高職高專檔案管理信息化的建設關鍵點分析

朱曉光

[摘 要]就高職高專院校檔案管理信息化建設進行討論，闡述了檔案管理信息化建設的限制因素，找到了觀念轉變、資金多投、檔案安全系統健全、等促進信息化建設快速發展的詳細策略。

[關鍵詞]檔案管理；信息化建設；管理隊伍

近年來，受“科教興國”與“人才強國”戰略影響，高等職業教育事業發展迅速[1]。十七大中提出的培養高素質人才戰略，對高職教育起到了巨大的推動作用。高職教育的進步意味著各種類別、形式的檔案數量也顯著增長，這些資料信息對于高職高專院校各項工作的實施有著重要意義。如果保管不當造成丟失或毀損，一定會對高職教育事業造成無法彌補的損失。所以，找出高職院校檔案管理信息化方面的不足，討論怎樣促進高職高專院校檔案管理信息化建設，意義重大。

1.檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1檔案管理隊伍整體素質偏低

目前，大部分高職院校都不具備高素質、高效率的檔案管理專業團隊。其一，檔案管理人員在受教育程度、知識水平、年齡比例、職稱結構方面都存在不合理現象；其二，高職院校中兼職檔案管理者基本上都沒有進行過專業的培訓，對于檔案管理和檔案信息化建設方面的知識技能掌握不夠熟悉。

1.2基礎設施簡陋

檔案信息化建設是基于完整的先進軟硬件設備基礎上實現的，還需配置容量較高的服務器和獨立計算機，需要研發專業性管理系統，還需提供相關輔助類硬件，包括刻錄機、掃描儀等。大部分高職院校都是提升中專學校而成，或者是大、中專學校合并形成，現有的基礎設施簡陋單薄，就算想盡辦法取得資金實施建設，基本上也只是利用在教學、科研聯系密切的項目，所以大部分高職院校檔案設備非常欠缺。

1.3管理體制混亂

高職院校中的“統一領導、分級管理”原則并未貫徹落實。當下，部分地方政府對高職院校檔案管理工作不夠重視，除了必要的會議通知或培訓通知，幾乎不會涉及學校檔案工作。并且，高職院校中的檔案管理制度也不夠完善。甚至有些沒有專門的檔案管理部門，全部交由別的部門代管[2]。

1.4數字化建設水平低

沒有網絡管理的檔案室，數字化管理方面完全空白；即使實施網絡計算機管理，數字化水平也并不高。并且，有些高職院校檔案室雖然達到了數字化水平，但僅限于院校內部，與外界隔斷，這種數字化也不是實際意義上的數字化管理。

1.5檔案信息的開發利用不足

檔案是一種累加性的事物，只增不減，導致形成非常大的數額。目前的高職院校中，對于檔案資料基本上只是簡單的查詢和搜索，并沒有更深層次的應用，所以檔案中所包含的信息還要深入挖掘。

2.檔案管理信息化的建設要點

2.1提高認識，轉變觀念

落后的思想觀念會阻礙檔案信息化管理的發展，例如，在一些高職高專院校中，部分領導的思想觀念較為落后，不能做到與時俱進、缺乏創新精神，認識不到高職高專檔案管理信息化的重要性，不利于其發展。因此，在檔案管理信息化建設中首先要明確高職高專院校檔案的重要地位，以及檔案管理信息化建設的實際作用。檔案信息化建設的優劣是評價高職院校現代化水平的決定性標準。通過對其認識的不斷提高，轉變原有的錯誤觀念，增強信息意識。在全新意識的領導下實施高職院校檔案信息化建設。另外，實施檔案管理信息化建設時，要遵循實際，根據實際情況實施建設。

2.2增加資金投入力度

高職高專院校檔案信息化建設需要諸多基本條件，包括計算機、軟硬件設備、網絡、技術等。檔案信息化建設需要較大的投資和長期的堅持，見效非常慢，要增加檔案信息化建設的投入資金量，從而避免檔案信息化建設資金欠缺、供需不平衡的問題。檔案管理信息化建設的資金投入，財政為主要力量。一方面，政府部門需依法提高高職院校教育經費資金量，確保高職院校有充足的資金實施檔案信息電子化。另外，學校還應多渠道籌資，應用在檔案管理信息化建設方面。增加經費投入量，促進數據化要求和制度的實現，強化計算機軟硬件設備，為檔案信息化建設提供有力的支撐。

2.3完善檔案信息安全保障體系

高職高專院校檔案信息化的同時，檔案資料也被挖掘出更多的使用價值，安全性也變得越來越重要。檔案本身具有機密性，涉及到權限問題。但網絡自身又具有危險性，可能會受到來自不法分子、病毒、技術缺陷等多方面的威脅，因此必須保證檔案網絡的安全性。建立健全的信息安全管理系統，在高職高專院校檔案信息化建設方面起到保障作用。在相關信息安全性能系統問題上，第一要嚴格遵循國家及相關部門和學校實行的安全法規、制度。其二，研發檔案信息資源網絡系統時，提高安全意識。最后，整合現有的防護手段，綜合利用。

2.4加強檔案管理隊伍建設

實施高職高專院校檔案管理信息化，人才是重點。組建高水平檔案管理團隊需要以檔案信息化建設為基礎，管理人員的水平對檔案信息化建設實施影響較大。檔案信息化建設的相關者都應熟悉掌握檔案管理相關的理論知識，以及計算機操作、網絡技術等。組建檔案人員團隊時，要注重檔案管理人員整體學歷層次的提高，促進人員結構合理化。在高職高專檔案人員建設中，要保持檔案團隊人員的平均年齡處在一個比較適宜的范圍內，不斷優化檔案部門的職稱結構，加快并不斷完善高職高專院校的檔案管理隊伍。

3.結束語

檔案在社會或學校中，都具有重要價值，因此實施有效的管理是非常必要的。本文通過對目前高職高專院校檔案信息化管理方面存在的問題入手，探尋相應的解決措施，以期為高職高專院校檔案管理信息化建設的進步和發展提供依據。

參考文獻：

[1]孫國哲.銀州區檔案局館加強汛期檔案安全管理[J].蘭臺世界：上旬，2013（9）：9.

[2]趙黎霞.中原經濟區檔案資源選取標準與數據庫設計[J].檔案管理，2013（5）：37-38.

課題：高職高專系部檔案信息化管理