高校檔案館組織結(jié)構(gòu)模式探析

[摘 要]對當(dāng)前高校檔案館組織結(jié)構(gòu)模式類型及其優(yōu)劣進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，文章提出高校檔案館必須創(chuàng)新管理理念，改革組織結(jié)構(gòu)模式，并就改革與創(chuàng)新的必要性、原則，及未來發(fā)展趨勢進(jìn)行了闡述。

[關(guān)鍵詞]高校檔案館；組織結(jié)構(gòu)；改革；創(chuàng)新；發(fā)展趨勢

隨著以網(wǎng)絡(luò)為中心的計(jì)算機(jī)、通信、多媒體、數(shù)字化等技術(shù)的飛速發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案館、虛擬檔案館、數(shù)字檔案館等發(fā)展態(tài)勢，高校檔案館在新形勢下由此衍生出更多的新生功能，如何改革管理體制和運(yùn)行機(jī)制，建立起合理的組織結(jié)構(gòu)模式，加強(qiáng)核心競爭力，優(yōu)化人力資源配置，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求則變得意義匪淺。

1高校檔案館組織結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀分析

1.1高校檔案館組織結(jié)構(gòu)模式類型

對國內(nèi)高校檔案館組織結(jié)構(gòu)模式進(jìn)行調(diào)研，結(jié)果顯示，目前國內(nèi)高校檔案館存在以下兩種機(jī)構(gòu)設(shè)置模式。一種是按檔案實(shí)體分類法縱向劃分組織機(jī)構(gòu)的模式，每人負(fù)責(zé)一種檔案的全部工作，一般分為教學(xué)檔案、黨群行政、基建檔案、財(cái)會(huì)檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)室等部門，這是比較傳統(tǒng)的機(jī)構(gòu)劃分模式，如大連海事大學(xué)、南京大學(xué)、中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)、上海體育學(xué)院、三峽大學(xué)等；另一種是按檔案業(yè)務(wù)流程橫向劃分組織機(jī)構(gòu)的模式，按檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程分為行政、技術(shù)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、資源利用、史料研究等部門，如浙江大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)、上海交通大學(xué)、湖北師范學(xué)校、長安大學(xué)、中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)等。

1.2兩種組織機(jī)構(gòu)模式優(yōu)劣分析

1.2.1按檔案實(shí)體分類法縱向劃分

目前大部分高校實(shí)行這種管理機(jī)構(gòu)，優(yōu)點(diǎn)在于：第一，每一個(gè)檔案人員對其所在部門的工作都了然于心，對自己所管轄的檔案類別輕車熟路。如負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的檔案員既要從事教學(xué)檔案的收集、整理、裝訂、上架、利用以及檔案優(yōu)化與開發(fā)等其他工作。第二，每一個(gè)縱向部門都設(shè)一個(gè)負(fù)責(zé)人，便于在宏觀上控制和調(diào)節(jié)所負(fù)責(zé)類目的檔案工作，使該類檔案工作順利開展。缺陷：一是每個(gè)人都要對自己所管轄的檔案全程管理，檔案整體工作過多停留于基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上，阻礙了檔案資源的開發(fā)利用和檔案工作的開拓創(chuàng)新；二是人員對其他部門的工作很陌生，造成崗位對人員的過分依賴，一旦某個(gè)人離崗或其他原因未到崗時(shí)，其負(fù)責(zé)的工作就會(huì)出現(xiàn)空缺；三是日復(fù)一日的重復(fù)工作容易使工作人員產(chǎn)生工作疲勞，從而缺乏檔案工作歸屬感。

1.2.2按業(yè)務(wù)流程橫向劃分

按業(yè)務(wù)流程橫向分段劃分部門是一種對業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合理地整合與分工，按檔案業(yè)務(wù)流程分段分工，成立業(yè)務(wù)科室的組織結(jié)構(gòu)模式。例如信息技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)工作、業(yè)務(wù)指導(dǎo)部負(fù)責(zé)檔案的收集和整理、檔案資源部負(fù)責(zé)檔案的保管和利用、史料編研部負(fù)責(zé)檔案的專題開發(fā)等。此模式是近年來高校檔案館界機(jī)構(gòu)與管理模式調(diào)整與改革的初步嘗試，筆者認(rèn)為這種劃分模式較按檔案實(shí)體縱向劃分模式更趨明晰合理。

