事業單位人事檔案管理的特點與要求

張杉杉

[摘 要]伴隨著事業單位改革的不斷推進，人事檔案工作歷經不平凡的歷程。如今，作為事業單位改革見證的人事檔案，正重新萌發著生機與活力，將以全新的面貌展現在事業單位改革發展的舞臺上。

[關鍵詞]事業單位；人事檔案管理；特點；要求

一、人事檔案在事業單位改革中的作用

在人事管理活動中形成記述和反映個人經歷和德才表現并以個人為單位結合起來的以備查考的人事檔案，是歷史地全面地了解一個人的必要手段，是確定和澄清個人有關問題以及進行正常的政治審查的憑證，也是研究和撰寫各類人物傳記與專業史的寶貴史料。人事檔案以其現實性、真實性和機密性著稱。在歷史上，特別是計劃經濟時期，它曾為我國的社會主義建設起過重要的作用。自改革開放以來，我國在人事檔案管理方面做了一些努力，進行了一系列改革，并先后頒布了《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等一系列人事檔案管理文件，為人事檔案管理工作提供了組織上和法律上的保障。在事業單位改革進程中，人事檔案繼續發揮著憑證、依據和參考的作用，諸如轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具出國、考研等有關證明。它為人事、人才開發提供信息和數據，在發現人才、選拔人才工作中起了不可替代的積極作用。在市場經濟不斷完善的今天，它隨著事業單位改革的深化，經歷著由不相適應到基本適應，由不完善到逐步完善的過程，并推動著事業單位改革的進一步發展。

二、事業單位的人事檔案管理工作有其特殊性

（一）人事檔案管理工作既具有一定的獨立性，又具有雙重的依附性

說其具有一定的獨立性，是因為人事管理工作是一項專門的工作，它有一套完整的理論、法規和方法，它有獨立的范圍、任務和程序，它有一支專門的管理人員隊伍，沒有任何工作可代替它。說人事檔案管理工作又具有雙重的依附性，是因為它既屬于人事工作的一部分，又屬于檔案工作的一部分。

（二）人事檔案管理工作既是一項政治性工作，又是一項專業性工作

人事檔案管理工作的政治性，首先表現在它與黨的政治路線、方針、政策有著密切的聯系。其次表現在人事檔案管理工作是一項政策性很強的工作。檔案信息的收集、鑒別、取舍、清理和利用等工作的開展，都是在一定的政策指導下進行的，它要求各級人事部門和檔案管理者必須高度重視、自覺搞好這項工作，使之有效地履行其政治使命。人事檔案是一項專業性的工作，這種專業性就體現在它具有獨立的對象即人事檔案。人事檔案產生于人事管理活動，有自己獨特的性質和功能。根據人事檔案的特點所從事的人事檔案的科學管理，是人事檔案管理的一項重要的要求，這就決定了人事檔案管理工作具有很強的專業性。再次表現在人事檔案管理工作具有專門的工作方法，它要求按照一定的原則、方法和科學的程序，完整、準確、系統地保管好人事檔案，準確、迅速、及時地開發人事檔案信息。

（三）事業單位檔案保存了社會活動的重要基本信息

事業單位主要包含科技、教育、文化和衛生行業，是一個國家基礎而且重要的社會活動，而檔案是對這一切社會活動的記載。文化檔案可以為人們留下寶貴的精神財富，科研檔案是提高國家發展水平和競爭力的重要材料，教育和醫療衛生檔案是提高國民素質和健康水平的重要載體，這些檔案是整個國家和社會的寶貴財富。因此事業單位是我國的重要信息管理機構，它雖然不是政府機構，但是事業單位的檔案可以為國家各機關提供信息支持。事業單位檔案包括其從業人員的人事檔案，是維護單位與職工正當權益的憑證，但人事檔案只是事業單位檔案的很小一部分，事業單位檔案主體主要是其從事各項工作所產生的公務記錄，其不僅是事業單位開展現有工作的必備材料，也是文化傳承、科技興國和依法治國的基石。因而檔案管理工作是每個事業單位的一項重要的、不可或缺的基礎性工作。

（四）人事檔案管理工作既是一項服務性工作，又是一項保密性的工作

人事檔案管理工作的根本目的就是為人事工作和其他有關工作服務。人事檔案管理工作的服務性是它賴以生存和發展的基礎。人事檔案管理工作的保密性是由人事檔案的機密性所決定的。人事檔案記載著人的政治、業務、學術的經歷和活動.它從側面反映了我們黨和國家及各級組織單位的各項工作的活動情況，這些情況大都是需要保密的，尤其是領導干部、著名科學家等。因此，人事檔案的內容必須對外保密。

如上所述，這些方面的性質、特點互相聯系，互相依存，互相制約，組成一個統一的有機整體。它是處理人事檔案管理工作的依據。

三、事業單位人事檔案管理工作的要求

（一）人事檔案管理工作必須堅持為人事工作、為改革開放和構建社會主義和諧社會服務這個總的政治方向和原則，并把這一基本原則貫穿到人事檔案管理工作的各個環節中去。

（二）必須維護人事檔案的真實性和完整性。真實性是完整性的基礎，但真實性離不開完整性。只有既維護人事檔案的真實性，又維護人事檔案的完整性，才能使人事檔案完成其為全面地、歷史地了解人提供可靠依據的使命。

（三）必須實行人事檔案管理的集中統一。人事檔案必須統一由人事部門管理。流動人員檔案的管理必須在組織、人事部門批準認可的人才市場統一管理，任何個人不得保存人事檔案材料。

（四）必須嚴守人事檔案機密。人事檔案記載著各種人員的歷史和現實的各方面的情況，有的從某一側面反映國家機密，有的屬于個人的隱私，因此，要求人事檔案管理工作者嚴守人事檔案機密，嚴格執行和遵守保密制度，維護人事檔案的安全。

（五）人事檔案管理工作是一項專業性、技術性很強的工作，必須加強人事檔案的科學研究工作，提高管理水平。

總之，科學、規范的檔案管理關系著事業單位的穩步、健康發展，所以，事業單位應該從各個方面出發，尋找出適合其單位實際情況的檔案管理方法，才能夠在保證檔案管理質量的基礎上促進單位發展，達到有效服務于社會的目的。

參考文獻：

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