人事政策落實與檔案日常管理

[摘 要]兩例人事政策實施，從人事檔案與文書檔案的關系、人事檔案的管理環節兩個檔案管理的角度，試論提升檔案服務能力。著重闡述管理環節的收集、整理、利用諸能力及其與提升檔案服務能力的關系。

[關鍵詞]檔案服務；人事檔案；檔案管理；檔案服務能力

人事政策的執行落實，關系到社會的安定穩定；人事政策的執行落實，相當程度上離不開檔案服務能力的提升。檔案服務能力的提升依賴于處理好人事檔案與文書檔案的關系，依賴于檔案的管理環節。

所謂檔案服務能力，是指檔案專業系統控制并運用檔案資源，服務社會各項建設事業、參與社會管理，最大限度地實現檔案價值的本領或力量。人事檔案的服務能力，往往悠關黨和政府的人事政策的落實。這里專門討論對檔案信息有需求的人事政策的落實，其涉及檔案服務能力的情形。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分。筆者作為一名人事檔案員，擬用最近兩個人事政策實施的實例，從人事檔案與檔案館藏文書檔案的關系、人事檔案的管理環節這兩個日常檔案管理的角度，表達對提升檔案服務能力問題的認識。

先介紹檔案服務成功的實例。由于注重提升檔案服務能力，順利地完成了省賦予的“解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫療保險”的政策實施。2013年3月15日福建省財政廳等兩部門下發《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫療保險的實施辦法》。縣級轉發，并對年齡認定、勞動關系認定等檔案材料的要求作了細化。其中，屬于人事檔案材料的有本人招工（干）登記表、履歷表、工資表等十份左右原始檔案。屬于文書檔案的有調動表、職工花名冊、工資名冊等。歷史原因，部分本應歸人事檔案的材料竟移位到文書檔案（檔案館）。以教育系統為例，我們考慮到上述實際，把操作步驟具體定為：先到縣教育局人事檔案室查找個人原始檔案，再到縣檔案館查找補充。全縣本系統第一輪百余人報名，確定上報省部門審核23人，僅獲批3人。縣報送嚴格依照原始檔案，省審批也準確、完整地依據縣送原始檔案（復印件）并及時反饋，故檔案服務水準不容置疑，檔案服務能力倍受尊重。求助檔案服務、努力補充查找原始檔案，成為社會共識。當事人對上級人事政策理解不深、有關部門操作經驗不足，似乎與檔案服務能力沒有關系。但“至善乃止”。如果檔案員主動學透相關人事政策文件精神，提升檔案服務主導能力，引導其完整地查找檔案材料，而不是依其要求被動提供材料，檔案服務能力精益求精，該項人事政策必落實透徹。啟示一：檔案員要加強學習，甚至要了解一些非檔案專業的知識（如人事政策的某些要求），只要有利于檔案服務能力的提高，相關知識都可以學習。啟示二：亡羊補牢，尤未晚矣——人事檔案員帶領其前往縣檔案館補充查找，檔案館檔案員更熱情地協助該補充查找，促使其盡快補辦成功。無形之中，檔案員的檔案服務能力得到了提高。

再介紹一個檔案服務不盡如人意的實例。是有關“清退的公辦、民辦、代課教師”的統計、待遇問題，由于各種原因導致檔案服務能力拖累人事政策實施的情況。2011年之后，教育部、省教育廳先后下發了關于解決上述人員待遇的文件，市教育局下發了補充通知，不可謂不重視。統計時間跨度大，節點是1962年前后、1979年前后、1998年前后，對原始檔案的需求相當嚴格和浩大。縣（區）教育部門進行了實際操作。但是，兩年、三年眼看過去，相應人員的統計、待遇仍未塵埃落定。一個重要的原因，是部分基層單位檔案缺失嚴重，無法準確摸底統計。檔案服務能力的弱化引發了相關人員及其家屬的強烈不滿，也給上級及時決策造成了困難。據悉，有的學校僅保有1990年之后的檔案材料，檔案缺失程度令人咋舌；大部分學校檔案材料從改革開放起源。縣一中建有專門的校史館大樓、檔案材料可以追溯到解放前，這類單位少之又少。人事檔案、文書檔案性質的材料都呈稀缺狀態。檔案如此缺失，怎么能指望相關人事政策順利實施、有關人員待遇政策及時落實？

人事檔案與文書檔案的關系，筆者概括為：互相補充，各有長短。保管期限、管檔單位不同：人事檔案全部是在專門的人事檔案室永久保管，不用擔心材料到期、銷毀；文書檔案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交檔案館之前多由各職能辦公室附帶保管，有時會出現難以查找甚至已遭銷毀的情況。人事檔案較單純（以個人為立卷單元，更穩定，易查找），由《干部人事檔案管理細則》規范；文書檔案較綜合（比較包羅萬象、材料豐富，但可能較難查找），由文書檔案管理法規規范。

