解析學校檔案管理工作的改善途徑

劉愛萍

[摘 要]學校在各項活動中生成大量的包括學生檔案、教師檔案、會以檔案等在內的各種檔案，這種檔案在數量，在種類上都會隨著時間的推移出現井噴式增長，這種增長在無形和有形之中給相應的檔案管理工作造成了壓力。縱觀我國大部分學校的檔案管理工作，基本上是處于一種較為低下的水平，而這種水平是與目前我國教育深化改革以及學校事宜不斷增多和更快更好地發展是相違背的，本文將緊緊圍繞著檔案管理工作這一中心主題，對其存在的問題及改進措施加以論述。

[關鍵詞]學校；檔案管理；問題；改善途徑

檔案是一種對行為活動原始記錄，對相應工作的開展以及相關科學研究的順利進行提供了一手資料，而也正是這種重要性，針對檔案所提出來的那種檔案管理工作才凸顯其重要性。事實上，就學校這樣一種特殊的機構而言，其所具有或生成的檔案無論是在數量，還是在種類上都有著十分突出的特點，而也正是在這種突出特點的要求之下，許多的學校都因此而建立其了相應的學校檔案室，在這種檔案室內有著許多的檔案設備以及檔案管理人員，他們兩者之間形成了一個完備的檔案管理系統，從而將整個學校的檔案管理置于一個較高的水平之上。

一、目前學校檔案管理中存在的不足

學校檔案管理是整個學校事務中一個十分重要的組成成分，其能否處于一種較高的工作水平顯得尤為重要。然而，縱使其有著這樣的重要性，而且相關學校機構也給予其足夠的重視，但是其在實際的進行過程中卻又總會因為受到多種因素的影響而出現許多問題，總的來說，其主要表現在以下幾個方面：

1、管理體制落后

一般學校檔案管理已形成自成體系且成熟的檔案管理系統，本身已有準確的定位。但檔案人員的配置僅能應付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無暇顧及高層次方面工作的開展，有少數學校甚至還沒配置專職的檔案人員，仍由行政人員兼任。雖然多數學校制定了檔案規章制度，但有些規章制度沒有及時修改和補充，已無法滿足新形勢的需要。

2、檔案管理有待規范

檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規范和科學的管理方法。檔案的產生、收集、整理、利用等運轉過程，應當依據檔案法規和標準實施科學化的管理。由于檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當部分檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現象。而已有檔案也存在問題，如歸檔不及時、分類不規范或者收集不完整等，這些現象嚴重影響了檔案效用的發揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來壓力。

3、檔案信息化程度低

電子化檔案信息已成為信息服務的重要載體，檔案信息化程度偏低將會導致檔案資源的開發利用效率不高。檔案管理由于涉及的專業多、課程雜、范圍廣、內容繁，各部門若缺乏整體規劃，各行其是，各自為政，則會給全校在檔案管理、數據查找、資源共享等諸多方面造成極大的不便。如果收存的檔案不積極地開發利用而束之高閣，就會失去檔案自身的價值。

二、改善學校檔案管理工作的有效途徑

就學校檔案管理工作改善而言，是一個系統而漫長的過程，其需要相關部門將各類可影響因素充分全面地考慮進來，從而將這種整體管理工作效率提上去。可從以下幾方面入手：

1、學校領導要高度重視檔案管理工作

要建立檔案運作機構，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，檔案工作領導小組要認真研究解決檔案管理工作中所涉及的經費、設備、檔案用房等硬件問題，改善檔案管理條件和工作環境，建立指揮靈活的檔案管理信息網絡，使檔案工作與學校其他各項管理工作同步發展。

2、樹立正確的檔案觀

首先要確立檔案管理服務觀。檔案管理是為學校各項管理服務的，是為學校完成其培養科學技術人才的任務服務的，是為學校實現求生存、謀發展的總體服務的；檔案管理是手段而不是目的，不能為管理而管理。其次要確立檔案管理的信息觀。檔案管理是信息管理的一種，在市場經濟條件下，檔案資料已成為一種十分重要的信息資源，有效地利用和開發這一資源，無疑對提高整個學校的管理工作效率具有十分重要的意義。

3、加強隊伍建設

檔案管理工作是一項政治性、專業性很強的工作，不論是專職或兼職檔案管理人員，都必須具有較高的政治覺悟，能夠忠于職守，遵紀守法，具備較強的責任心和良好的服務意識。中學檔案工作者不僅要掌握傳統的檔案管理知識，還要學習計算機知識、數據庫管理知識、數據錄入和網絡管理等知識，要具備電子文件的收集、存儲、組織、管理和提供利用網上信息資源的組織和篩選技能。才能適應現代化管理的需要。

4、提高服務意識

搞好學校檔案管理工作，目的是更好地為教育教學服務。學校的檔案管理工作服務的內容應包括：一是為學校領導決策提供資料的服務；二是為教職員工的工資調整和評定職稱等方面，提供大量可靠的檔案資料；三是為歷屆校友提供查閱在校情況并出具有關證明材料的服務；四是為畢業生提供個人檔案，做好后勤服務工作。

5、完善檔案管理工作的制度建設

要完善檔案工作的各項制度。把檔案工作納入科室工作目標管理責任制的檢查考核中。除年終考核與個人年終獎金掛鉤外，還要作為年終評優選先的依據。這樣促使各科室人員和每位教師都重視檔案工作，認真研究落實本部門和每個人的檔案工作任務，使學校檔案工作保質保量限期完成。做到各部門、各科室，職責明確，建立規范化的制度，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在細節上保證了檔案管理的順利開展。

三、結語

在學校深化改革和發展的背景下，如何將這種具有十分重要意義的檔案管理工作做好，具有十分重要的現實意義。然而，就目前的學校檔案管理而言，其無論是在管理體制，管理規范，還是在管理理念上都或多或少地存在一些問題，而這些問題在與相關管理素質并不高管理人員的綜合作用之下，實際上極大地降低了整體檔案管理效率，從而對后續與其工作的開展設定了一定的阻礙。當然，這些阻礙是不可能長期存在的，相反的，其總是需要運用相關措施及時地加以應對。

參考文獻：

[1]董春艷.淺談如何做好學校檔案管理工作[J].黑龍江科技信息.2011.20