針對現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案管理

陳文靜

[摘 要]在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，信息化技術(shù)的運用越來越廣。在管理上科技信息化技術(shù)發(fā)揮了重要的作用。在現(xiàn)代企業(yè)制度下進行的企業(yè)檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展有一定的促進作用，但是有利就有弊，在現(xiàn)行大的企業(yè)檔案管理中還存在著一定的問題。例如在企業(yè)檔案管理中專業(yè)性知識不夠，企業(yè)不重視檔案管理工作，對于檔案管理的安全性保護不夠等。因此要想全面的將問題解決。必須提高企業(yè)的檔案管理，本文將根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案管理綜合分析。并針對具體存在的問題及解決的對策具體闡述。以促進人們對企業(yè)檔案管理的全方面認識。

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理；信息化

企業(yè)檔案管理的科技化發(fā)展在一定程度上促進了企業(yè)的發(fā)展。且在企業(yè)的管理中發(fā)揮著重要的作用。因此在依托現(xiàn)有的企業(yè)主管部門老全面的管理好檔案建設(shè)。并加強企業(yè)內(nèi)各個部門之間的聯(lián)系。針對企業(yè)人員對檔案知識的了解狀況，及時的普及檔案管理知識，以促進其企業(yè)的檔案管理工作更好的發(fā)揮其作用。檔案管理在企業(yè)管理中涉及的方面較廣泛，在管理中也發(fā)揮著不可替代的作用。因此，要實現(xiàn)企業(yè)的全面發(fā)展，必須加強對檔案工作的全面管理。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

針對企業(yè)檔案管理中存在的問題來看。主要是因為對檔案管理工作不夠重視，辦公設(shè)備落后，并沒有應(yīng)用先進的信息化技術(shù)手段。這在檔案的管理工作中將會嚴重影響檔案管理工作的質(zhì)量。

（一）企業(yè)檔案管理工作不受重視

在一般的企業(yè)當(dāng)中，對于企業(yè)檔案管理工作都不是十分的看重只是將檔案管理看作為合同文件管理等的管理成為一般工作人員的附屬工作。其中除了對合同文件、人事檔案等進行管理外，其他的資料信息都沒有形成有效的檔案進行管理。由于企業(yè)沒有完善的檔案管理制度，所以客戶信息以及業(yè)務(wù)資料等都附著于工作人員身上，當(dāng)工作人員發(fā)生流動的時候就會導(dǎo)致這些資料信息的流失直接導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)生業(yè)務(wù)的損失。

（二）企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)性不夠

即便企業(yè)對于檔案管理工作有了足夠的認識，但在檔案管理人員的安排上卻明顯有著專業(yè)性不夠的問題。這個問題主要體現(xiàn)在檔案的分類結(jié)構(gòu)不合理和檔案管理素質(zhì)不高等的問題上。首先，如果檔案的分類結(jié)構(gòu)不合理則直接可能導(dǎo)致檔案信息不能夠得到有效的利用娘費資料信息獲取的時間從而使檔案管理失去其真正的作用。其次企業(yè)的檔案管理人員一般不具備檔案管理的基礎(chǔ)理論的專業(yè)知識因此對檔案管理工作的重視度會有所欠缺從而導(dǎo)致檔案管理的工作態(tài)度低下影響檔案管理工作。

（三）企業(yè)檔案管理沒有應(yīng)用信息化的辦公手段

盡管在現(xiàn)在的企業(yè)管理制度當(dāng)中已經(jīng)廣泛應(yīng)用了信息化的辦公手段來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙張辦公，但企業(yè)檔案管理卻仍然只是單純的停留在傳統(tǒng)紙張辦公形式當(dāng)中，不能夠?qū)⑵髽I(yè)的檔案形成信息方便于各個部門的應(yīng)用和查詢。

二、如何改善企業(yè)檔案管理中存在的問題

針對檔案管理中存在的問題要想全面的解決，必須了解問題的本質(zhì)。從根源解決。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理意識，跟上時代的發(fā)展腳步，并依照相關(guān)的法律，對檔案全面的管理。如下對具體的解決對策詳細闡述。

