檔案管理信息化制約因素及應對措施

方鳳英　陳志文

[摘 要]現階段檔案管理信息化的制約因素主要表現在三個方面，其中最根本的問題是現階段檔案信息化管理的基礎工作不牢靠，最核心的問題是檔案管理工作的保密性極差，最亟待解決的問題是檔案管理工作的工作人員素質普遍較低。針對這樣的制約因素，我們一方面要夯實基礎，另一方面要完善網絡管理機制，同時還要加大對人才的培養力度。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；制約因素；應對措施

前言

隨著現階段科技的發展和時代的進步，各個行業均已經開始采用信息化管理模式，檔案管理工作也不例外。檔案管理信息化具體是指在進行檔案管理過程中，應用相應的信息化技術對檔案資源進行合理的開發、利用、采集等等，最終實現檔案資源的社會共享。但是追究現階段檔案管理的現狀，卻呈現出來管理現狀不適應檔案事業發展的特征，具體表現為檔案業務的重心不合理。本文將系統分析現階段檔案信息化制約的因素，并針對這些制約因素提供具體應采納的應對措施，具有一定的現實意義。

一、簡析檔案管理信息化的制約因素

現階段檔案管理信息化的制約因素主要表現在三個方面，其中最根本的問題是現階段檔案信息化管理的基礎工作不牢靠，最核心的問題是檔案管理工作的保密性極差，最亟待解決的問題是檔案管理工作的工作人員素質普遍較低。事實上，制約檔案管理信息化的因素有很多，但這三個因素為最需要解決的因素，只有從根本、核心和眼前的現狀著手，才能夠保證檔案信息化管理的科學合理。

檔案管理的信息化管理基礎工作不牢靠方面，主要表現在硬件和軟件兩個方面。硬件方面存在的最主要問題為檔案管理信息化的工具不健全，檔案管理信息化原則上需要的工具有很多，包括光盤、打印機、掃描儀、相機、磁盤等等，這些硬件設施只有齊全了才能夠保障檔案管理工作的全面落實，保障工作時間和工作效率。由于資金的有限和檔案管理信息化的配置有限，現階段檔案管理信息化的硬件設施一般都比較匱乏。軟件方面存在的最主要問題為檔案管理的各個操作環節沒有一個標準化的流程管理，這樣的要求不統一會使得工作效率差，增大工作強度，延緩工作進程。

檔案管理的信息保密安全性差是現階段檔案信息化管理存在的最核心問題，具體表現為信息共享的保密性與共享性不能兼容。檔案信息的共享是檔案信息建設的基本要求之一，但是在共享的過程中，應用網絡技術會使得病毒、黑客、木馬入侵到檔案內部，這樣一來很容易出現信息外漏的現象。而由于信息化管理下的檔案載體與下載的信息并不是一體的，這樣檔案信息即使丟失，管理人員方面也極難發現，因此對于檔案信息的信息丟失問題，也無從進行補救工作的開展。

檔案信息化管理人員素質低方面，主要表現在管理人員的能力不足。合格的檔案信息化管理工作者要求具備的理論知識和專業技能有很多，理論知識方面要求其掌握計算機方面的相應技能，技能方面要求對檔案信息進行加工和轉化，但是這樣的專業人才往往不滿于檔案信息化管理給與的待遇，難以被聘用，這就導致了現階段我國檔案信息化管理人才的缺乏。

二、實現檔案信息化管理的有效對策

上文中筆者已經詳細概述了現階段我國檔案信息化管理存在的一些制約因素，本部分針對這些制約性因素，筆者提供具的解決措施以實現我國檔案的真正意義上的信息化管理。

針對檔案信息化管理中存在的最根本問題，我們首先要采取的措施是夯實檔案信息化管理的基礎，對檔案信息化管理的軟件和硬件均加以完善，一方面加強硬件的配置，另一方面完善軟件方面的配置。硬件方面檔案部門要爭取領導的注意，加大對電子設備的投入，配備檔案信息化管理需要的各種機器，并定期加以維護。軟件方面要制定一個合理的標準化流程，要求檔案實行電子文件的制度化、專業化和規范化，確保電子檔案格式、大小、樣式的一致，只有這樣，才能在硬件和軟件兩個方面從根本上保障信息化管理的科學有效。

針對檔案信息化管理中存在的核心問題，我們要依賴計算機的網絡的安全，保障檔案信息化管理的安全運行。具體可以從三個方面做起，首先要對儲備信息建立一個層次分明、角色明確的安全機制，并且配備合理的流程；其次要建立一個信息管理的管理系統和檢驗機制，最重要的是設置防火墻，采取技術手段保障計算機上的不安全隱患被隔離和網絡系統的安全運行。

針對檔案管理信息化工作人員素質低的問題，我們可以采取的措施有兩個。首先要對現有的工作人員進行培訓和知識的普及，使其能夠掌握相應的專業技能，其次要加大對人才聘用的投資力度，進行專業人員的招聘，使得更多的專業人才加入到檔案信息化管理中來，在管理的同時更帶動人才的發展。

三、結束語

這就是檔案信息化管理的制約因素以及相應的解決措施，希望本文能夠起到拋磚引玉的作用，為更多的檔案管理工作者帶來靈感，并推陳出新，發現更多檔案信息化管理方面的不足，并及時加以補充，最終促使檔案信息化管理向著科學的方向前進。

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