優(yōu)勢在于：（1）避免了一人負(fù)責(zé)一條線的結(jié)構(gòu)模式中存在的工作可能脫節(jié)的問題，使工作更有針對性，更有歸屬感。（2）組織結(jié)構(gòu)相對扁平化，分工更加專業(yè)化，有利于提高組織的效率和效能。（3）提高了檔案資源的收全率。高校檔案歸檔具有一定的季節(jié)性，專設(shè)部門統(tǒng)籌規(guī)劃集中時(shí)間做完案卷歸檔和加工整理工作后，進(jìn)行漏歸檔、特種檔案或名人檔案的征集工作，有效地解決了檔案收集不全的問題。其缺點(diǎn)在于各業(yè)務(wù)部門之間可能相互不了解其他部門的工作，必須建立溝通與交流的渠道，加強(qiáng)各部門之間的分工與協(xié)作。

2創(chuàng)新管理理念，改革組織結(jié)構(gòu)模式

2.1高校檔案館組織結(jié)構(gòu)創(chuàng)新的必要性

2.1.1信息社會(huì)環(huán)境是改革的外因。在信息社會(huì)環(huán)境下，信息產(chǎn)業(yè)加速了世界經(jīng)濟(jì)向以信息產(chǎn)業(yè)為主導(dǎo)、以知識(shí)創(chuàng)新為核心的新經(jīng)濟(jì)邁進(jìn)。高校檔案館作為知識(shí)信息資源存貯與利用的機(jī)構(gòu)，生存和發(fā)展面臨著社會(huì)信息化和信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)的挑戰(zhàn)。檔案館要適應(yīng)外部環(huán)境的變化，就必須變革組織機(jī)構(gòu)，以信息技術(shù)為支持改變檔案館傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式，先進(jìn)技術(shù)的推動(dòng)下更好地為學(xué)校廣大師生、為社會(huì)服務(wù)。

2.1.2信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用是直接動(dòng)因。信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用，改變了高校檔案館的運(yùn)行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，植根于手工作業(yè)環(huán)境下的傳統(tǒng)檔案組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理體系越來越不適應(yīng)信息時(shí)代高校檔案館發(fā)展與服務(wù)的要求，所以必須從管理理念到組織機(jī)構(gòu)，進(jìn)行全方位、深層次的變革。

一是工作方式發(fā)生變化，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，大部分高校檔案館實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化管理，由計(jì)算機(jī)取代手工作業(yè)方式，范圍覆蓋檔案館各個(gè)工作層面；二是業(yè)務(wù)內(nèi)容發(fā)生變化，信息技術(shù)在一定程度上改變了檔案工作程序和工作流程，許多手工操作的業(yè)務(wù)被計(jì)算機(jī)取代，衍生出一些新的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；三是管理方式發(fā)生變化，信息技術(shù)的運(yùn)用使檔案館由過去的手工管理向計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化集成管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變；四是信息資源的繼承方式改變，傳統(tǒng)的模式受地域空間的阻礙，使檔案利用者及時(shí)掌握和獲取檔案信息資源受到限制，而信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，克服了遠(yuǎn)距離傳播的阻礙，并能夠大批量地復(fù)制檔案信息資源，從根本上改變了檔案信息的繼承方式；五是編研工作呈現(xiàn)新特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)出版是一種借助于網(wǎng)絡(luò)這種無形載體的新型的編研出版形式，具有成本低，出版周期短，傳播速度快、范圍廣等特點(diǎn)，打破了傳統(tǒng)檔案編研信息的傳播必須借助于有形載體的概念，并改變了傳統(tǒng)出版物的弊端；利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成立“虛擬編輯室”，與兄弟院校進(jìn)行編研工作的合作與交流，并可實(shí)現(xiàn)編研者和利用者的遠(yuǎn)程聯(lián)系和溝通，提高編研質(zhì)量。

