會計檔案在信息社會中的合理配置

田敬

[摘 要]本文主要論述會計檔案在信息社會中發揮的重要作用，分析當前會計檔案在利用和配置上存在的突出問題，采取切實有效措施，加大對會計檔案在信息社會中的基礎性和深層次利用，使會計檔案更好地為社會經濟建設服務。

[關鍵詞]會計；檔案；社會；合理；配置

隨著社會經濟的不斷發展，會計檔案在信息社會中的開發與利用逐漸得到重視，并發揮了重要作用。當前，我國企業會計檔案信息在社會中的配置與利用還處于不成熟的早期階段，在會計檔案的配置與利用過程中仍存在不少問題，制約著社會經濟健康、快速發展。鑒于此，在現代信息社會條件下，我們必須高度重視會計檔案信息在社會中的配置和利用工作，采取切實有效措施，規范會計檔案制度，強化會計檔案安全監管，使其在信息社會中得到合理配置，為社會經濟發展作出會計檔案應有貢獻。

一、在現代信息社會中合理配置會計檔案的重要作用

1.會計檔案蘊含大量有價值的經濟信息，能夠為社會管理者經濟決策提供可靠的信息支撐。企業是社會發展的重要力量，會計檔案反映著企業內部重要經濟信息，記錄著企業經濟發展、演變過程中的諸多信息，同時對社會經濟決策具有重要參考價值。

2.合理配置會計檔案信息，將沉睡的會計檔案變成靈活的有用資源，使會計檔案在社會中得到合理利用，發揮最大作用。在社會中合理配置會計檔案資源是現代社會發展的需要，也是會計檔案工作的重要目的，通過將會計檔案資源進行合理、有效配置和整合，能夠將平時不多用的會計檔案充分利用起來，挖掘會計檔案潛力，使其在信息社會中發揮重要作用。

二、當前，會計檔案在利用和配置上存在的突出問題

1.會計檔案信息資源收集、整理工作不到位，致使會計檔案利用價值降低。提升會計檔案資源收集和整體能力是挖掘和利用會計檔案資源的先決條件，只有盡量豐富會計檔案資源才能夠滿足檔案使用者不斷增加的需求，使會計檔案資源在現代信息社會中永不落伍。當前，在信息社會中，會計檔案資源使用者對會計檔案資源數量和質量的要求日益提升，而我國許多企業在會計檔案資源收集和整理上存在一定問題，相關工作人員對會計檔案資源收集和整理工作不太重視，致使會計檔案資源匱乏，未能為會計檔案資源的利用打下良好的基礎條件。

2.會計檔案資源現代化管理體系尚未建立，不利于會計檔案資源在信息社會中的合理配置和利用，制約著社會經濟效益提升。二十一世紀是信息化時代，現代社會的飛速發展對會計檔案信息化建設提出了新的要求。從當前會計檔案信息化體系建設進度來看，雖然實現會計檔案資源管理信息化明確寫入“十五規劃”任務中，但現階段，我國會計檔案資源的信息化管理進程推進得十分緩慢，檔案信息網絡與電子檔案建立較為落后，達不到會計檔案在信息社會中合理配置和利用的要求。

3.會計檔案配置中不善于挖掘會計檔案信息服務特性，會計檔案信息安全保護形勢不容樂觀。首先，會計檔案信息資源為經濟社會服務，服務是其重要特性，在會計檔案資源的配置中，會計檔案資源在配置和利用中不善于挖掘服務特性，背離了會計檔案資源為社會建設發展服務的初衷；其次，會計檔案資源是具有價值的信息資源，做好會計檔案信息保護工作是會計檔案配置工作的又一重要要求。當前，我國對關系企業商業機密的會計檔案信息的保護不夠，開發、利用不太慎重，致使會計檔案機密信息資源不慎泄露，給企業造成經濟損失。

三、在信息社會中，合理配置會計檔案，發揮會計檔案資源作用的可行性措施

1.做好會計檔案信息的收集和整理工作，為會計檔案在社會中得到合理配置和利用提供前提條件。會計檔案的豐富性在很大程度上決定著檔案信息的深度與廣度，是衡量檔案信息作用的重要指標。會計檔案在信息社會整合與利用過程中，必須大力做好檔案資源的收集與整體工作，豐富會計檔案資源，盡可能滿足信息社會對檔案利用的需求。具體來講，我們應該把握好會計檔案資源在信息社會中的配置、利用規律，大力開展具有側重性和針對性的會計檔案信息收集、整理工作，為會計檔案在信息社會中的利用打好堅實基礎。

2.建立、健全會計檔案現代化管理體系，全方位做好會計檔案的開放和利用工作，落實會計檔案在信息社會中合理配置的目標。鑒于當前我國會計檔案信息管理較為混亂的局面，為使會計檔案資源在社會中得到合理配置和利用，建立和完善現代化會計檔案管理體系刻不容緩，這是合理配置會計檔案信息資源，發揮其巨大效能的有效途徑，同時也是現代信息社會對會計檔案工作提出的根本要求。在會計檔案現代化管理體系建設中，檔案管理者必須改變傳統檔案管理理念和手段，以信息化和現代化思想為指導，利用現代技術設備和系統，建立電子化會計檔案資源庫，為檔案資源合理、高效配置和利用提供良好條件。

3.注重挖掘會計檔案資源的服務特性和安全保護，促進會計檔案資源配置合理化。會計檔案資源歸根結底在于為社會經濟發展提供高效服務，突顯其重要經濟價值。在會計檔案資源配置中，檔案管理者應注重檔案信息服務性開發，探尋會計檔案資源與社會實用的結合點，使會計檔案資源配置更加合理；同時，建立嚴格、完備的安全機制保護會計檔案資源，對涉密的會計檔案資源應秉承合理、慎重開發理念，各專業部門和領導要嚴格把關，堅決防止會計機密信息資源泄露的情況發生，使會計檔案在安全環境中實現高效、合理的配置與整合，發揮會計檔案在現代信息社會中的巨大作用。

總而言之，會計檔案是具有經濟價值的寶貴信息資源，在現代信息社會中，會計檔案管理者一定要建立現代化的檔案管理系統，落實檔案安全保護機制，適度、慎重地做好會計檔案資源開發利用工作，使會計檔案在信息社會中的配置更加合理，不斷提升會計檔案資源的利用效率。

參考資料：

[1]路晶.企業會計檔案的作用與管理[J]；黑龍江交通科技；2010（11）.

[2]趙萍.淺談電力企業會計檔案的利用[J]；科技創新與應用；2012（15）.