淺談人事檔案及其管理現狀與對策

胡芳

摘要：指出了人事檔案是用人單位選拔和考核人才的基礎，隨著市場經濟的發展，人事檔案的內容及其管理逐漸出現問題。在分析現狀的基礎上，提出了改進人事檔案及其管理的建議，包括人事檔案制度與人事制度同步建設，加強管理人員隊伍建設，引入信息化高效管理，提高人事檔案利用價值。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；對策

中圖分類號：G697文獻標識碼：A文章編號：1674—9944（2014）09—0275—03

1人事檔案及其管理的作用

人事檔案是指員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料。人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，檔案內記錄著員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，是員工個人信息的儲存庫，是記載人生軌跡的重要依據，也是員工個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用。

人事檔案的信息為人力資源部門選拔優秀人才、錄用優秀人才奠定了基礎，提供了方便。人事檔案管理的好壞決定了人力資源的開發和使用的效率。人事檔案管理必須適應現代化管理的要求，積極拓展服務職能，為人力資源開發、使用提供保障。

2人事檔案管理現狀分析

2.1對人事檔案材料意識淡薄

人事檔案存在說起來重要，排起來次要，用起來重要，忙起來忘掉的現象[1]。“傳統神秘觀”和“現代淡薄觀”是人們對人事檔案的認識變化的高度概括。在計劃經濟時代，人們將人事檔案看得過于神秘，政審材料成為人事檔案材料的重要組成部分，其它各類材料中的個人陳述和他人評語也存在片面性，不符合人事檔案應真實完整、客觀全面的要求。隨著市場經濟的發展，人才資源已經逐步走向市場化配置，人才流動頻繁，容易造成人員和檔案分離的情況[2]。不少用人單位對員工的人事檔案不關心不重視，個人也視人事檔案為雞肋。人們意識不到自己有積累和維護檔案內容安全的義務，所填材料和表格也很隨便。“棄檔族”對自己檔案的去向毫不關心，或者委托放在人才中心后就再不過問，不及時補充新材料，也不續繳存檔費用，與存檔機構長期失去聯系，使自己的檔案變成“休眠檔案”。

2.2人事檔案管理制度與人事制度脫節

人事檔案不能引起單位和個人的重視，潛在的作用發揮不出來，根本原因是因為人事檔案管理制度與人事制度脫節，有關人事檔案管理的法規更新不及時。例如《干部檔案工作條例》（1991）、《干部檔案整理工作細則》（1991）、《企業職工檔案管理工作規定》（1992）、《流動人員人事檔案管理暫行規定》（1996），最新的就是2009年修訂的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。人事檔案內容陳舊、利用價值不高。作為一項被邊緣化的輔助性工作，基礎設施和保管條件落后，人員配備不足，落后的管理模式不能與現代化管理同步，難以滿足用人單位和社會的需要。這些問題在一定程度上制約了人事檔案對人力資源開發、配置與管理潛在作用的發揮。只有轉變觀念、加強管理，才能充分發掘人事檔案對人力資源管理工作的潛在作用。

2.3傳統的手工操作方式制約了人事檔案的利用效率

多數單位人事檔案管理人員多由負責其他工作的人員兼職擔任，人事檔案的基礎工作都停留在手工操作階段。人事信息的登記還是停留在人工登記和整理，沒有將檔案信息錄入電腦。隨著信息網絡技術的發展，傳統的手工操作方式受到了極大的挑戰，大型企事業單位、高等院校等開始借助于信息技術開發和建設人事檔案管理軟件，但由于檔案管理人員計算機水平有限，僅僅能實現檔案目錄的數字化，分類編目檢索還是手工完成，極大的影響了檔案的提取和利用效率。同時由于管理人員兼職擔任工作，沒有足夠的時間和精力對人事檔案進行細致的管理和深入的研究，大多數檔案管理人員沒接受過系統的檔案專業理論和技能培訓，業務水平較低。

