淺析如何加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理工作

[摘 要]國(guó)土資源檔案是一筆寶貴的公共財(cái)富。做好國(guó)土資源檔案管理工作既是忠實(shí)記載國(guó)土管理歷史的必然要求，又是服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀需要。當(dāng)前我國(guó)國(guó)土資源檔案管理存在著管理制度不健全，檔案的數(shù)字化、信息化程度低，檔案的開(kāi)發(fā)利用不足等問(wèn)題，本文就以上問(wèn)題提出了進(jìn)一步加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理的若干建議。

[關(guān)鍵詞]國(guó)土資源；檔案管理；開(kāi)發(fā)利用

國(guó)土資源檔案是國(guó)土資源管理部門(mén)在土地規(guī)劃、開(kāi)發(fā)、利用以及低地籍管理、土地測(cè)繪等工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖片、音頻視頻等數(shù)據(jù)信息。“國(guó)土資源檔案管理是國(guó)土資源管理工作的重要組成部分，是服務(wù)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、群眾的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作”。[1]因此，做好國(guó)土資源檔案的征集、歸檔、立卷以及管理工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。但是，當(dāng)前的國(guó)土資源檔案管理工作存在諸多問(wèn)題。分析當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理存在的問(wèn)題和不足是國(guó)土資源檔案管理者必須面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

一、我國(guó)國(guó)土資源檔案管理工作的現(xiàn)狀與問(wèn)題

隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛普及，信息化浪潮席卷社會(huì)生活的各個(gè)方面，對(duì)國(guó)土資源檔案管理提出了更高的要求。傳統(tǒng)的國(guó)土資源檔案管理模式已經(jīng)難以滿足人們對(duì)檔案資源存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)、利用的社會(huì)需要。分析問(wèn)題是解決問(wèn)題的前提。縱觀當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理的整體狀況，我們認(rèn)為現(xiàn)有的國(guó)土資源檔案管理工作主要存在以下幾方面問(wèn)題：

（一）國(guó)土資源檔案管理制度不健全，安全隱患多。當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理人員對(duì)國(guó)土資源檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，“思想上不適應(yīng)，沒(méi)有從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的模式中徹底解放出來(lái)，思想守舊、工作被動(dòng)、缺乏新思想、新舉措，難以適應(yīng)新形勢(shì)的需要。”[2]首先，在日常工作過(guò)程中，國(guó)土資源管理人員的績(jī)效考核往往已完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作的完成程度為標(biāo)準(zhǔn)，因此工作過(guò)程中的工作記錄及相關(guān)文件，往往因分工模糊，責(zé)任不明等制度不健全等在工作結(jié)束后，沒(méi)有及時(shí)收集整理和歸檔，致使一些珍貴的國(guó)土資源檔案遺失。其次，一些國(guó)土資源檔案館管理極不規(guī)范，已有的國(guó)土資源信息沒(méi)有及時(shí)歸檔、立卷、分類(lèi)，編目和排列也不夠規(guī)范，部分國(guó)土資源檔案隨意堆放，長(zhǎng)時(shí)間擠壓，造成霉變、蟲(chóng)蛀、破損等現(xiàn)象。再次，有些國(guó)土資源檔案管理單位的檔案存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施落后，國(guó)土檔案資源存儲(chǔ)區(qū)與辦公區(qū)混在，檔案庫(kù)房嚴(yán)重不足，仍采用木質(zhì)檔案柜存放，存放設(shè)備簡(jiǎn)陋，檔案管理人員安全意識(shí)差，安全管理制度不健全，安全防范措施形同虛設(shè)，落實(shí)不力，安全隱患多，國(guó)土資源檔案管理的安全形勢(shì)堪憂。

（二）國(guó)土資源檔案管理模式落后，信息化程度低。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和信息化進(jìn)程的不斷加快，檔案管理的信息化與數(shù)字化已經(jīng)成為未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。但是多數(shù)國(guó)土資源檔案管理者仍沿用效率低下傳統(tǒng)檔案管理模式，嚴(yán)重制約了國(guó)土資源檔案管理的有效性。一方面，當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理者的信息化意識(shí)較低，沒(méi)有看清信息化時(shí)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，缺乏國(guó)土資源檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)與改革動(dòng)力，另一方面，現(xiàn)有國(guó)土資源檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)堪憂，檔案管理人員編制少，流動(dòng)性大，缺少正規(guī)培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，有些檔案管理人員連哪些文件需要收集和如何進(jìn)行檔案的立卷歸檔都不會(huì)，仍延續(xù)著“你交我收”的被動(dòng)式檔案管理模式。此外，部分國(guó)土資源檔案管理者的電子檔案管理技能不足，檔案信息化、數(shù)字化管理尚處于數(shù)據(jù)輸入的初級(jí)階段，根本談不上電子檔案的整合和共享。

