淺析檔案管理信息化建設(shè)

范悅

[摘 要]隨著科技信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域里得到了廣泛的應(yīng)用，信息化管理開(kāi)始登上歷史舞臺(tái)。信息化管理的應(yīng)用極大的提高了管理效率，更快、更好的推動(dòng)了企業(yè)的發(fā)展。檔案管理信息化是信息化管理的重要組成部分，檔案管理的信息化建設(shè)也關(guān)系著各企事業(yè)單位的發(fā)展。本文對(duì)檔案管理信息化的內(nèi)容及必要性進(jìn)行簡(jiǎn)單的介紹，分析目前在檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，并探討加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的主要措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化建設(shè)；問(wèn)題；措施

引言

檔案管理信息化已經(jīng)廣泛應(yīng)用于目前的檔案管理工作當(dāng)中，而加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)是保障檔案管理效率的重要基礎(chǔ)。在目前的檔案管理信息化建設(shè)中還存在人才缺乏、技術(shù)缺失、管理體系不完善等諸多問(wèn)題，影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。因此，探討檔案管理信息化建設(shè)的措施勢(shì)在必行。

1.檔案管理信息化的主要內(nèi)容及必要性

1.1檔案管理信息化的主要內(nèi)容

檔案管理信息化主要是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)處理、管理檔案信息資源，并為檔案信息資源提供信息化的服務(wù)。檔案信息管理的主要內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：一、將檔案信息管理向數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化的方向推進(jìn)；二、實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)及利用一體化，對(duì)電子檔案的歸檔及管理，電子信息資源的標(biāo)識(shí)、查詢及管理等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)；三、通過(guò)對(duì)檔案信息的管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。

1.2檔案管理信息化的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)是我國(guó)檔案管理的必然趨勢(shì)。首先，檔案管理的信息化可以有效的提高檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，避免文檔的存積；其次，檔案管理信息化可以方便對(duì)文檔的補(bǔ)漏，檔案管理人員僅僅需要對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，在計(jì)算機(jī)上對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行檢索，即可以方便的找出檔案管理中的問(wèn)題，及時(shí)的補(bǔ)漏；再者，檔案的信息化管理可以有效的實(shí)現(xiàn)信息的開(kāi)放性及共享性，提高工作的效率；另外，檔案管理的信息化可以緩解檔案供需之間的矛盾，有效的提升檔案信息的質(zhì)量；最后，目前高科技文件的大量開(kāi)發(fā)與利用，增強(qiáng)了檔案載體的多元性及內(nèi)容的創(chuàng)新性，因此，對(duì)管理手段的要求也逐漸的提高，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不足以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

2.檔案管理信息化建設(shè)中的主要問(wèn)題

2.1對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)程度不足

對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)程度不足是檔案管理信息化建設(shè)中面臨的重要問(wèn)題之一。首先，檔案管理信息化作為一種新的檔案管理手段，在管理方式及管理理念上與傳統(tǒng)的檔案管理有些許的差異。在實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理向信息化管理的過(guò)程中，檔案管理人員不能夠正視這一轉(zhuǎn)變；其次，檔案管理信息化建設(shè)需要資金及時(shí)間投入，很多檔案管理部門人員認(rèn)為必要性不大，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

2.2缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

專業(yè)的檔案信息化管理人才缺乏是檔案管理信息化建設(shè)中的主要問(wèn)題。這一問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，檔案信息化管理是結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為一體的管理，對(duì)從事信息化管理的人員要求相對(duì)比較高，不僅需要具備檔案管理方便的經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)的素質(zhì)，而且要具備一定的技術(shù)能力及管理能力。而目前，具備全面能力及素質(zhì)的人才極度缺乏；其次，目前從事檔案信息化管理的人員不僅技術(shù)能力不足，管理經(jīng)驗(yàn)缺乏，而且人員的穩(wěn)定性不足，對(duì)于工作內(nèi)容剛剛熟悉，便離職或調(diào)離崗位，從而導(dǎo)致檔案信息化管理人員不能夠滿足應(yīng)有的需求；再者，檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)程度不足，不能夠嚴(yán)格的按管理的要求來(lái)進(jìn)行檔案管理，使得檔案信息化管理不能夠有效的開(kāi)展。

2.3缺乏資金支持

檔案信息化管理的過(guò)程中資金投入不足也是影響檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。首先，檔案信息化管理所需的資源及設(shè)備需要大量的資金支持，而在當(dāng)前很多單位和部門的缺乏檔案建設(shè)資金來(lái)源，使用其它經(jīng)費(fèi)來(lái)進(jìn)行建設(shè)也只能起到非常小的作用；其次，有些單位雖然有相關(guān)的經(jīng)費(fèi)，但是相對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)來(lái)講，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足檔案信息化管理的要求，導(dǎo)致在相關(guān)設(shè)備的采購(gòu)中，不能夠?qū)⒃O(shè)備配備齊全，或者設(shè)備達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。