2.1.3用戶需求是內(nèi)部動(dòng)因。一方面，由于網(wǎng)絡(luò)的普及，檔案用戶希望便捷的利用檔案，從用戶信息技術(shù)能力來說，他們具備一定的知識(shí)信息的獲取能力，在理論上是“知識(shí)信息領(lǐng)域的自由人”；與此同時(shí)，檔案資源的保密性和信息化的獨(dú)特性，加大了檔案信息資源的獲取難度，這就要求高校檔案館必須重新研究和設(shè)計(jì)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相適應(yīng)的工作和服務(wù)模式。另一方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案用戶需求呈現(xiàn)出多樣化、多層次化的態(tài)勢，他們在利用學(xué)校檔案館的同時(shí)，也走向越來越多的營利和非營利的信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，使高校檔案館在檔案信息獲取方面的地位受到挑戰(zhàn)，所以，高校檔案館必須改革組織機(jī)構(gòu)，吸引更多的檔案用戶，把檔案館的服務(wù)性體現(xiàn)得淋漓盡致。

2.2高校檔案館管理理念的創(chuàng)新

從重保管向重利用服務(wù)轉(zhuǎn)變，檔案資源館藏的目的是為了實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值；從量化管理向以校史研究為導(dǎo)向的內(nèi)涵式管理理念轉(zhuǎn)變，以檔案研究為導(dǎo)向，走內(nèi)涵式發(fā)展道路，以滿足科研、教學(xué)不同需求的服務(wù)深度，提升高校檔案的服務(wù)水平；從傳統(tǒng)業(yè)務(wù)分工式組織機(jī)構(gòu)向靈活、彈性復(fù)合型組織機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變，引入團(tuán)隊(duì)組織形式，以發(fā)揮人才的積極性、創(chuàng)造性、提高服務(wù)效率；從自給自足的單一資源為基礎(chǔ)提供服務(wù)向以多種資源開發(fā)為基礎(chǔ)提供服務(wù)的方向轉(zhuǎn)變，滿足檔案資源建設(shè)和服務(wù)手段集成化、多樣化的需求。

2.3高校檔案館組織結(jié)構(gòu)模式設(shè)置原則

2.3.1以提高組織管理績效為原則。各部門職能結(jié)構(gòu)清晰，決策部門在管理目標(biāo)確定后，向其它業(yè)務(wù)部門下達(dá)目標(biāo)任務(wù)，各業(yè)務(wù)部門各負(fù)其責(zé)，同時(shí)及時(shí)反饋目標(biāo)完成和各環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)情況，為決策部門修訂目標(biāo)和再?zèng)Q策提供依據(jù)；各部門運(yùn)行關(guān)系協(xié)調(diào)，各部門之間在管理上實(shí)行縱向發(fā)展中的分段管理和橫向協(xié)調(diào)中的專業(yè)管理；組織整體功能放大，各部門統(tǒng)籌規(guī)劃，相互協(xié)調(diào)，減少內(nèi)耗，大大強(qiáng)化檔案館的資源貯存中心和服務(wù)中心功能。

2.3.2以用戶為導(dǎo)向的原則。只有充分滿足用戶的需求，才能真正提高工作績效，否則就只是在滿足檔案館的工作規(guī)定，用戶是否滿意卻無從得知。以用戶為導(dǎo)向的原則意味著檔案館必須不斷改進(jìn)工作流程，改革管理機(jī)構(gòu)，高效、高質(zhì)地提供檔案利用與服務(wù)，讓用戶滿意，檔案館工作才有意義。

2.3.3以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向的原則。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案館的逐步應(yīng)用，檔案館的功能不斷拓展，必須對組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行改革，以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，打破部門障礙，采用流程控制的方法提高工作效率，把直線型、職能化的組織結(jié)構(gòu)向扁平化、智能化乃至學(xué)習(xí)型組織轉(zhuǎn)變；把傳統(tǒng)的以收藏和手工進(jìn)行信息服務(wù)為主的組織轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂脩魹橹鳎峁┲悄芑男畔z索和現(xiàn)代化服務(wù)手段的組織，使檔案工作從頭至尾有整體感和歸屬感，建立起一套以信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代相適應(yīng)的管理體制。

