高校檔案信息化建設(shè)的問題分析及對策研究

[摘 要]隨著信息化的發(fā)展，高校的檔案建設(shè)逐漸向著信息化的方向發(fā)展，雖然檔案信息化建設(shè)可以提高對信息資源的利用，為檔案管理工作提供了一定的便利，但高校檔案信息化的建設(shè)過程中還存在一定的不足之處，本文主要對這一系列的問題進行研究，并提出相應的措施對檔案管理的信息化進行完善。

[關(guān)鍵詞]高校檔案；信息化建設(shè)；問題

高校檔案簡單的說就是對高校的教育活動的記錄與保存工作，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展與信息化的進步，信息化在各行各業(yè)中的應用逐漸深入，所以對高校的檔案管理進行信息化建設(shè)，已經(jīng)是其發(fā)展的必然趨勢。信息化的檔案管理不僅可以提高校園檔案管理的水平，也是促進校園信息化、智能化發(fā)展的動力。

一、高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理的主要構(gòu)成，所以檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案管理的質(zhì)量。但目前階段，我國的高校檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)相對較低，很多管理人員都是由傳統(tǒng)方式過渡到現(xiàn)代的信息化管理，其自身的專業(yè)素質(zhì)與信息化技術(shù)水平較差，對新技術(shù)的接受能力也相對較慢，同時由于管理人員的年齡偏大，所以思想觀念相對較為落后，這一系列的問題都在一定程度上阻礙了信息化的發(fā)展，使高校信息化的管理沒有真正的實現(xiàn)信息化，而是延用了傳統(tǒng)的管理方式，限制了高校檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

現(xiàn)階段，我國的大部分高校檔案管理依然是通過人工方式進行管理，這主要就是由于信息化設(shè)備的不完善，例如，在很多高校沒有相應的計算機檔案，這也就無法開展檔案信息化管理的工作。出現(xiàn)這類問題的主要原因就是由于經(jīng)費的投資不足，國家雖然對教育上投入了大量的資金，但多數(shù)用于科研教育上，很少有用于檔案信息化建設(shè)的，這也就導致基礎(chǔ)設(shè)備的不完善，進而阻礙了高校的檔案信息化建設(shè)。

（三）認識不全面

相關(guān)的教育部門與高校領(lǐng)導對檔案信息化建設(shè)的認識存在一定程度的偏差，這也就導致對信息化的檔案建設(shè)沒有足夠的重視。首先就是沒有相應的發(fā)展目標，也正是由于對檔案信息化建設(shè)的認識偏差，導致各大高校在對檔案信息化建設(shè)的過程中沒有明確的目標與合理的規(guī)劃，使檔案管理工作無法進行；其次就是信息化的設(shè)備相對較為落后，而檔案信息化建設(shè)的主要工具就是計算機，由于認識的不足，所以相關(guān)的領(lǐng)導對設(shè)備的更新不進行重視，這也就無法達到檔案信息化管理的要求，難以進行實施工作。

（四）信息化的安全問題

隨著高校檔案管理信息化的建設(shè)，網(wǎng)絡技術(shù)的安全問題也受到關(guān)注，由于網(wǎng)絡在使用的過程中存在一定的風險，所以檔案管理的信息化也存在一定的風險。首先就是計算機的病毒問題，有惡意進行病毒植入，也有使用不當所產(chǎn)生的病毒，這對信息的完善與安全都有著直接的影響；其次就是黑客的存在，黑客問題較為常見，有很多黑客通過惡意的入侵來獲取信息資源，也有的是對網(wǎng)站進行破壞，以此來盜取或者破壞信息資料，這對檔案的管理都存在一定的安全隱患；最后就是操作上的失誤，有很多檔案管理人員對計算機技術(shù)并不熟練，也可以說是對檔案管理的信息化技術(shù)不熟練，這也就造成操作上的失誤，進而引發(fā)信息化的安全事故等。

二、對高校檔案信息化建設(shè)問題的解決措施

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)

由于檔案信息化的建立與檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著直接的影響，所以想要保障檔案管理工作的正常進行，就應該加大對管理人員的培訓力度，以此來提高管理人員綜合素質(zhì)，從根本上促進檔案信息化的構(gòu)建。首先，定期對檔案的工作人員進行培訓，加強其自身的思想品質(zhì)工作，并不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與計算機水平；其次就是加強對檔案管理工作人員的責任意識進行培養(yǎng)，以此來端正工作人員的態(tài)度，促使其主動的投入到檔案信息化建設(shè)中；最后就是要加強新型計算機人才的引入，加大招聘力度，以此來為高校檔案信息化管理注入新鮮血液，提高檔案管理隊伍的總體建設(shè)。

（二）加強領(lǐng)導的重視

檔案信息化的重點就是相關(guān)領(lǐng)導對其進行正確的認識，只有領(lǐng)導認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，才能從根本上支持與重視檔案信息化建設(shè)工作，并在工作的過程中想辦法拉入投資，不斷對基礎(chǔ)設(shè)備進行完善，并對信息化建設(shè)的過程中存在的問題進行改善。同時，在高校開展檔案信息化建設(shè)就應該對檔案信息化進行正確的認識，這就要求國家加強對高校領(lǐng)導的教育，使其充分的了解到檔案信息化建設(shè)對推動校園發(fā)展的必要性。

（三）完善法律法規(guī)

對相關(guān)的法律法規(guī)進行不斷的完善，以此來為高校檔案的信息化提供依據(jù)。在高校檔案信息化的管理過程中，由國家設(shè)立相應的法律法規(guī)來對其進行約束，可以在一定程度上保障信息化建設(shè)的規(guī)范性，并保障檔案管理信息化設(shè)備的安全。同時，學校在對檔案信息化建設(shè)的過程中應該堅持走標準化的道路，保障檔案建設(shè)的規(guī)范化，以此來促進我國高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（四）數(shù)字檔案信息的安全

由于現(xiàn)代檔案信息化中存在一定的安全隱患，所以在檔案的信息化建設(shè)過程中應對這一系列的問題進行解決。首先是對檔案進行長久的保存，并作好備份工作，以此來避免文件的破損或者丟失，也要對信息設(shè)備進行及時的更新，了解信息技術(shù)的發(fā)展動態(tài)趨勢；其次就是做好對病毒與黑客攻擊的防范問題，這就要求在校園局域網(wǎng)上進行加密處理；最后是在數(shù)據(jù)庫設(shè)置使用權(quán)限，并進行訪問的控制，在用戶進入數(shù)據(jù)庫的時候，做好身份認證，以此來避免不必要的損失，加強檔案信息化的安全建設(shè)。

結(jié)語

檔案的信息化建設(shè)對高校的發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，但當前階段的高校檔案信息化建設(shè)過程中存在一系列的問題需要解決。這就要求充分了解問題出現(xiàn)的原因，并通過正確的方式進行解決，從根本上促進檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展。

參考文獻：

[1]馬東薇.高校檔案信息化建設(shè)的問題及對策探討[J].科技資訊，2013（05）

[2]智通海.高校檔案信息化建設(shè)中的問題與對策思考[J].鹽城工學院學報，2011（06）

作者簡介：蘇媛，1985，女，寶雞文理學院教務處，長期從事教學管理和檔案管理研究。