（三）國(guó)土資源檔案只“管”不“用”，開(kāi)放利用率低。當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理模式存在著“重管理，輕利用”的傾向，嚴(yán)重制約了國(guó)土檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。一是國(guó)土資源檔案管理者對(duì)國(guó)土檔案資源的價(jià)值認(rèn)識(shí)程度低，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到國(guó)土檔案資源對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政府公共決策以及公民個(gè)人需求的重要作用，對(duì)現(xiàn)有國(guó)土檔案資源的開(kāi)發(fā)整理不足，導(dǎo)致大量極具價(jià)值的國(guó)土檔案資源長(zhǎng)期積壓在檔案柜里，難以發(fā)揮作用。另一方面，國(guó)土檔案管理人員對(duì)社會(huì)各類(lèi)組織的國(guó)土檔案資源的需求了解不足，服務(wù)的主動(dòng)性較差，仍然采取坐等利用者上門(mén)查詢，利用者提出需要什么就查詢什么，很少主動(dòng)了解利用者的需求類(lèi)型，此外，國(guó)土資源管理者沒(méi)有組織人手根據(jù)社會(huì)需求類(lèi)型對(duì)檔案資源進(jìn)行深入挖掘與分析，僅能提供原始的檔案資源服務(wù)，資源服務(wù)類(lèi)型單一，服務(wù)質(zhì)量不高，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)差。

二、加強(qiáng)我國(guó)國(guó)土資源檔案管理工作的路徑選擇

（一）建章立制，推進(jìn)國(guó)土資源檔案管理規(guī)范化、制度化。首先，推進(jìn)國(guó)土資源檔案管理的規(guī)范化制度化，關(guān)鍵是人。要提高國(guó)土資源檔案管理人員的管理思維和管理技能，做好宣傳教育工作，強(qiáng)化國(guó)土資源檔案管理人員的現(xiàn)代管理意識(shí)，做好教育培訓(xùn)工作，通過(guò)短期培訓(xùn)、專(zhuān)家講座、內(nèi)部交流，提升國(guó)土資源檔案管理者的管理技能，全面強(qiáng)化管理人員檔案收集、立卷、整理、裝訂、上架等各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際操作能力，推進(jìn)國(guó)土資源檔案管理的管理模式創(chuàng)新。其次，推進(jìn)國(guó)土資源檔案管理的規(guī)范化、制度化，要完善制度建設(shè)。國(guó)土資源檔案管理要進(jìn)一步完善管理人員崗位分工制度，明確不同崗位的具體職責(zé)，將管理責(zé)任細(xì)化到人，明確檔案管理、歸檔范圍，細(xì)化檔案利用、借閱權(quán)限，嚴(yán)格鑒定、銷(xiāo)毀等規(guī)定，做到有章可循、有規(guī)可依，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。另外，要進(jìn)一步完善國(guó)土資源檔案管理的激勵(lì)機(jī)制，打破檔案管理獎(jiǎng)勵(lì)分配的平均主義傾向，對(duì)在管理方式創(chuàng)新等管理過(guò)程中做出過(guò)突出貢獻(xiàn)的員工予以精神鼓勵(lì)和物質(zhì)鼓勵(lì)，激勵(lì)員工不斷的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的管理能力，調(diào)動(dòng)國(guó)土資源檔案管理人員的工作積極性；進(jìn)一步規(guī)范國(guó)土資源檔案管理的安全制度建設(shè)，一是要建立層層簽訂安全責(zé)任書(shū)的安全責(zé)任細(xì)化制度，明確每個(gè)人的安全責(zé)任，做到人人繃緊安全責(zé)任這根弦，人人參與安全工作。二是要建立安全巡視和定期檢查制度，定期對(duì)現(xiàn)有的國(guó)土資源檔案進(jìn)行安全檢查。檢查國(guó)土資源檔案的存儲(chǔ)環(huán)境，消防設(shè)備的配備等情況。三是要制定安全預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的火災(zāi)、地震等情況制定突發(fā)緊急事件發(fā)生時(shí)國(guó)土資源檔案的搶救、保存工作。四是要進(jìn)一步更新國(guó)土資源檔案管理的基本設(shè)備，創(chuàng)造良好的國(guó)土資源檔案存儲(chǔ)環(huán)境。

