交通檔案管理信息化建設研究

付百軍

[摘 要]隨著經濟的發展，科技的進步，我國的交通事業也取得一定的進步，各地在交通系統中的工作也取得了很好的成績。在我國信息資源建設中，交通檔案屬于非常重要的內容之一，而在交通行業的發展中，最為重要的信息資源便是交通檔案。本文主要探討了交通檔案的信息化建設這一問題，旨在為我國交通檔案管理的信息化建設提出一點意見和建議，加快實現我國交通檔案管理的信息化。

[關鍵詞]交通檔案管理；信息化；必要性；途徑

當前，隨著信息化時代的發展，信息技術已經滲透到社會發展的各個領域，同時也巨大的改變著人們的社會活動。傳統的檔案管理的方法和觀念已經不再適應新時代的檔案管理工作的需求。尤其是在交通檔案的管理中，通過信息化管理，能夠最大限度的方便管理人員和使用者。隨著全國信息化建設步伐的加快，如何實現交通檔案管理的信息化建設，成為廣大交通檔案的管理人員不得不面對的一個重要課題。

一、交通檔案管理信息化建設的含義及其意義

交通檔案管理的信息化建設指的是通過使用計算機網絡，對交通系統的檔案、資料進行管理，從而達到便于使用者進行查找檔案或使用檔案，而且還能夠充分的發揮檔案的作用的目的。廣泛應用交通檔案，實現檔案管理的標準化、規范化以及科學化，是現代交通檔案管理的重要工作內容。一般來說，交通檔案的信息化建設的主要內容有硬件建設（基礎設施的建設）、軟件建設（信息平臺的建設）、電子檔案的收集和紙質資源電子化（信息資源的建設），以及檔案的規范建設、標準建設和人才隊伍的建設等。

交通檔案管理的信息化建設在交通管理中具有重要的意義。一方面，通過對文獻信息的二次加工，能夠有效的縮短交通檔案的加工時間，從而提高信息的有效性。另一方面，檔案管理的信息化建設，能夠通過一次投入資金，獲得許多次的成果。在進行信息加工的時候，交通檔案管理可以彌補在管理過程中存在的資金缺乏的問題。此外，通過建設交通檔案的信息化，能夠利用計算機平臺，將信息成果在交通網站中進行公布，很好的實現了信息管理工作和新技術的結合。

二、交通檔案管理的信息化建設現狀和信息化建設的必要性

當前隨著經濟的發展，科學技術的進步，信息化、無紙化以及辦公自動化等成功應用以后，我國的交通檔案管理工作取得了一定的進展，出現了機讀的文件。這就要求我們為這些文件提供電腦空間，通過分類存放，能夠隨時的將這些文件從信息系統中挖掘出來，實現檔案的真實性、系統性和價值性。但是在一些基層的交通檔案管理部門，往往存在著在信息化的管理過程中，相對比較落后，檔案的規范化和標準化不夠，而且有的地方檔案部門還是重視紙質的檔案，缺乏交通檔案的電子化、信息化的意識。在檔案信息的管理人員素質方面，還有待于提高。正是因為在交通檔案管理的信息化建設中的現狀，才有必要進行交通檔案管理的信息化建設。

從交通檔案管理的信息化建設現狀方面來看，我國的交通檔案管理工作必須要進行信息化建設。另一方面，從交通檔案管理的優勢方面來說，也應當加快交通檔案管理的信息化建設。與傳統的檔案管理相比，建設交通檔案管理的信息化，具有收集方便、處理方便、使用方便、存儲方便以及傳輸方便等優勢。

首先，交通檔案管理的信息化建設，在進行信息收集的時候，非常的方便。由于在信息化的過程中，在收集檔案和存儲檔案的時候是通過OCR識別、圖像掃描以及手工輸入等手段來實現的。因此，檔案資料都是通過數字化的信息進行存儲，這有有效的減少了資料丟失以及資料的時間相對滯后等現象。

其次，交通檔案管理的信息化建設，在進行處理的時候，非常的方便。傳統的檔案管理工作多以紙質或實物資料為主，這就導致了在進行信息處理的時候，以人工編制為主，而且容易出現破損等問題。在保存的時候，也要設置特定的環境或條件。通過交通檔案管理的信息化，既方便了信息的編制和處理，而且還有效的節約了儲存空間。

