基于電子印章技術的電子文件管理模式初探

左晉佺

摘 要：在現代信息化條件下，以暨南大學電子文件管理實踐為例，論述基于電子印章技術的OA系統與檔案管理系統應用集成，以及集成后的電子文件管理模式，擴展檔案管理的著錄條目，確保電子檔案的真實性、準確性、完整性和有效性，實現電子文件管理前端控制和全程監管。

關鍵詞：電子印章；電子文件；檔案管理；管理模式

隨著網絡數字信息技術的普及，高校行政管理相關文件通過校內OA辦公系統（Office Automation）和校園通信網絡進行傳輸和處理，這種無紙化辦公的信息化管理模式，在極大地提高工作效率的同時也產生了大量的電子文件。目前，高校檔案部門處于檔案“后管理模式”，電子文件仍需通過紙質輸出，文件的有效性需要通過加蓋實體印章和手寫簽名來證實，紙質檔案歸檔后，通過掃描、上傳等手段捕獲電子文件，這種滯后的工作模式極大地影響了電子文件歸檔的工作效率。

《中華人民共和國電子簽名法》使電子印章的應用在法律上得到承認，電子印章技術將改變檔案信息化斷代的現狀，使電子文件管理得以接續。因此，如何在紙質文件和電子文件“雙軌制管理”的模式下，建立起合理規范的電子文件管理模型不僅在理論層面是一個創新研究課題，在實踐層面也給檔案管理部門帶來了全新的挑戰。暨南大學相繼在學校OA辦公系統中引入電子印章技術，完成檔案管理系統與OA系統應用集成。本文以暨南大學電子文件管理實踐論證基于電子印章技術的OA系統與檔案管理系統應用集成和集成后的電子文件管理模式。

1 電子印章概念及其研究趨勢

電子印章分為電子公章和電子簽名，是以先進的數字技術模擬傳統實物印章，與實物印章加蓋的紙質文件具有相同的外觀、有效性和相似的使用方式。國務院辦公廳印發的《電子公文傳輸管理辦法》中提到電子印章已經在我國政府內部開始使用，并在機關內部一定范圍內具有有效性。暨南大學使用的電子印章，由制章單位授權制作并進行有效性的認證，屬于內部認證電子印章。內部認證的電子印章同樣是數據加密技術加密，能夠證明文件是否被修改過，保證文件真實完整性。

筆者使用CNKI中指數查詢對比，以“電子文件管理”與“電子印章技術”為關鍵詞調查其學術關注度，發現2004年后對電子印章技術研究的關注增長顯著；電子文件管理則為當下學者普遍關注的學術問題。具體而言，西方國家政務工作模式與我國存在國情差異，大多數西方學者的研究集中于數字簽名認證系統功能模塊方面，一般以限制非法登錄和用戶權限的非法冒用，確保一個通信過程的合法性和保證合法通信過程中通信內容的可信性為主體，以及用數字簽名來保障公文合法安全性和完整性為重點的研究模式。而中國的研究者大多集中于電子印章技術實現和電子印章系統開發實踐方面，也有集中于數字技術安全完整保障方面和各行業系統中的應用探索。這些研究以倚重技術為主要特點，傾向于技術層面研究；還有一些研究從理論角度，通過探討電子文件和電子檔案管理現狀提出電子文件全程管理實踐層面難點和途徑；或是基于電子簽名法探討電子文件歸檔管理的影響和策略。

綜而述之，這些研究忽視了關鍵性管理機制和模式，技術和管理脫鉤，不能很好地切合實踐，從源頭上保障電子文件及時歸檔，發揮檔案部門對電子文件前端控制和全程管理優勢，切實提高檔案工作效率。

2 電子印章技術下的電子文件管理模式

2.1 電子印章技術使用前的電子文件管理模式及其局限。在暨南大學檔案管理系統與學校OA系統集成前，學校電子文件管理通常采用磁盤導入的方式。首先根據檔案管理系統著錄項導入電子目錄；再對OA系統流轉打印生成的文件加蓋實體印章，并進行掃描；最后通過檔號或者文件號上傳到檔案管理系統所在的服務器，掛接到檔案管理系統中。調閱和查詢到的電子文件屬于紙質文件的數字化副本。這樣的檔案管理方式繁瑣復雜，而且造成不必要的信息冗余，即在OA系統中存在著大量不被檔案管理系統調取的電子文件和元數據信息，同時又通過大量的數字化工作掃描內容相同的紙質信息。

此模式的局限性：①無法確保電子檔案的真實性、準確性和完整性。掃描進入檔案管理系統的電子文件與OA系統中生成的原生性電子文件在內容和格式上存在不一致和缺頁的問題，都會導致電子文件在真實性、準確性和完整性上存在不確定性。②無法確保檔案錄入條目與數字化電子文件準確對應。紙質文件的掃描工作繁瑣容易出現疏漏，難以避免掛接時電子條目與數字化電子文件不對應的情況。③無法控制電子文件及時歸檔。機關各部門整理歸檔紙質文件和檔案館人員掃描和上傳的及時性沒有明確的保障機制，滯后的歸檔管理模式極大地影響了工作效率。

