(cè)和標(biāo)準(zhǔn)，有效解決了員工在多任務(wù)狀態(tài)下容易發(fā)生工作任務(wù)遺漏的問(wèn)題，規(guī)范了各崗位工作的處理操作流程，且使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖在員工中的傳達(dá)更為通暢。在試點(diǎn)期間，鎮(zhèn)江供電公司辦公室平均工作差錯(cuò)率由7.19%降至4.31%。

2.提高了辦公室“信息化”管控能力。建立了GTD管理配套信息系統(tǒng)，通過(guò)建立“日、周、月”工作任務(wù)和例外工作電子看板，一方面幫助員工科學(xué)管理本崗位的工作任務(wù)，合理安排工作時(shí)間分配。另一方面，輔助部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)所屬員工工作任務(wù)進(jìn)行在線管控，確保每項(xiàng)任務(wù)工作的閉環(huán)。在試點(diǎn)期間，鎮(zhèn)江公司辦公室各崗位人均工作效率由88.24%上升至94.07%，任務(wù)按期完成率平均值由91.24%上升至97.83%。

3. 提高了辦公室團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)能力。運(yùn)用GTD系統(tǒng)協(xié)同管控功能對(duì)協(xié)作崗位子任務(wù)完成進(jìn)度進(jìn)行在線管控，有效強(qiáng)化了全員團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)理念，合理分配了員工在協(xié)作類(lèi)工作事務(wù)中的工作時(shí)間，縮短了協(xié)作類(lèi)工作任務(wù)的完成時(shí)限，提升了辦公室的協(xié)同合作能力。試點(diǎn)期間，鎮(zhèn)江公司辦公室涉及多崗位協(xié)作的工作任務(wù)完成時(shí)限平均值由8.98小時(shí)降至6.48小時(shí)。

綜上所述，通過(guò)將GTD管理方法應(yīng)用于辦公室時(shí)間管理，可以有效地提高供電企業(yè)辦公室工作的效率和質(zhì)量，降低工作差錯(cuò)，值得其他供電企業(yè)辦公室系統(tǒng)進(jìn)行借鑒和參考。

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