醫院人事檔案管理創新思路探究

孫琦

摘 要：隨著社會的不斷發展、科學技術的進步以及用人制度的改革，我國人事檔案管理也受到了明顯的影響。檔案管理一直以來都是醫院日常工作管理和正常運行的重要內容，尤其人事檔案管理不僅是醫院人力資源管理工作的重點，還是醫院內部實現人才合理配置、培養及內部升遷調動的主要依據。筆者針對目前我國醫院人力資源管理及檔案管理的特點，探討醫院人事檔案管理模式及策略的創新思路，現綜述如下。

關鍵詞：人事檔案管理 醫院 創新思路

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）04（c）-0178-01

人事檔案的管理即人事檔案的收集、整理、鑒定以及統計等活動對醫院人力資源工作正常開展具有非常重要的作用。醫院引進的人才也應該經過其人事檔案管理的數據庫進行操作。人事檔案管理工作理念就是“以人為本”，并將人事檔案管理人員的素質及能力的培養作為人才培養的基礎，再依據醫院的日常工作特點及發展的要求進行人才的引進、并實現人才資源合理配置[1]。然而，目前我國醫院在人事檔案管理方面仍較為落后，并沒有隨著社會經濟的進步而及時更新，所采用的傳統管理方式效率低下、已經不能適應目前醫院發展的需要。因此，在醫院人事檔案管理工作中積極進行管理思路的創新和探究，對促進人事檔案管理工作的現代化進程和醫院的可持續發展非常必要。

1 傳統醫院人事檔案管理存在的問題

目前，有很大一部分醫院尤其是小醫院的基礎設施不全，沒有設立單獨的檔案儲存管理室。通常情況下，將檔案材料放在人力資源部的辦公室里，安全性低、易遭蟲蛀，且保密性差、很容易導致重要信息的泄漏[2]。醫院里的有一部分檔案管理人員并沒有受到過專業知識培訓，對檔案管理的作用及意義也不甚了解，導致工作主動性差；還有一些檔案管理人員雖然具備相應的專業知識，但管理水平卻有待提高，仍采用人工檢索的方式，在檔案管理及應用方面沒有合理的操作規程，效率很低，且常常會導致檔案損害情況的發生[3]。另外，醫院人事檔案管理人員的還存在檔案意識較薄弱的問題，隨著時間的推移和人才的積累，檔案數量也越來越多，如果在管理方式上不能及時探索出創新思路，勢必造成檔案的管理質量愈加低下。

2 人事檔案管理創新思路探究

2.1 加強教育培訓，提高檔案管理人員的素質及水平

醫院人事檔案管理人員由于缺乏一定的知識水平和專業技能，且檔案意識較為淡薄，這些都是影響其業務水平低下、工作積極性低的主要原因之一。事實上，檔案管理室一項技術性很強的工作，并不是按照一定流程機械的操作就可以做好的。隨著現代化技術在檔案管理工作中的逐步應用，也對醫院人事檔案管理人員提出了更高的專業技能的要求，不僅需要能夠熟練操作軟件，更要注重自身的專業知識提升[4]。醫院在對人事檔案管理人員進行培訓教育時，應該針對不同人員的特點、量身定制相應的培訓方案，如可以對相關人員以輪崗、輪流的方式進行教育。培訓結束后，可以舉辦一次業務知識的競賽，讓檔案管理人員在激烈競爭中不斷提高專業技能和管理水平，同時還能在一定程度上激發相關人員的工作積極性。

2.2 加快檔案現代化信息管理進程推進

進行檔案管理創新思路的探究就需要跟得上時代的步伐，逐步推進檔案現代化信息管理進程，實現各種信息、資源的共享，不僅利于醫院內部溝通交流，還能使醫院人事檔案管理的意義最大程度的展現出來。人事檔案管理實現信息化之后，各個部門之間的資料傳送步驟就變得簡便快捷，其電子信息化管理的儲量很大、速度快、計算準確，能夠明顯提高工作效率。加快檔案現代化信息管理進程推進，首先要完善醫院人事檔案管理的電子信息化系統，將檔案信息實現分區管理。還應將檔案室、計算機室、辦公室分開設置，并通過計算機系統實現聯系。計算機室和檔案室均安裝防輻射的基礎設施，在最大程度上減少電磁的干擾和降低設備發生損壞的可能性。此外，檔案電子信息化進程的不斷推進就必然要求將以往儲藏的紙質檔案資源轉化為電子資源，即將人事檔案的具體信息全部輸入到計算機內。盡管工作量比較大，但對以后的醫院人事檔案管理提供了很大的便利，因此醫院應該加大此方面的人力、物力的投入，加快紙質檔案文件的掃描機輸入，同時要保證信息的準確性。最終形成信息整理、查詢及維護為一體的完整的人事檔案管理數據庫，隨著醫院的不斷發展、壯大、數據庫的建立能夠使各個部門的工作配合地更默契，進而提升整體的工作效率，并將會對醫院的成本控制和經濟效益的增長具有很大的促進作用。

2.3 不斷推行醫院人事檔案管理新模式

隨著醫療事業的飛速發展和醫院人員的流動性增強，都使得醫院工作復雜度的提升了不少，傳統的人事檔案管理模式已經不能適應當今醫院的日常管理工作需要和不斷發展的要求。近些年來，一些醫院開始實施人事檔案的代理制度，這也是提升醫院人事檔案管理水平的重要途徑之一[5]。實施人事檔案的代理制度首先要健全檔案代理管理制度，選擇有足夠資歷和誠信度的人事檔案代理結構進行合作，并在合作過程中不斷完善有關內容，確保人事檔案代理管理工作按照醫院的發展需要進行。此外，也要保證雙方管理網絡的暢通，在保證不泄密的前提下，方便醫院更規范高效地實施人力資源管理工作。

3 結語

人事檔案管理作為醫院日常工作管理和正常運行的重要內容，對醫院內部實現人才合理配置和逐步增加其經濟效益都非常重要。傳統的檔案管理存在有管理人員專業知識和管理水平低下，檔案信息管理不善、收集不全，工作效率低下等問題。近些年，隨著醫療衛生事業的不斷進步，對醫院內部的人事檔案管理也提出了更高的要求。針對有關問題提出并實施了如下的管理創新思路：加強教育培訓以提高檔案管理人員的素質及水平，加快檔案現代化信息管理進程的推進，不斷推行醫院人事檔案管理新模式等，這對檔案管理工作水平的提高和醫院人力資源的可持續發展非常重要。

參考文獻

[1] 從文.干部人事檔案管理工作創新的思考[J].人力資源管理，2010，12（10）：35-37.

[2] 吳文玉.淺談醫院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].青海師范大學學報（哲學社會科學版），2012，34（1）：150-152.

[3] 房云鵬.新時期醫院人事檔案管理模式創新思考[J].大家健康，2013，7（11）：211-212.

[4] 朱曉凌.提高新時期醫院人事檔案管理工作體會[J].中國醫學創新，2010，7（24）：182-183.

[5] 牛東華.淺議醫院人事檔案管理中的新模式二人事檔案代理[J].山西檔案，2010，34（5）：42-43.endprint