檔案管理數字化建設發展前景展望

李海東

[摘 要]隨著時代的變遷，企業單位也在不斷的進行改革，在改革的過程中，檔案管理是保證企業單位高效、有序、協調運行的基礎。所以，檔案管理工作已經漸漸成為每個鄉鎮地區各個進程協調、有序、高效運行的主要保證。怎樣建立起科學有效的檔案管理體系已經成為所有現代化企業單位中的熱門話題。而現在所說的對于企業單位的檔案管理體系的建立，就是要在相關制度的規范要求下，使得企業單位的工作能夠建立起協作化、規范化和科學化的體系，并且可以對該體系進行有效的監管和評價。所以，鄉鎮地區檔案管理在人才的有效管理上意義重大。

[關鍵詞]鄉鎮地區；檔案管理；數字化；工作人員

一、檔案管理在企業單位的意義

對于檔案的管理是相關鄉鎮地區進行登記管理方面的工作的一部分重要的內容。建立起一套完備的鄉鎮地區登記管理檔案主要是為了貫徹并實施《檔案法》中的相關規定，從而加強對于鄉鎮地區登記管理的服務以及其他方面的管理服務，使檔案管理能夠很好地服務于鄉鎮地區和社會公眾。基于此，我們應當把鄉鎮地區中的登記檔案的管理擺在工作上的突出位置，召開專門的鄉鎮地區檔案管理工作會議，對鄉鎮地區中檔案管理工作的目及意義進行充分的學習，統一思想，為檔案管理工作的高效實施做好鋪墊。

二、提升檔案管理者的數字化思想

對于檔案的利用在整個檔案管理工作中的地位很重，而檔案學本身就是一門專業性和技術性較強的學科。因此，檔案管理中的相關工作者其工作的主要性質便是以腦力運用為主，具備數字化性、探索性與技術性的科學工作，并不是簡單的捆扎、抄寫就能夠應付的事務性的工作。所以，在檔案的管理工作中不斷學習和更新自身的科學技術知識逐步成為鄉鎮地區對于檔案工作者的普遍要求。隨著時代的發展和科技的進步，企業管理也朝著現代化的建設發展，在這種大形勢下，鄉鎮地區中的檔案工作也迎來了諸多新的情況、新的問題和新的任務，尤其是工業計算機技術、信息科學技術等一系列現代化的管理技術在檔案管理工作中的運用，要求檔案管理的工作者必須通過不斷地學習和數字化，更新基本觀念，掌握最新的技能和知識，只有這樣，才能逐步適應檔案管理工作的新形勢。

三、對檔案管理的數字化認識

科學的檔案管理要求按照檔案管理的基本規律研究出一套適應本單位的科學的、高效的檔案管理制度。這項要求有兩點含義，首先它指的是按照檔案工作的一般規律來說，應當建立其健全的檔案的整理制度、文件的歸檔制度、檔案的鑒定制度和檔案的利用制度等，并通過這些有效可行的制度來規范鄉鎮地區中檔案的管理工作。其次是指建立檔案的管理制度時要結合本單位實際情況，并根據單位的具體情況，在檔案的管理形態、管理方式和管理手段上有所區分。一個有效的管理制度一定是在制度上、質量上和科學上下的功夫，使得檔案管理走向現代化、服務化、信息化，有目的、有計劃地對用戶的需要進行檔案資源的采集，并對相關的文獻資源進行不斷優化、合理組織、完美集成，使其變得系統、規范、和有序，并能針對登記檔案中要求的特點，積極進行鄉鎮地區檔案管理新模式的探索和實踐工作。

（一）傳統檔案管理對企業的制約及數字化檔案管理的先進性

檔案的管理制度要時刻堅持雙向性約束，既能夠約束到單位職工的工作內容，又能有效的約束領導的制度建設行為。作為鄉鎮地區主體成員，職工應當是檔案管理的制度約束中的主要對象，也是其主要執行者，但是鄉鎮地區中，領導具體的形象和行為肯定會影響檔案的管理制度的執行效果。因此，檔案的管理制度應時刻堅持雙向性約束。

（二）數字化分層檔案管理模式

這種管理模式的主要靈感來自于干部人事的檔案的管理模式，將檔案管理的材料逐層分為六個欄目，它們依次是，設立登記時使用的材料、變更登記時使用的材料、注銷登記時使用的材料、鄉鎮地區中的年檢材料、新聞媒體發布時的公告材料以及其它的有價值的可供參考的材料，并將這些材料打印出統一的目錄，根據不同單位分裝成不同冊，做到一單位一檔案盒的分類登記管理，徹底的避免了原先在登記檔案時檔案散亂、單位不符等不利于管理的現象的產生。

（三）電子管理檔案的建立

為了給社會上檔案管理的各項工作提供更為便利的檔案閱覽、摘錄、登記條件，充分的發揮出登記檔案的使用價值，應當建立起現代化的電子管理檔案，通過掃面，將所有的鄉鎮地區的登記檔案輸入到計算機中，為各個單位建立信息齊全且易于保存的電子檔案。

四、檔案管理數字化建設發展前景展望

提供服務和材料是檔案管理工作最基本也是最直接的社會作用，而要想提供更好的社會服務，就需要數字化檔案管理的服務方式、內容和手段。談到數字化服務的方式，首先要做的就是使檔案管理工作由被動服務轉變為主動服務，并在此基礎上提高鄉鎮地區檔案的參考價值和利用價值，把死的資料變成活的資源。另一方面，在服務內容上的數字化，便是實現工作重心從數量的服務向質量的服務的轉移。檔案的工作人員不應該只局限于將收集檔案，而是要將自身的潛能進行充分的挖掘，不斷的完善并數字化鄉鎮地區檔案管理的服務內容，加大檔案的編研工作的力度，使得檔案資源的作用得到充分的發揮。

五、小結

總而言之，隨著科技的進步，根據時代要求，鄉鎮地區的檔案工作也有了新的定義，數字化檔案管理也是非常有意義的。在工作任務、環境、對象及管理的方式上都發生著新的變化，現代化技術也被廣泛的應用于檔案德爾管理工作中。各個鄉鎮地區必須緊密的聯系檔案管理的新任務、新要求，共同推動檔案的管理工作數字化。

參考文獻：

[1]肖肅萍.充分發揮高校教學檔案作用推進教學檔案管理數字化[J].中國民營科技與經濟.

[2]法國是檔案案立法較早的國家，1979年1月3日經國民議會和參議院通過，由總統簽署公布。該法分6章36條。在第一章總則中規定檔案的定義.