2.3.4以人力資源優(yōu)化配置為原則。高校檔案館進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，不是撤消所有的部門，而是清除部門障礙，管理者通過對各業(yè)務(wù)部門的每個(gè)專業(yè)人員檔案記錄及工作分析了解掌握人力資源信息，合理進(jìn)行人力資源規(guī)劃和配置，使各專業(yè)知識(shí)人員各盡其才；引入團(tuán)隊(duì)管理方式，團(tuán)隊(duì)成員具有雙重身份，既屬于其所在部門又屬于團(tuán)隊(duì)，無論是分散作業(yè)還是集約作戰(zhàn)，都可以隨工作的要求，隨機(jī)應(yīng)變，既發(fā)揮工作人員創(chuàng)造性又體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)合作精神。團(tuán)隊(duì)管理是一種以人為中心的管理方式，提倡民主和參與，館員在工作中自主性增強(qiáng)，這樣既能充分調(diào)動(dòng)人的潛能，又能增加組織的適應(yīng)能力。

3.高校檔案館組織結(jié)構(gòu)發(fā)展趨勢

新形勢下的檔案館管理必須借鑒、吸收管理科學(xué)的最新理論，指導(dǎo)檔案館管理實(shí)踐適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、環(huán)境變化。在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化環(huán)境下，高校檔案館的組織結(jié)構(gòu)變革呈現(xiàn)出以下趨勢：

3.1減少組織層次和分支

減少中間層次和縱向分支，縮小或消除部門壁壘，提高檔案資源收集、整理加工、服務(wù)利用等工作的效率，以檔案信息資源為基礎(chǔ)，在組織既分散又被網(wǎng)絡(luò)緊密聯(lián)結(jié)，從而使組織結(jié)構(gòu)變得柔韌化，具有很好的彈性，反應(yīng)更加敏捷。

3.2向扁平化方向發(fā)展

扁平化的組織機(jī)構(gòu)是一種緊張的富有彈性的新型團(tuán)隊(duì)組織，具有敏捷、靈活、迅速、高效的特點(diǎn)。它使不同專業(yè)知識(shí)的分散在組織中，通過網(wǎng)絡(luò)凝聚時(shí)間與空間，加速知識(shí)的全方位轉(zhuǎn)移。它降低了管理成本，增強(qiáng)了對環(huán)境的反應(yīng)能力和滿足用戶的能力。易統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，易溝通交流，易集成整合。組織的縱向縮減，必將進(jìn)一步促進(jìn)橫向聯(lián)系和交流。

3.3由“固性化”向“柔性化”轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案館組織結(jié)構(gòu)是按檔案類別縱向負(fù)責(zé)的管理方式，在檔案管理和利用以手工為主的歷史階段，它是適宜的。然而在開放機(jī)制下的現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境中，這種管理方式不適應(yīng)檔案資源的整理加工、深度開發(fā)研究與提供利用。柔性化結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)是高度分權(quán)，各職能部門不是傳統(tǒng)意義上的獨(dú)立作業(yè)，而是相互交錯(cuò)、相互配合、呈網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展態(tài)勢，體現(xiàn)出與時(shí)俱進(jìn)的智能動(dòng)態(tài)有效性。

3.4由“封閉式向“開放式”方向發(fā)展

現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò)化通用協(xié)議的發(fā)明，給過去封閉式的檔案管理系統(tǒng)以拓展和開放式的資源管理平臺(tái)。使扁平化的組織方式可以發(fā)揮其獨(dú)特的信息資源交流優(yōu)勢，打破原有的格局與界限，采用開放機(jī)制聯(lián)合進(jìn)行檔案工作創(chuàng)新與學(xué)術(shù)研究。

4.小結(jié)

隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境與信息環(huán)境的急劇變化，高校檔案館的組織結(jié)構(gòu)要根據(jù)環(huán)境的變化而變化，更新觀念，銳意改革，克服傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)的弊端，建立起柔性化、靈活化的開放式組織結(jié)構(gòu)模式，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，提高組織效能，提升高校檔案工作效率、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，更好地適應(yīng)時(shí)代的要求和發(fā)展，確保高校檔案館達(dá)到可持續(xù)發(fā)展和不斷增強(qiáng)競爭力。

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作者簡介：劉華英，女，館員，碩士學(xué)位，發(fā)表論文11篇，多年從事圖書與檔案管理、管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)等工作。