淺析如何加強國土資源檔案管理工作

[摘 要]國土資源檔案是一筆寶貴的公共財富。做好國土資源檔案管理工作既是忠實記載國土管理歷史的必然要求，又是服務社會經濟發展的客觀需要。當前我國國土資源檔案管理存在著管理制度不健全，檔案的數字化、信息化程度低，檔案的開發利用不足等問題，本文就以上問題提出了進一步加強國土資源檔案管理的若干建議。

[關鍵詞]國土資源；檔案管理；開發利用

國土資源檔案是國土資源管理部門在土地規劃、開發、利用以及低地籍管理、土地測繪等工作中形成的具有保存價值的文字、圖片、音頻視頻等數據信息。“國土資源檔案管理是國土資源管理工作的重要組成部分，是服務經濟、社會、群眾的一項基礎性工作”。[1]因此，做好國土資源檔案的征集、歸檔、立卷以及管理工作具有重要的現實意義。但是，當前的國土資源檔案管理工作存在諸多問題。分析當前國土資源檔案管理存在的問題和不足是國土資源檔案管理者必須面對的現實問題。

一、我國國土資源檔案管理工作的現狀與問題

隨著我國國民經濟的持續快速發展和互聯網技術的廣泛普及，信息化浪潮席卷社會生活的各個方面，對國土資源檔案管理提出了更高的要求。傳統的國土資源檔案管理模式已經難以滿足人們對檔案資源存儲、開發、利用的社會需要。分析問題是解決問題的前提。縱觀當前國土資源檔案管理的整體狀況，我們認為現有的國土資源檔案管理工作主要存在以下幾方面問題：

（一）國土資源檔案管理制度不健全，安全隱患多。當前國土資源檔案管理人員對國土資源檔案的重要性認識不足，“思想上不適應，沒有從計劃經濟的模式中徹底解放出來，思想守舊、工作被動、缺乏新思想、新舉措，難以適應新形勢的需要。”[2]首先，在日常工作過程中，國土資源管理人員的績效考核往往已完成領導交辦工作的完成程度為標準，因此工作過程中的工作記錄及相關文件，往往因分工模糊，責任不明等制度不健全等在工作結束后，沒有及時收集整理和歸檔，致使一些珍貴的國土資源檔案遺失。其次，一些國土資源檔案館管理極不規范，已有的國土資源信息沒有及時歸檔、立卷、分類，編目和排列也不夠規范，部分國土資源檔案隨意堆放，長時間擠壓，造成霉變、蟲蛀、破損等現象。再次，有些國土資源檔案管理單位的檔案存儲基礎設施落后，國土檔案資源存儲區與辦公區混在，檔案庫房嚴重不足，仍采用木質檔案柜存放，存放設備簡陋，檔案管理人員安全意識差，安全管理制度不健全，安全防范措施形同虛設，落實不力，安全隱患多，國土資源檔案管理的安全形勢堪憂。

（二）國土資源檔案管理模式落后，信息化程度低。隨著互聯網技術的快速發展和信息化進程的不斷加快，檔案管理的信息化與數字化已經成為未來發展的必然趨勢。但是多數國土資源檔案管理者仍沿用效率低下傳統檔案管理模式，嚴重制約了國土資源檔案管理的有效性。一方面，當前國土資源檔案管理者的信息化意識較低，沒有看清信息化時代檔案管理的發展趨勢，缺乏國土資源檔案管理的創新意識與改革動力，另一方面，現有國土資源檔案管理人員的業務素質堪憂，檔案管理人員編制少，流動性大，缺少正規培訓和專業的檔案管理訓練，有些檔案管理人員連哪些文件需要收集和如何進行檔案的立卷歸檔都不會，仍延續著“你交我收”的被動式檔案管理模式。此外，部分國土資源檔案管理者的電子檔案管理技能不足，檔案信息化、數字化管理尚處于數據輸入的初級階段，根本談不上電子檔案的整合和共享。

（三）國土資源檔案只“管”不“用”，開放利用率低。當前國土資源檔案管理模式存在著“重管理，輕利用”的傾向，嚴重制約了國土檔案資源的開發與利用。一是國土資源檔案管理者對國土檔案資源的價值認識程度低，沒有認識到國土檔案資源對經濟發展、政府公共決策以及公民個人需求的重要作用，對現有國土檔案資源的開發整理不足，導致大量極具價值的國土檔案資源長期積壓在檔案柜里，難以發揮作用。另一方面，國土檔案管理人員對社會各類組織的國土檔案資源的需求了解不足，服務的主動性較差，仍然采取坐等利用者上門查詢，利用者提出需要什么就查詢什么，很少主動了解利用者的需求類型，此外，國土資源管理者沒有組織人手根據社會需求類型對檔案資源進行深入挖掘與分析，僅能提供原始的檔案資源服務，資源服務類型單一，服務質量不高，主動服務意識差。

