辦公自動化在文書檔案管理的應用研究

王宇飛　徐秀英　高志國

摘 要：隨著科學技術的快速發展，文書檔案管理也逐漸進入了辦公自動化的階段。辦公自動化在文書檔案管理中的應用不僅使檔案管理的工作效率得到了極大的提升，還實現了檔案文件和文字信息的交流與共享，使文件傳遞的安全性和速度也大幅提高。但文書檔案管理的辦公自動化也削弱文件的保密性，并提高了對檔案管理人員綜合素質的要求。因此，在文書檔案管理辦公自動化的新時代，要積極采取有效的措施來解決文書檔案管理中存在的問題，以促使文書檔案管理水平的不斷提升。

關鍵詞：辦公自動化 文書檔案管理 應用 優點 問題 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）04（c）-0191-01

文書檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對領導決策、基本建設、研究開發以及問題處理等各個方面進行的客觀性反映。隨著我國改革開放的深入和市場經濟的不斷發展，文書檔案的管理工作也逐漸進入了一個新的發展階段。文書檔案管理的辦公自動化主要是通過電子計算機等現代辦公設備和技術來準確、迅速地對文書檔案信息進行處理，進而提高工作效率。辦公自動化在文書檔案管理中的應用有著巨大的優勢作用，但同時也存在著一些弊端，這就需要檔案館在新時期的發展中要加快管理設備的硬件建設，并通過有效的措施來增強文書檔案的保密性，從而保障文書檔案管理工作的健康高效開展。

1 文書檔案管理辦公自動化存在的問題

1.1 電子文件的保密性受到削弱

與紙質文件相比，電子文件沒有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內容容易被他人修改，且改動后不留下痕跡。此外，電子文件還沒有特定的字跡，并且其字號、字體等的修改都較為容易，同時，電子文件還不能同紙質文件一樣進行簽名或蓋章。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無法根據文件的印章、字跡等特點來判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問題都對網絡電子文件自身的保密性造成了嚴峻的考驗，并使文件自身的保密性受到削弱。

1.2 對檔案管理人員自身的綜合素質要求提高

電子文件和電子檔案的歸檔與管理是一項技術性和專業性結合較強的工作，這就決定了其對檔案管理人員自身的綜合素質有著更高的要求。具體來說，檔案管理人員不僅要具有較高層次的知識素養，還要熟練掌握數據通訊技術或計算機技術的應用，并且熟悉傳統檔案管理的原則、理論、技術和方法，從而以高水平的業務素質和專業技能來切實提高文書檔案工作的管理水平。

2 提高文書檔案管理辦公自動化的有效措施

辦公自動化在文書檔案管理中的有效應用有著巨大的優勢，也揭開了文書檔案管理工作的新篇章。但同時，文化檔案管理的辦公自動化也存在著一些問題，針對這些問題，該文提出了以下幾個方面的解決措施。

2.1 積極進行硬件建設，促使硬件環境的改善

文書檔案管理的辦公自動化主要依賴于互聯網、電子計算機以及其他各種類型的數字化設備，因此，積極進行硬件設備的建設對于提高文書檔案管理的辦公自動化有著決定性的作用。同時，只有加強檔案管理設備的硬件建設，改善文檔管理的硬件環境，才能促使工作人員更積極地參與到現代化技術的學習和應用當，從而實現文檔管理技術手段和技術設備的現代化，促使檔案管理水平的提高。

2.2 加強對系統自動化外網和內網的合理布局

辦公自動化內外網的有效隔離是保證網絡安全的最有效和最主要措施之一。具體來說，第一層主要是利用路由器來過濾掉被屏蔽的服務和IP地址，然后在選擇一些可以放行的地址來進入文檔辦公自動化的網絡。第二層是利用防火墻來進行有效地隔離防護。一般來說，網絡中的防火墻大都具有認證機制，且從整體來看，防火墻具有的基本功能主要有以下幾種：對網絡攻擊的相關檢測和告警；對經過防火墻的活動和信息內容進行記錄；封堵一些被禁止的業務；對進、出網絡的某些訪問行為進行管理。通過這樣的方法不僅能夠對文檔信息起到保密作用，還可以提高檔案管理的時效性。

2.3 促使檔案管理人員實現現代化與專業化的有機結合

檔案管理人員的現代化是促使檔案管理辦公自動化實現的重要保證。傳統文檔管理模式的長期沿用使得當前的檔案管理存在著工作人員的現代技術水平較低或者是技術文盲的現象，這就使得進行檔案管理的一些現代化設備并不能得到良好的應用，文檔信息管理的辦公自動化也就無從談起。因此，在科學技術快速發展的新形勢下，檔案管理人員必須要增強憂患意識和時代精神，認清時代發展的形式，通過培訓或學習來積極掌握傳統檔案管理的原則、理論，技術和方法等專業技能，同時還要不斷提高對數據通訊技術和計算機技術等的掌握能力，以實現自身現代化和專業化的有機結合。

2.4 采取有效的措施來提高電子檔案管理的安全性

電子檔案保密性和安全性的提高可以從以下幾個方面來進行：（1）采用縮微技術把字跡模糊、帶有手跡或蓋有印章的文書檔案轉成具有圖像性質的網絡電子文件，以防止文件信息被篡改，從而保證文件內容的原來面貌和原始性。另外，通過這種方式還可以減少文檔的儲存空間，并且有利于實現文檔的長期保存；（2）運用專用軟件來加強對電子文檔的保密處理；（3）通過采用驗證和備份措施來防止文件的失真和丟失，同時還要把一些需要永久性保存的文件制成縮微品或者紙質文件；（4）利用防火墻和路由器等措施來把辦公自動化的內外網進行隔離，以增強文檔的保密性。

加強文書檔案管理的高效化是時代發展的必然趨勢，其管理水平的高低直接關系著文檔資料能否得以完整的保存，同時，文書檔案能否得到全面科學化的管理是新時期衡量企事業單位檔案管理水平的重要標準。因此，在信息網絡技術快速發展的新形勢下，相關部門必須要加強對文檔管理工作的重視，注意培養和提高檔案管理人員自身的綜合素質，強化各部門之間的合作與交流，從而促使文檔管理標準化、規范化和安全化的實現。

此外，檔案管理部門還要積極進行硬件建設，加強對系統內外網的合理布局，并通過硬件環境的改善和檔案管理安全性的提高來強化我國文檔管理的水平，確保文檔管理工作的健康化、正規化發展，并為實現良好的社會效益與經濟效益提供保障。

參考文獻

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