淺議如何有效發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能

張磊

[摘 要]時(shí)代的發(fā)展要求檔案館的功能實(shí)現(xiàn)不僅僅局限于對檔案資料的收集、保存和單位內(nèi)部使用等，而且要面向全社會(huì)，為社會(huì)的發(fā)展發(fā)揮更大的作用，從而為社會(huì)的發(fā)展提供重要的資源保障，而如何使檔案館能夠有效發(fā)揮其社會(huì)功能是檔案工作者需要思考的問題。本文正是基于這樣的考量，從優(yōu)化館藏資源、檔案館信息化建設(shè)、加強(qiáng)相關(guān)人才培養(yǎng)以及增強(qiáng)社會(huì)檔案意識等幾個(gè)方面討論發(fā)揮檔案館社會(huì)功能的途徑。

[關(guān)鍵詞]檔案館；社會(huì)功能；途徑

前言

檔案館的傳統(tǒng)功能有檔案收集、檔案保存以及檔案內(nèi)部利用等，而隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息化社會(huì)正在逐漸實(shí)現(xiàn)，社會(huì)各行業(yè)各領(lǐng)域?qū)n案信息的服務(wù)功能需求越來越大，因此就要求當(dāng)下檔案館應(yīng)當(dāng)面向全社會(huì)，為社會(huì)中各個(gè)領(lǐng)域提供重要的信息資源，但當(dāng)前我國大多數(shù)的檔案館無論是館藏資源、硬件設(shè)施還是檔案管理都還停留在傳統(tǒng)檔案管理的階段，除此之外，社會(huì)上對檔案資源的意識也較為淡薄，這些客觀存在的原因嚴(yán)重影響了檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)，因此必須采取有效措施，尋求多種途徑，使當(dāng)前檔案館在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.優(yōu)化館藏資源

當(dāng)前檔案館的館藏資源雖說已經(jīng)達(dá)到了一定量上的積累，然而由于管理方式較為落后，導(dǎo)致館藏資源的質(zhì)量不高，很大數(shù)量的檔案資源的利用價(jià)值并不大，甚至由于可查考性低下而無任何利用價(jià)值，使得檔案館在服務(wù)社會(huì)時(shí)功能大打折扣，因此，要有效發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能，就要優(yōu)化檔案館的館藏資源，一方面給檔案館“瘦身”，將失去查考性以及無保存價(jià)值的館藏檔案及時(shí)清理，避免其占據(jù)館藏空間，并防止這些無用的資源被誤用帶來不良的后果；另一方面不斷收集新的檔案資料，拓寬檔案收集的渠道，提高工作效率，同時(shí)做好檔案進(jìn)館時(shí)的質(zhì)量鑒定和把關(guān)，嚴(yán)禁質(zhì)量差的資料混入，優(yōu)先收集專業(yè)性強(qiáng)、有特色的檔案資料，通過不斷的“吐故納新”和科學(xué)的編排目錄，使館藏資料更加豐富、更符合當(dāng)前的發(fā)展形勢，同時(shí)結(jié)構(gòu)更加合理，館藏資源利用更高效，以為社會(huì)各領(lǐng)域提供可持續(xù)性的服務(wù)。

2.檔案館信息化建設(shè)

2.1檔案資料數(shù)字化

將原本的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，如采用電子掃描技術(shù)、微縮技術(shù)、多媒體技術(shù)等將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子資料，并儲(chǔ)存在檔案館的專用光盤等介質(zhì)中，這樣不僅可節(jié)省大量的館藏空間，而且使得檔案資料以圖、文、聲音、影像等多種方式存在，豐富了檔案的使用性能。

2.2檔案資料網(wǎng)絡(luò)化

通過對檔案館網(wǎng)站的建設(shè)，促進(jìn)地區(qū)檔案館館際間的合作和交流，有利于建成地區(qū)化的檔案館集群，檔案使用人無論是登陸哪個(gè)檔案館的網(wǎng)站均可使用各個(gè)檔案館的資料，在對檔案資料的使用上，使用人員可在任何地理位置登陸網(wǎng)站進(jìn)行資料的檢索，通過在檔案館申請或購買的權(quán)限進(jìn)行資料的在線使用，并可通過下載到本地電腦進(jìn)行離線使用，因此極大地提高了檔案資料的使用效率，而且不擔(dān)心資料文本原件的損壞和丟失。