再次，交通檔案管理的信息化建設，在儲存的時候，非常的方便。傳統的實物的、紙質的檔案資料往往儲存了很長時間以后，如果儲存條件不佳或變質的情況下，這些資料很容易出現破損的現象。而通過建設交通檔案管理的信息化，在大容量硬盤、光盤更新以后，使得交通檔案在儲存的時候變得非常的方便，既消除了儲存環境對資料保存的影響，又有效的節約了空間。

第四，建設交通檔案管理的信息化，在使用的時候，非常的方便。傳統的檔案材料在進行檢索和使用的時候非常的復雜，這就導致了檔案材料在應用的時候，檢索的速度比較低，工作效率也相對較低。通過建設交通檔案管理的信息化以后，使用者可以迅速的在許多的資料里，瞬間定位到自己要查找的資料，在輕松的在短短的幾秒鐘內，便可以完成查找檔案的工作。因此，建設交通檔案管理的信息化，最為明顯的優勢便是能夠很好的方便用戶使用。

最后，建設交通檔案管理的信息化，在傳輸的時候，非常的方便。隨著計算機以及互聯網技術的飛速發展，在進行檔案資料的檢查和存貯利用的時候，已經不再局限于內部單位使用。檔案資料可以通過網絡來實現檔案資源的檢索和傳輸，實現全球資源共享，而且用戶能夠在得到授權的前提下，實現異地檔案資料的檢索和提取工作。

三、交通檔案管理信息化建設的途徑

在參考相關文獻資料和結合個人經驗的基礎上，筆者認為，為有效的建設交通檔案管理的信息化，在進行建設的時候，應當從以下幾個方面來落實。

首先，建設交通檔案管理的綜合系統。一方面，應當建立面向市場的檔案信息資源的利用與開發的領導體系。從功能上來看，檔案工作的目標是通過查找、檢索等實現利用檔案。因此，檔案的質量主要是通過是否便于使用這一點來檢驗的。從這一點來看，建立健全檔案管理的網絡組織和領導體系，對于交通檔案管理的綜合系統非常的重要。在領導的帶領下，協調和指導相關部門的工作，進而共同的做好交通檔案管理的信息化建設。另一方面，在對各種檔案進行分類和保密等級的基礎上，將交通系統的檔案統一的進行計算機網絡化管理。通過網絡化管理，來促進綜合系統的檔案資料的深層次開發和綜合利用，進而實現對檔案管理的科學化、規范化和標準化，進一步滿足交通檔案管理的信息化建設的需要。

其次，嚴格規范交通檔案信息化管理的各項工作。具體來說，主要應當從以下三個方面來落實。一方面，應當建立健全檔案的管理制度，主要包括建設檔案人員的崗位責任制度，安排合適的工作人員對交通的相關文件進行管理，管理資料、歸納資料和分配資料。同時，還應當，不斷的完善文件歸檔制度。檔案管理人員在接收到文件以后，應當及時的對檔案進行規范化和完整化的管理。此外，在交通檔案的保密制度、利用制度和保管制度上來看，應當加大管理的力度，確保交通檔案的安全性，從而充分的發揮交通檔案的作用。另一方面，從交通檔案管理員的綜合素質來看，應當通過培訓等措施，提高檔案管理員的工作能力和個人素質。在當前我國多數的檔案管理員中，存在著從業人員的素質相對較低的現象，多數管理員工屬于兼職人員。這將非常不利于交通檔案管理的信息化建設，因此，為加快交通檔案管理的信息化建設步伐，必須提高檔案管理員工的綜合素質，提高管理員工的政治素質、道德素質和專業素質。具體來說，應當加大對交通檔案管理人員的培訓，或在招聘的時候，提高對檔案管理人員的要求，盡量挑選專業能力強、個人素質高的全職管理人員。最后，在進行交通檔案管理的時候，還應當加強技術的建設，以推進勘察檔案和設計檔案的信息化程度。在科技信息活動中，作為科技活動的真實記錄，在對檔案進行勘察和設計的時候，非常的重要，尤其是勘察單位的發展和自主創新能力，是重中之重。檔案信息具有重要的參考和借鑒價值，因此，通過科技創新，在企業管理部門與檔案部門結合的基礎上，對管理過程中的難點以及科研重點進行及時而準確的編制，能夠有效的提高檔案管理的可靠性，確保科技信息的完整性和準確性。通過技術創新，來提高檔案管理員以及科研人員的創新能力，從而為設計勘察單位提供多樣化的服務，更好的促進設計勘察單位的發展。

