關于加強建筑檔案管理工作的探討

孫秀霞

[摘 要]近年來在經濟快速發(fā)展推動下，建筑工程無論規(guī)模還是數(shù)量都迅速的擴大，這就對建筑工程檔案管理工作提出了更高的要求。因此為了更好的加強建筑工程檔案管理工作，則需要采取切實有效的措施，使建筑工程檔案管理工作步入良性的軌道，確保建筑檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。文中對建筑工程檔案管理工作中存在的主要問題進行了分析，并進一步對完善建筑檔案管理工作的具體措施進行了闡述。

[關鍵詞]建筑檔案；管理工作；問題；措施

建筑工程檔案是對建筑過程中各個環(huán)節(jié)的真實和客觀記錄，對其他工程建設具有指導性的作用。建筑檔案管理工作對于加快建筑工程技術的完善，推動城市建設工作的開展具有極其重要的作用，所以在當前經濟建設速度快速發(fā)展的情況下，需要做好工程檔案的管理工作。建筑檔案是城市建設活動的產物，是城市建筑經驗的積累，通過對工程檔案進行集中統(tǒng)一管理，可以確保建筑檔案的完整和規(guī)范，為城市規(guī)劃和建設提供必要的依據(jù)。而且城市發(fā)展過程中建設的所有建筑物和構筑物，在后期管理、維修和改擴建過程中都離不開工程檔案，而且在城市防災、減災和恢復重建過程中，都需要以工程檔案作為重要的依據(jù)，所以確保工程檔案的齊全和完整具有極其重要的意義。

一、建筑檔案管理中存在的主要問題

（一）施工管理原件缺失

目前在建筑工程施工過程中，有時設計和監(jiān)理單位下發(fā)的施工管理文件是復印件，原件缺失，這樣這使其無法滿足工程檔案管理質量的要求。

（二）工程質量驗收時缺乏書面資料

建筑工程施工時，為了確保質量，需要在一些質量控制點施工完成后進行質量驗收，但往往為了趕進度而導致現(xiàn)場驗收時沒有按要求進行書面簽字儀式，沒有形成書面資料，這就無法滿足工程檔案管理工作的要求。

（三）沒有按標準要求進行編制竣工文件

在進行工程竣工文件編制時，由于沒有嚴格按照要求來進行分類成冊，即使成冊的也存在缺少目錄或是目錄不準確的情況，甚至一些分部工程利用代用圖進行組卷，這樣就導致竣工文件中圖紙存在較大的缺失。

（四）施工驗收原始簽證資料格式不規(guī)范

在工程開始前沒有對原始施工驗收簽證資料的內容和格式進行統(tǒng)一的規(guī)定，而是在施工過程中對其內容和種類進行不斷的增添和更換，這樣就導致資料格式上很難達到統(tǒng)一和規(guī)范，在進行裝訂組卷時存在著許多的不便。

（五）原始資料書寫不認真

工程施工過程中在對原始資料進行書寫時，存在著字跡潦草、不規(guī)范、錯誤字的情況，對于修改的地方不蓋章也不簽字，這給工程檔案管理工作帶來了較大的難度。

（六）缺乏統(tǒng)一的管理模式

目前對于工程檔案的管理工作存在著較多的方式，部分管理較好的單位則成立了工程檔案室，由專門檔案管理人員對檔案進行管理，但很大一部分單位則由其他部門或是文書代管或兼管的情況，導致檔案材料不完整、不齊全的現(xiàn)象時有發(fā)生。

（七）缺乏復合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質較差，既缺乏檔案管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識，難以適應工作需要。

二、完善建筑檔案的管理工作的具體措施

（一）建立現(xiàn)場辦公制度

工程檔案管理人員要做到現(xiàn)場辦公，進行現(xiàn)場調查，參加技術例會，了解工程進展情況，做好詳細記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。做好項目檔案的示范樣本，現(xiàn)場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作，創(chuàng)出了重點工程服務的新路子，得到建設單位好評。

（二）統(tǒng)籌部署，健全管理體系

建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規(guī)律，工程檔案管理人員應盡早加入工程，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。

（三）加強工程檔案管理隊伍建設

首先，要配備檔案管理專業(yè)水平高、工作能力強的專職人員，負責文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩(wěn)定，并且對檔案管理人員進行大量業(yè)務指導和培訓。

（四）建立資料歸檔會簽制度

工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。

（五）拓寬新領域，擴大收集范圍

對國家基建項目歸檔范圍所規(guī)定的合同監(jiān)理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應當積極協(xié)同工程技術人員根據(jù)工程過程出現(xiàn)的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續(xù)性，反映工程運作全過程。

（六）有效利用計算機資源，建立檔案檢索系統(tǒng)

提高各部門的檔案管理水平、檔案工作的協(xié)調工作能力，方便各部門對檔案利用，藉以提高工作效率。

（七）竣工驗收備案與檔案管理工作結合

將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結合起來，委托各級城建檔案管理機構管理，對深化建設工程管理體制，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期有效的監(jiān)督機制是十分必要的。

三、結束語

在當前工程建設過程中，建筑檔案管理工作發(fā)揮著非常重要的作用，不僅對其他工程有參考借鑒作用，而且建筑物自身進行改擴建及維修過程中也需要以建筑檔案作為重要的依據(jù)，所以做好建筑檔案管理工作是至關重要的。建筑檔案管理工作的加強并不是幾個人就能實現(xiàn)的事情，其需要各責任主體和相關人員的共同努力，通過缺乏科學合理的管理措施，遵循相關的法律規(guī)章制度，確保建筑檔案管理工作更快、更好的發(fā)展。

參考文獻：

[1]李秀紅.關于建設項目工程檔案管理的思考.工程與建設.2010-10-15.

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