3.加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)

要有效發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能，就要提升檔案館的服務(wù)質(zhì)量，而隨著檔案館信息化建設(shè)的不斷開展，雖然檔案管理自動(dòng)化程度越來越高，需要人為手工操作的工作越來越少，然而這非但不會(huì)降低人的作用，反而對人才的業(yè)務(wù)技能有了更高的要求，檔案管理人員不但要熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理方面的知識和技能，而且要對信息化檔案管理所必須的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等熟練掌握，以便為社會(huì)提供更好的服務(wù)。對人才的培養(yǎng)要分兩個(gè)方面：

第一，要提高檔案管理人員的社會(huì)責(zé)任心。要達(dá)到這一的目的，首先可通過制定嚴(yán)明的工作制度來約束相關(guān)人員的行為，同時(shí)輔以科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，最大限度的發(fā)揮工作人員的主觀能動(dòng)性，使其以飽滿的熱情投入到檔案社會(huì)服務(wù)工作中去；其次要通過持續(xù)不斷的思想教育，提高相關(guān)人員的思想覺悟，逐漸形成良好的責(zé)任心。

第二，要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，首先，檔案館可通過建立合理的人才引進(jìn)機(jī)制，拓寬渠道吸引更多優(yōu)秀的人才加入到檔案館社會(huì)化工作中來，為檔案館的日常管理輸入新鮮血液，這樣也有利于提高既有工作人員的競爭意識，從而促使其不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力；其次，對現(xiàn)有的檔案管理人員要采取各種形式的繼續(xù)教育，使其業(yè)務(wù)能力始終與檔案館的建設(shè)相適應(yīng)，為發(fā)揮檔案館的社會(huì)功能提供基礎(chǔ)保障。

4.做好社會(huì)宣傳

檔案館社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)，檔案館自身的建設(shè)是一方面，同時(shí)社會(huì)的認(rèn)知度也是極為重要的一環(huán)，因此，加強(qiáng)檔案宣傳工作，提高社會(huì)各行業(yè)、各領(lǐng)域的檔案意識是各項(xiàng)工作的重中之重。由于當(dāng)前社會(huì)大眾對檔案的功能和使用方式都知之甚少，加之對檔案館和圖書館功能的區(qū)分較模糊，造成很多檔案館的社會(huì)服務(wù)功能無法發(fā)揮。鑒于此，檔案館應(yīng)當(dāng)將檔案的社會(huì)宣傳作為檔案社會(huì)化工作的一部分，通過宣傳使社會(huì)大眾了解檔案的功能和如何科學(xué)利用檔案資源。實(shí)際工作中，可通過舉辦專題講座、展覽會(huì)、創(chuàng)辦刊物、報(bào)紙等媒體宣傳方式向社會(huì)展示檔案館的功能所在，同時(shí)對一些社會(huì)上利用檔案館資源的成功案例進(jìn)行宣傳，從而使公眾對檔案資源有一個(gè)全新的認(rèn)識，提高其利用檔案資源的積極性。只有做好社會(huì)宣傳，使社會(huì)接受檔案館并積極利用檔案館的資源，才能使檔案館的社會(huì)服務(wù)工作有的放矢。

結(jié)束語

綜上所述，檔案作為一種重要的信息資源，在我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)研究、教育、宣傳、歷史考證等諸多方面都具有極大的參考價(jià)值，而隨著信息社會(huì)的到來，檔案館的作用越來越重大，因此檔案館必須要根據(jù)當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)情況，從優(yōu)化館藏資源、促進(jìn)檔案資料數(shù)字化建設(shè)、培養(yǎng)合格的檔案管理人員以及做好社會(huì)宣傳等幾個(gè)方面不斷強(qiáng)化自身的社會(huì)服務(wù)水平，以充分發(fā)揮其社會(huì)服務(wù)功能，為國家的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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