3完善人事檔案管理的措施和對策

3.1人事檔案制度與人事制度同步建設

高效能的人事檔案管理工作需要制度的支撐與保障。企事業單位應根據自身的特點建立符合自身的人事檔案管理制度，并在運行中不斷進行修改與完善。從收集歸檔、鑒別整理、保管、利用及轉遞，各個環節都要制定明確的原則、基本流程和注意事項。在工作中，嚴格按照人事檔案的要求及其管理制度辦事，做到有章可循、有法可依。充分發揮人事檔案在人員流動、工資調整及職稱評定等方面的憑證依據作用。

3.2加強管理人員隊伍建設

按照人事檔案管理部門相關規定要求，檔案管理部門應將“三齡兩歷”落實到實際工作當中。要安排專業、專職人員從事人事檔案管理工作。只有這樣，才能提高人事檔案管理的水平，促使人事檔案管理工作得到長效性發展。人事檔案事關檔案人的利益，檔案管理是一項政策性強的工作。管理員人員具備很強的服務意識和高度的責任心。人事檔案管理工作也要求工作人員必須具備較強的業務能力和扎實的實踐經驗。隨著時代發展，人事檔案管理人員要掌握科學、先進的管理方式，與時俱進，注重理論學習與實踐操作相結合。在學習中，將“請進來”與“走出去”學習方式相結合，組織檔案管理人員到一些先進單位進行觀摩學習，以提高其業務素質和人事檔案的管理服務水平。

3.3引入信息化高效管理

傳統的紙質檔案是最原始的書面憑證，要妥善保存。在新時代人事信息除了傳統的文字信息，還有圖片信息和影像信息。在互聯網高速發展的信息時代，人事檔案的管理也應向信息化、現代化發展。采用信息化現代管理手段，建立人事檔案管理系統。將每個人的檔案材料錄入計算機，并隨時錄入最新信息。檔案當事人可以上網查詢、核對自己的基本信息。系統管理員根據當事人修正信息或新增材料信息及時維護和更新檔案內容，確保人事檔案材料的真實性、完整性、有效性和即時性。同時，做好各個環節的登記統計工作，每份檔案的出入庫、每份材料的歸檔或利用都要進行詳細登記和錄入，以方便日后查詢和利用。如有需要，可將檔案轉遞情況在官網上發布，方便人事檔案當事人隨時關注自己的檔案。

3.4提高人事檔案利用價值

根據2009年修訂的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，人事檔案材料收集范圍在原有基礎上擴大了，也明顯加大了第四類材料（學歷、培訓和專業技術職稱）的比重[3]充分考慮了人事制度改革和用人單位關注側重點。在弱化政治表現、強調個人業績的今天，人事檔案可以適當減少政審材料，增加誠信材料，如考生考試紀律承諾、個人納稅、借貸等信用記錄，增加突出個人特點、反映個人學識、業務能力和工作經驗的材料，這樣才能為用人單位提供有價值、可利用的信息，更好地為單位和社會服務。并在此基礎上，充分利用多媒體射頻紀錄人事信息。將傳統的紙質、照片等儲存方式改變，以視頻、錄音等真實記錄，輔以文字說明，便于人力資源部門全方位、多視角地理解查閱內容。

4結語

人事檔案的內容應以為用人單位和社會提供有價值的信息為目標，不斷充實，尤其是要增加反映個人德才、誠信、具有長期考查價值的材料。利用信息化管理代替傳統的紙質文件能夠規范、科學、高效地推動人事檔案管理。充分發揮人事檔案在人力資源開發、配置和管理的作用。

參考文獻：

[1] 劉娟.我國人事檔案管理改革中存在的問題[J].辦公室業務，2014（2）：82.

[2] 王娜.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].辦公室業務，2014（2）：90.

[3] 楊延榮.基于人力資源管理視角的人事檔案管理探討[J].中國商貿，2013（11）：180～181.endprint