二、加強我國國土資源檔案管理工作的路徑選擇

（一）建章立制，推進國土資源檔案管理規范化、制度化。首先，推進國土資源檔案管理的規范化制度化，關鍵是人。要提高國土資源檔案管理人員的管理思維和管理技能，做好宣傳教育工作，強化國土資源檔案管理人員的現代管理意識，做好教育培訓工作，通過短期培訓、專家講座、內部交流，提升國土資源檔案管理者的管理技能，全面強化管理人員檔案收集、立卷、整理、裝訂、上架等各個環節的實際操作能力，推進國土資源檔案管理的管理模式創新。其次，推進國土資源檔案管理的規范化、制度化，要完善制度建設。國土資源檔案管理要進一步完善管理人員崗位分工制度，明確不同崗位的具體職責，將管理責任細化到人，明確檔案管理、歸檔范圍，細化檔案利用、借閱權限，嚴格鑒定、銷毀等規定，做到有章可循、有規可依，實現精細化管理。另外，要進一步完善國土資源檔案管理的激勵機制，打破檔案管理獎勵分配的平均主義傾向，對在管理方式創新等管理過程中做出過突出貢獻的員工予以精神鼓勵和物質鼓勵，激勵員工不斷的學習，不斷提高自身的管理能力，調動國土資源檔案管理人員的工作積極性；進一步規范國土資源檔案管理的安全制度建設，一是要建立層層簽訂安全責任書的安全責任細化制度，明確每個人的安全責任，做到人人繃緊安全責任這根弦，人人參與安全工作。二是要建立安全巡視和定期檢查制度，定期對現有的國土資源檔案進行安全檢查。檢查國土資源檔案的存儲環境，消防設備的配備等情況。三是要制定安全預案，針對可能出現的火災、地震等情況制定突發緊急事件發生時國土資源檔案的搶救、保存工作。四是要進一步更新國土資源檔案管理的基本設備，創造良好的國土資源檔案存儲環境。

（二）推陳出新，加強國土資源檔案管理數字化、信息化。信息化是互聯網時代的根本特點，加強國土資源檔案管理的數字化、信息化是新時期推進國土資源檔案管理的必然要求。進一步加強國土資源檔案管理工作的信息化程度，需要做好以下三方面工作：一是要國土資源檔案信息化數字化人才培養。國土資源檔案數字化、信息化將使檔案部門管理的檔案資源的形式特征、主要工作以及服務模式都帶來了很大的變化。國土資源檔案管理的人員不但要掌握檔案管理的專業知識和技能，還要掌握計算機技術應用的基本技能。因此，培養和造就一大批既掌握國土資源管理和檔案管理等專業知識，又能熟練地遠用計算機技術、多媒體及數據通訊和網絡技術的優秀人才是推進國土資源檔案管理數字化、信息化的前提和基礎。二是要大力推進現有國土資源檔案的信息化、數字化進程。首先，將保存時間較長的歷史檔案錄入國土資源信息化系統中，將紙質的文檔、圖片及其他音頻視頻等資料轉化為數字化的新型檔案形式，進一步延長其存儲期限。其次，不斷推進數字化的國土資源檔案管理模式，鼓勵政府及相關企業采用電子化的檔案存儲格式，實現檔案資源管理效率的提升，為國土資源檔案信息的開放和利用奠定基礎。除此之外，還需強化對國土資源檔案信息管理網站的建設，建立和優化網絡檢索、查詢系統，實現資料的規范化管理和智能化利用，在國土資源檔案館網站上能夠實時和在線滿足社會各界對政府檔案公開的需求，并不斷推進網站在線受理、公開的信息化進程。

（三）以用促管，提升國土資源檔案管理開發率、利用率。“在社會主義市場經濟發展新形勢下，檔案工作模式必須適應社會主義市場經濟。”[3]國土資源檔案管理部門不僅要做好檔案的管理工作，更要最大限度地開發和利用檔案資源，實現國土資源檔案為政府公共決策服務，為社會發展服務的功能。如何推動國土資源檔案開放程度，提高檔案的開發利用價值，成為擺在國土資源檔案管理部門面前迫切需要解決的問題：第一，打鐵還需自身硬，提升國土資源檔案的利用率首先要有樹立共享意識，增強服務的積極性和主動性，深入了解社會各界對國土資源檔案服務的需求類型、需求主體等潛在的市場需求信息，在保留傳統服務項目的基礎上，進一步拓展服務范圍，優化服務方式，提高服務質量。第二，要實行標準化管理，要制定數字化、電子化國土資源檔案的管理章程，建立統一的標準體系，提高國土資源檔案的管理、開發和利用的有序化、標準化和規范化水平。各國土資源檔案管理部門要加強館際、館室協作，打破政府權限分工造成的“信息孤島”。進行數據資源整合和網絡化管理，建立統一的國土資源檔案大數據平臺。第三，檔案管理工作人員應當增強服務意識，提高檔案資源收集、加工等信息處理能力、計算機使用、文獻復制等現代技術的操作能力以及外語、專業知識等綜合知識水平，提高查找文獻的水平和速度，確保服務的效果和質量。

參考文獻：

[1]王巖.基層國土資源檔案管理存在的問題及對策[J].南方國土資源，2010（11）.

[2]陳玲芽.論新時期的國土資源檔案管理[J].科技信息，2007（14）.

[3]向小英.淺談國土資源檔案信息的管理及開發利用[J].國土資源導刊，2008（5）.

作者簡介：朱梅（1973-），女，漢族，安徽省阜陽市太和縣人，本科，安徽省太和縣國土資源局檔案室主任，主要從事檔案管理方面的研究。