2.4檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)缺失

檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中技術(shù)缺失也是管理中面臨的重要問(wèn)題之一。檔案信息化管理的中所需要的技術(shù)相對(duì)比較專業(yè)，檔案信息化管理人員相關(guān)的設(shè)備及硬件設(shè)施使用不夠明確，導(dǎo)致很多設(shè)備的應(yīng)用功能得不到有效的發(fā)揮。加之，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)及技術(shù)管理缺乏，導(dǎo)致在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中不能夠達(dá)到檔案管理信息化所應(yīng)有的作用。這種技術(shù)缺失及技術(shù)指導(dǎo)的缺乏，也嚴(yán)重影響著檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.5檔案管理信息化的管理體系不完善

檔案管理信息化的管理體系不完善也是檔案管理信息化建設(shè)中的重要問(wèn)題。一方面，檔案信息化管理中沒(méi)有完善的質(zhì)量控制及標(biāo)準(zhǔn)體系，導(dǎo)致檔案信息化管理的效果不能夠得到有效的檢驗(yàn)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的效果；另一方面，檔案管理信息化建設(shè)中缺乏有效的開(kāi)發(fā)利用體系。導(dǎo)致對(duì)檔案的管理不到位，無(wú)法有效的進(jìn)行信息的檢索及信息化管理的發(fā)展方向。

3.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的主要措施

3.1強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化的思想認(rèn)識(shí)

加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的思想認(rèn)識(shí)是檔案管理信息化建設(shè)的主要措施之一。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的相關(guān)宣傳及培訓(xùn)，明確檔案信息化管理的重要性及必要性，提高檔案信息化管理工作人員對(duì)管理模式轉(zhuǎn)變的認(rèn)識(shí)；其次，強(qiáng)化對(duì)各單位領(lǐng)導(dǎo)人員的責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員能夠積極帶動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。

3.2加強(qiáng)檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的重要措施。首先，各單位加大對(duì)檔案信息化管理專業(yè)人才的引進(jìn)，使大量具備技術(shù)能力、管理能力及檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才加入到檔案管理信息化建設(shè)的隊(duì)伍中來(lái)；其次，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，使得現(xiàn)有的檔案管理人員能夠掌握檔案信息化管理的能力及技術(shù)；再者，提高對(duì)檔案信息化管理人員的管理力度，避免人員流失而影響建設(shè)工作的開(kāi)展。

3.3加大對(duì)檔案管理信息化的資金投入

加大對(duì)檔案管理信息化的資金投入是保障檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面，政府部門要在經(jīng)費(fèi)的供給中列入檔案建設(shè)的相關(guān)部分，確保各單位有專門的資金支持檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展；另一方面，各單位要充分的利用經(jīng)費(fèi)，按要求進(jìn)行相關(guān)設(shè)備及軟件的配備，保障檔案管理信息化建設(shè)具備相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

3.4加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)

加強(qiáng)對(duì)方案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指導(dǎo)能夠有效的保障檔案信息化管理工作的開(kāi)展。首先，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)所需的技術(shù)進(jìn)行梳理，明確技術(shù)要求及標(biāo)準(zhǔn)；其次，聘請(qǐng)相關(guān)的人員或利用部門具有相當(dāng)技術(shù)水平的人員對(duì)其它人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，確保對(duì)相關(guān)的硬件設(shè)備、軟件知識(shí)能夠有效的掌握，對(duì)檔案信息化管理中的相關(guān)應(yīng)用能夠全面的了解并掌握。

3.5建立完善的檔案信息化管理體系

建立完善的檔案信息化管理體系是開(kāi)展相關(guān)工作的基礎(chǔ)。首先，要建立完善的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)及目標(biāo)要求進(jìn)行明確的規(guī)定，以保障檔案信息化管理能夠有方向的指導(dǎo)和必要的約束；其次，建立完善的開(kāi)發(fā)利用體系，對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)及信息咨詢服務(wù)等一系列流程進(jìn)行有效的規(guī)范，開(kāi)發(fā)有效的信息技術(shù)及檢索工具，提高信息化管理的技術(shù)水平，從而在有效實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。

4.結(jié)束語(yǔ)

本文介紹了檔案管理信息化的主要內(nèi)容，明確了檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，探討了檔案管理信息化建設(shè)的有效措施，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的高效發(fā)展提供了保障。

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