2.2 電子印章技術下OA系統與檔案管理系統應用集成的電子文件管理模式。暨南大學OA系統采用B/S模式，系統由表示層、功能層、數據層組成。電子印章系統通過印章服務器向學校OA系統的用戶提供基于web的簽名蓋章服務，讓用戶實現對電子文件的電子簽章、文檔數字簽名和簽名驗證等行為，為OA辦公提供技術保證。檔案管理系統在與異構的OA系統集成時，采用EAI系統集成方法。這種方法主要是通過“中間件”實現的，結構如同星形結構，如圖1所示。EAI系統集成方法起到系統程序間協調點的作用，能幫助系統與系統之間的無縫連接，實現執行集成系統相互間的消息交互、聚離、分散、轉換等的復雜操作能力。

2.3 電子印章技術運用后的新電子文件管理模式。按照電子文件的形成、流轉和歸檔流程，暨南大學在電子印章技術應用后的新電子文件管理模式可分為三個階段，分別是：電子文件生成階段、電子文件歸檔階段和檔案館接收階段。

①電子文件生成階段。文件在一個或多個機關單位部門內流轉處理完畢之后才能進行歸檔，OA系統內流轉的屬于現行文件，在此階段各單位審批完畢時需要對電子文件進行加蓋電子印章處理，跨單位加蓋電子印章時，采用網絡方式傳輸，無需打印實體文件到各個部門加蓋實體印章，大大提高辦公效率。一般電子印章的印章圖片、印章證書等存放在一個可靠的介質（通常為帶智能的USB KEY）內，當介質連接客戶機進行數字簽章時，需要輸入密碼，充分保護信息的安全。蓋章人的相關信息與操作事由、操作時間將會一同歸入檔案管理系統中，電子文件簽章后，電子文件在OA系統內的流轉基本結束。

②電子文件歸檔階段。電子文件流程在OA系統內流轉完畢后，將由校打印室統一打印，并由OA系統控制打印份數，控制有法律效力電子文件的出口。各單位主辦人根據檔案管理規范進行整理和歸檔工作，同時需要對電子文件進行“組卷”操作，需要注意的是歸檔的紙質文件與電子文件需要進行內容和順序的比照，確定兩者完整無誤和邏輯對應。歸檔后的電子文件便轉化成不可編輯的PDF版式文件，同時生成包含電子文件內容的描述信息與封裝信息，保障電子文件的真實完整。

③檔案館接收階段。檔案管理系統通過應口，自動接收由OA系統產生和歸檔的電子文件，這些由各單位預整理的電子文件將存放在檔案管理系統的臨時庫中。同時，整理好的紙質檔案由各單位主辦人送到檔案館，檔案部門人員進行審核和接收，確認接收檔案進館的檔案數量后，對存放在臨時庫內的電子文件信息進行內容信息、保存描述信息的再組織。檔案館授權相關工作人員對文件信息進行封裝，其過程即是系統自動對文件信息進行數字簽名固化電子文件信息的過程，保證電子文件的真實和完整并同紙質檔案一一對應，最后將這些電子文件歸入檔案管理系統的永久庫中，并標注紙質檔案的庫房位置方便查找利用。

至此，整個電子文件從生成到歸檔、移交至檔案館的全過程完畢。在整個過程中，電子文件歸檔與移交需要與實體文件同步進行。

3 電子文件管理新模式的效益與優勢

3.1 確保電子檔案的真實性、準確性、完整性和有效性。在新的電子文件管理模式中，電子文件歸檔后，系統將可編輯的Word文檔轉化為內容和格式都不可再更改的版式文件，并加蓋具有法律效力和符合單位規章要求的電子印章，帶有電子印章的電子文件將自動歸檔入檔案管理系統中；紙質文件在歸檔后直接打印出來并整理歸檔。確保電子檔案的真實性、準確性、完整性和有效性。

3.2 擴展檔案管理的著錄條目。檔案管理系統中的著錄條目不僅包括檢索信息，還包括電子文件形成過程中所涉及的各個要素，保證了電子文件的憑證性。OA系統與檔案管理系統著錄條目對接，著錄條目保存了相關的文件流轉信息和元數據項。檔案管理系統提供多級多項著錄信息，提高檢索效率。

3.3 實現電子文件管理前端控制和全程監管。電子印章技術的引入使得OA系統內產生的原生性電子文件可直接流轉到檔案管理系統中，使得檔案管理的觸角延伸到電子文件管理全過程。實現檔案管理人員對OA系統中生成電子文件的前端控制，只有符合歸檔要求并進行正確歸檔操作的電子文件才能順利流轉入檔案管理系統中，最終完成紙質文件的打印，從源頭上保證歸檔電子文件的規范性，并且確保電子文件歸檔的及時性。電子文件管理新模式，在辦公自動化系統中直接實現電子文件的直接歸檔，無需傳統流程中手動掃描紙質文件，可以減少人工成本，提高工作效率。

（作者單位：暨南大學 來稿日期：2014-08-20）