可見，要做好人事政策等工作，就要提升檔案服務能力；要提升檔案服務能力，就要努力提高檔案查找（檢索）的能力；要提高查檔能力，就要求檔案員充分認識和發揮人事檔案室和檔案館各自特有的長處，彌補各自的不足。如，部分人士因身份問題、歷史問題，其人事檔案散失，就只好到檔案館查找線索；上級人事政策文件要求提供多種檔案材料時，也可能要求人事檔案室、檔案館共同提供檔案服務。上文所述補充材料的例證，即人事檔案室保管的材料沒有其工資信息，人事檔案員就必須引導其另行到縣檔案館查找文書檔案。人事檔案員的積極引導，文書檔案員的熱情再接待，該同志如愿以償找到了工資材料原件。這里體現的是：人事檔案與文書檔案的互補互助，人事檔案員與文書檔案員的通力合作，檔案員對提升檔案服務能力的自覺性。通過實際工作中對檔案服務對象的積極引導、熱情接待，潛移默化，檔案員的檔案服務能力得到了提升。

以上兩個事例，也一定程度上回答了日常檔案管理中“如何提高檔案服務能力”的問題。

一是：要加強身心修養，增強體魄，提高道德水準。上述兩例，都是時間性較強的中心工作，要求在規定期限內完成大量查檔工作，保障人事政策的按時實施。這就要求檔案員有在短時間內進行高強度勞動的強健身體和道德勇氣，同時不能收取加班費。檔案員面對這種政策性、應急性的檔案服務，必須多一點義務思想、雷鋒精神，不斤斤計較經濟待遇，以高質量完成檔案服務為唯一追求。這是提升檔案服務能力的主體保證。

二是：要重視協調人際關系，包括與領導的關系，與其他部門的關系。基層人事檔案室無法配備多名專職檔案員，比如筆者所在的人事檔案室，就長期只有一名專職檔案員。新頒布的人事政策往往對檔案服務要求甚為緊迫。怎么辦？除主動加班加點，就只好請局領導臨時安排協助查檔人員。檔案服務過關，緊接著是干部、財務部門的流水作業，這就要與這些部門協調時間安排。良好的協調能力，是提升檔案服務能力的潤滑劑。

三是：要引進現代化管理手段。本室正在進行的非在職人員基本情況電子材料錄入取得初步成果，加快了檢索速度。利器在手，何愁服務能力不提升？

一正一反，兩個檔案服務的例子，體現了提高檔案服務能力的必要性及部分實現途徑。追本溯源，提高檔案服務能力，不是空中樓閣，要從平時抓起、從檔案的管理環節抓起。

人事檔案的管理有收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用等八個環節，每一個環節都關系到檔案服務能力的提高。這里試析人事檔案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它們與檔案服務能力的關系。

收集能力。筆者平時注重主動出擊，養成定時專項通知催收材料的習慣，各種登記表格也力求完善，便于到時即刻準確再次催收。所有通知、表格都收藏在U盤。常年專項催收通知分別與錄用人員材料、轉正人員材料、年度考核材料等常規材料有關。每年的相應時間即通過寬帶教育網專線發出專項通知，收集進度全部登記在專門表格，期限到達立即以手機短信催欠，保持相對高壓。這樣，檔案收集的能力就比較強勢，基本能保證檔案材料不“欠收”，為檔案服務能力的提升打下了物質基礎。

整理能力。表現在整理方式的創新能力上。首先是整檔工具的“四大發明”：人事檔案裝訂專用穿引鉤（摒棄直形針）、目錄專用業務條章（摒棄傳統抄寫）、新錄用人員專用電子目錄、檔案分類專用架。其次是管理程序的統籌兼顧：先由專職檔案員做好檔案分類等技術密集型步驟，再定期聘請臨時人員協助完成上目錄、裝訂等勞動密集型步驟。工具的創新和管理程序的合理化，使得檔案整理時間比傳統方式減少了50%以上，極大地強化了檔案整理能力，也把檔案管理員從繁重的體力勞動中解放出來，從而為提升檔案服務能力提供了足夠的空間。

利用能力。電子檔案是重要的輔助手段。本室早在2002年就完成了在職人員基本情況的電子化，近年在不斷推進非在職（退休等）人員、未錄用人員、原民辦人員等諸類人員基本情況的電子化。檔案的電子化，推動了檔案服務的“實時化”、“高效化”，能直接提升檔案員檔案服務的能力。

將檔案服務能力作為檔案事業的核心能力去建設，這是現代檔案發展的必然選擇。加強日常檔案管理，能有效地提升檔案服務能力，從而高質量完成人事政策的落實等實際工作；人事政策等實際工作，又會催促檔案服務能力的提升。

參考文獻：

[1]中共中央組織部《干部檔案管理細則》安徽大學陳健論文《論我國檔案服務能力的建設》

作者簡介：賴曉文，男，1969年7月生，福建省永定縣人，本科，館員；福建省永定縣教育局人事檔案室副主任（主持），1997年12月開始從事檔案工作。