再次，從觀念上進行改進，變被動的服務為主動的服務。交通檔案最主要的職能便是為用戶提供檢索和查詢的利用功能。因此，交通檔案管理工作屬于一項顯著的服務工作，在進行交通檔案管理的信息化建設的時候，應當積極的轉變觀念，變被動的服務為主動的服務。具體來說，應當從以下兩個方面來完善：一方面，應當積極的完善檢索的工具，便于及時的掌握交通檔案建設的信息動態。在完善檢索工具的時候，應當遵循科學和實用的原則，不斷的豐富交通檔案資料的內容，從而提高交通檔案的完整度。通過專業的渠道或方法，不斷的對交通檔案進行整理，從而便于使用檔案和查找檔案。同時，檔案管理的主要部門，還應當積極的掌握和收集各個交通部門的信息，在信息收集的基礎上，對檔案資料進行加工、處理，包括匯編交通檔案資料中的基礎數據，增加介紹交通檔案資料的相關工程項目等內容，從而讓領導者及時的了解交通的發展情況，進而為領導的方案計劃提供一定的依據。另一方面，交通檔案管理的信息化建設應當非常注重對信息的反饋。交通檔案對交通部門來說，屬于非常重要的，可再利用的資源。因此，從事交通檔案管理的工作人員應當在固定的時間，對于收集到的資料和信息進行反饋和整理，以方便領導及時進行處理。比如在編制交通檔案的時候，可以通過運用效果實例來對檔案進行匯編，來反饋信息。值得注意的是，加強信息反饋，不僅僅指的是反饋檔案資料的內在價值，而是在一定程度上提高社會檔案的意識。如果情況允許，可以對檔案管理的工作進行一定程度的宣傳，從而最大限度的加快交通檔案管理信息化建設的速度。因此，通過強化對信息的反饋，能夠變被動為主動，推進交通檔案管理的信息化建設。

四、結語

綜上所述，本文首先對交通檔案管理信息化建設的含義及其意義進行了分析，然后就當前我國在交通檔案管理的信息化建設的現狀和進行信息化建設的必要性問題進行了探討，最后重點研究了當前我國實行交通檔案管理的信息化建設的途徑。通過研究，交通檔案管理的信息化建設，已經成為交通檔案管理的重要趨勢。各交通單位應當積極的探索適合當地發展的交通檔案管理的信息化，更好的服務于我國的交通事業。

參考文獻：

[1]曹偉.探索社會保險業務檔案信息網絡化的途徑和利用，更好服務民生[J].勞動保障世界（理論版）.2013（12）

[2]陳競亞.抓住重點理清思路加快檔案信息化和檔案保護技術前進步伐[J].廣東檔案.2013（01）

[3]王芝萍.關于科技檔案實體管理與現代化檔案信息技術融合問題的研究[J].科技創業家.2013（22）

[4]付秀穎，孫紹慧.淺析我國檔案信息化建設的現狀及問題對策[J].辦公室業務.2013（23）

[5]許曉云.以公眾為中心以服務為主題推動檔案信息網站的建設與發展[J].廣東檔案.2012（06）

[6]周艷華.企業檔案信息門戶網站建設的思考與實踐——以中國移動廣東公司為例[J].廣東檔案.2012（05）

[7]張力.檔案管理的跨越——計算機技術應用給檔案管理帶來的變化[J].科技檔案.2013（03）

[8]張振嵐，何曙霞，張丹.檔案信息化與檔案工作者應具備的信息素質[J].治黃科技信息.2012（03）

[9]莫潔.信息化條件下檔案數據整編方法研究——以廣東省水利數據中心為例[J].廣東檔案.2013（01）