（二）推陳出新，加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理數(shù)字化、信息化。信息化是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的根本特點(diǎn)，加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理的數(shù)字化、信息化是新時(shí)期推進(jìn)國(guó)土資源檔案管理的必然要求。進(jìn)一步加強(qiáng)國(guó)土資源檔案管理工作的信息化程度，需要做好以下三方面工作：一是要國(guó)土資源檔案信息化數(shù)字化人才培養(yǎng)。國(guó)土資源檔案數(shù)字化、信息化將使檔案部門(mén)管理的檔案資源的形式特征、主要工作以及服務(wù)模式都帶來(lái)了很大的變化。國(guó)土資源檔案管理的人員不但要掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的基本技能。因此，培養(yǎng)和造就一大批既掌握國(guó)土資源管理和檔案管理等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又能熟練地遠(yuǎn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體及數(shù)據(jù)通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)秀人才是推進(jìn)國(guó)土資源檔案管理數(shù)字化、信息化的前提和基礎(chǔ)。二是要大力推進(jìn)現(xiàn)有國(guó)土資源檔案的信息化、數(shù)字化進(jìn)程。首先，將保存時(shí)間較長(zhǎng)的歷史檔案錄入國(guó)土資源信息化系統(tǒng)中，將紙質(zhì)的文檔、圖片及其他音頻視頻等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的新型檔案形式，進(jìn)一步延長(zhǎng)其存儲(chǔ)期限。其次，不斷推進(jìn)數(shù)字化的國(guó)土資源檔案管理模式，鼓勵(lì)政府及相關(guān)企業(yè)采用電子化的檔案存儲(chǔ)格式，實(shí)現(xiàn)檔案資源管理效率的提升，為國(guó)土資源檔案信息的開(kāi)放和利用奠定基礎(chǔ)。除此之外，還需強(qiáng)化對(duì)國(guó)土資源檔案信息管理網(wǎng)站的建設(shè)，建立和優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)檢索、查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的規(guī)范化管理和智能化利用，在國(guó)土資源檔案館網(wǎng)站上能夠?qū)崟r(shí)和在線滿足社會(huì)各界對(duì)政府檔案公開(kāi)的需求，并不斷推進(jìn)網(wǎng)站在線受理、公開(kāi)的信息化進(jìn)程。

（三）以用促管，提升國(guó)土資源檔案管理開(kāi)發(fā)率、利用率。“在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新形勢(shì)下，檔案工作模式必須適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。”[3]國(guó)土資源檔案管理部門(mén)不僅要做好檔案的管理工作，更要最大限度地開(kāi)發(fā)和利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案為政府公共決策服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的功能。如何推動(dòng)國(guó)土資源檔案開(kāi)放程度，提高檔案的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，成為擺在國(guó)土資源檔案管理部門(mén)面前迫切需要解決的問(wèn)題：第一，打鐵還需自身硬，提升國(guó)土資源檔案的利用率首先要有樹(shù)立共享意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)的積極性和主動(dòng)性，深入了解社會(huì)各界對(duì)國(guó)土資源檔案服務(wù)的需求類(lèi)型、需求主體等潛在的市場(chǎng)需求信息，在保留傳統(tǒng)服務(wù)項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步拓展服務(wù)范圍，優(yōu)化服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量。第二，要實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，要制定數(shù)字化、電子化國(guó)土資源檔案的管理章程，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，提高國(guó)土資源檔案的管理、開(kāi)發(fā)和利用的有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。各國(guó)土資源檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)館際、館室協(xié)作，打破政府權(quán)限分工造成的“信息孤島”。進(jìn)行數(shù)據(jù)資源整合和網(wǎng)絡(luò)化管理，建立統(tǒng)一的國(guó)土資源檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)。第三，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案資源收集、加工等信息處理能力、計(jì)算機(jī)使用、文獻(xiàn)復(fù)制等現(xiàn)代技術(shù)的操作能力以及外語(yǔ)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)等綜合知識(shí)水平，提高查找文獻(xiàn)的水平和速度，確保服務(wù)的效果和質(zhì)量。

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作者簡(jiǎn)介：朱梅（1973-），女，漢族，安徽省阜陽(yáng)市太和縣人，本科，安徽省太和縣國(guó)土資源局檔案室主任，主要從事檔案管理方面的研究。