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高認識

在市場經(jīng)濟發(fā)展不斷深入的今天，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)摒棄計劃經(jīng)濟關(guān)于企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)思想認識，轉(zhuǎn)變思想，更新觀念，提高對檔案工作的認識，認識到檔案工作在企業(yè)發(fā)展中所起的重要作用：企業(yè)如果不注重對檔案信息資源進行有效積累、管理和開發(fā)利用，企業(yè)就會在改革的浪潮中失去方向。要提高企業(yè)管理人員的檔案意識，通過對《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的宣傳，使企業(yè)管理人員認識到檔案是企業(yè)的財富，是企業(yè)寶貴的信息、資源和無形資產(chǎn)，是企業(yè)做好各項工作的重要依據(jù)，也是企業(yè)解決各種糾紛、保障企業(yè)合法權(quán)益的不可替代的證據(jù)，企業(yè)檔案管理和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理密不可分。

（二）推進依法治檔

《檔案法》是我國第一部關(guān)于檔案工作的專門法律，為企業(yè)檔案依法管理提供了保障。市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，企業(yè)檔案工作也要相應(yīng)納入法制軌道，企業(yè)管理者應(yīng)把企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律行為范圍之內(nèi)。企業(yè)檔案管理者應(yīng)加強法制觀念，時刻以法律的準(zhǔn)繩來衡量自身的檔案工作，要依據(jù)現(xiàn)代企業(yè)制度和轉(zhuǎn)型改制的實際情況，積極配合檔案行政管理部門制定出適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求的管理制度，減少檔案制度原則性條款，增加可操作性條款，以規(guī)范企業(yè)檔案工作行為，真正做到有法可依、有法必依。檔案行政管理部門也應(yīng)全力推進“依法治檔”，在指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查企業(yè)檔案工作時，要少些行政命令，多用法律來規(guī)范企業(yè)行為，正確認識和處理行政執(zhí)法和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的關(guān)系，根據(jù)當(dāng)前企業(yè)所有制多元化的特點，制定不同的辦法、制度，采取不同的指導(dǎo)監(jiān)督方式，推行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督形式、內(nèi)容和方式的多元化。對國企的改革，檔案行政管理部門必須依法加強重點監(jiān)控，以防止國有企業(yè)檔案在產(chǎn)權(quán)變動過程中流失。

（三）充分發(fā)揮企業(yè)行業(yè)主管部門的作用。

按照國務(wù)院機構(gòu)“除部委一級局有部分直屬企業(yè)外，一般工業(yè)局不再直接管企業(yè)，地方的情況也大體如此”的規(guī)定，原有企業(yè)的專業(yè)主管機關(guān)職能將發(fā)生變化，已很難像以往那樣實行按專業(yè)集中統(tǒng)一管理檔案，對企業(yè)檔案的管理將轉(zhuǎn)為以“塊”為主的管理體制，所以對企業(yè)檔案工作的管理應(yīng)大大依靠各級行業(yè)部門。一是吸取“條塊”結(jié)合的歷史經(jīng)驗，從中央到地方各級檔案行政管理部門與相應(yīng)各級行業(yè)部門實現(xiàn)有機結(jié)合，依靠他們從宏觀上對企業(yè)檔案工作提出規(guī)范化管理要求，并爭取納入企業(yè)資產(chǎn)管理的范疇；二是檔案行政管理部門依靠各部委作為對所屬企業(yè)檔案工作進行宏觀調(diào)控的一個支撐點，積極做好企業(yè)檔案工作。

三、總結(jié)

針對現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作中，要重視信息真實、安全的重要性。并提升企業(yè)內(nèi)部人員對檔案管理的認識，促使在檔案管理工作中能夠發(fā)揮積極的作用，企業(yè)檔案管理在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。記載著企業(yè)的發(fā)展歷史。因此要全面加強檔案管理人員的專業(yè)性，保證信息的質(zhì)量性。以此來完善我國的企業(yè)管理，促進現(xiàn)代經(jīng)濟體制下企業(yè)的蓬勃發(fā)展。

參考文獻：

[1]王旭東論檔案文化資源的開發(fā)利用云南大學(xué)20130601