試論知識管理環境下的企業檔案管理

【摘 要】企業作為我國當前社會發展的主要推動力量，在這個知識化的時代里，企業的檔案管理工作關系到企業的穩定發展。文章基于知識管理環境下對企業檔案管理進行了相關的分析。

【關鍵詞】知識管理；企業檔案管理；發展

在這個信息化的時代里，檔案管理工作顯得越來越重要了。在企業發展過程中，企業檔案反應了企業的發展水平、企業的綜合實力，對企業檔案知識的挖掘能夠更好的服務于企業經濟效益的創造。但是我國當前企業在檔案管理工作當中，受傳統觀念的影響，其管理工作與實際脫軌，與當下知識管理理念存在很大的違背性。市場競爭的實質就是科技與人才的競爭，針對科技與人才，這兩者都屬于知識時代中的兩個重要角色，企業要想在這個競爭激烈的市場環境中求得生存，就必須加強企業的檔案管理工作。

一、知識管理的概述

知識管理是在這個知識時代里形成的一種管理理念，是我國當前企業管理工作中的一項重要內容。知識管理是指在組織中構建一個量化于志華的知識系統，讓組織中的咨詢與知識能夠在組織內部實現共享、創新、整合等過程，從而將新產生的知識回饋到組織內部，為企業組織的管理提供科學決策依據，促進企業的良性發展。

二、我國企業檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理缺乏專業的管理人才。人才在我國當前企業檔案管理工作當中有著決定性的作用。縱觀我國企業檔案管理工作當中，管理人才比較匱乏，管理人員大多都偏向于檔案管理業務方面，而對于計算機知識的應用能力不高，以至于企業管理綜合系統中的檔案管理模塊與實際管理工作出現差錯，企業檔案管理不能與企業發展相符合。

（二）企業管理模塊功能與企業管理工作不協調。面對日益膨脹的信息化，建立管理管理模塊對于當前企業來說是加強提高企業管理工作水平的重要舉措，更是企業在這個知識管理環境下提高自身綜合競爭實力的保障。在我國許多企業當中，企業管理模塊只是針對企業前期的一些基本信息而設置的，而對于企業在發展過程中所涉及到的信息與數據卻沒有做到相統一。管理模塊與實際工作不協調，使得企業檔案信管理的工作難度增加。從而不利于企業的發展。

（三）檔案管理制度不完善。在我國當代許多企業的檔案管理中，管理方式大多采用傳統的管理方式，偏向于企業經營這一塊，傳統的管理方式效率低，檔案管理工作與實際脫軌，企業的檔案管理制度不完善松散的管理體制會降低執行效率，拖延反饋速度。為此企業檔案管理者應該重視檔案管理體制的健全與完善。

三、知識管理環境下加強企業檔案管理的措施

企業檔案是企業各項活動的真實記錄，是企業的發展歷程的一種見證，是企業寶貴的信息資源。企業的各類檔案，如文書檔案、技術檔案、人事檔案以及知識資產型檔案等，全面而真實地記錄了企業在生產經營以及人事管理等方面的活動。企業檔案工作是企業基礎性管理工作的重要組成部分，是企業生產經營管理等方面檔案信息的匯集中心，在這個知識管理環境下，加強企業檔案管理能為企業生產經營決策提供重要依據，為企業科研、設計工作創造必要條件。

（一）加強檔案管理人才的培養。人才在企業發展過程當中有著決定性的作用，特別企業的檔案管理工作當中，在這個競爭激烈的知識環境下，專業的檔案管理工作人員能夠充分發揮企業管理作用，利用知識管理理念完善企業的檔案管理工作。為此企業要加強檔案管理這方面人才的培養，加強企業文化知識的教育，將企業文化知識應用到檔案管理工作中，同時還要加強計算機技術應用能力的培養，只有合格、全面的人才才能有效的保障企業管理工作的有序進行。

（二）做好檔案的存儲工作。企業檔案反應了企業的過去以及現在，是企業發展歷史的做好證明。而檔案管理是企業現代管理中的一項重要內容，是企業參與市場競爭的重要手段。因此做好企業檔案的存儲工作顯得非常重要。例如在某所企業，管理員在企業檔案管理當中，利用計算技術，將企業的檔案信息編入到計算機系統中，對企業的檔案信息進行統一的管理，在這過程中管理人員詳細的將企業的檔案信息輸入到計算機系統中，在要做好存儲工作外，同時還做好了維護工作。因為計算機技術是不斷發展的，而企業的一些檔案信息也是在不斷變化的，管理人員要根據實際情況做好相應的準備。

（三）完善企業檔案管理制度。制度是企業管理工作順利進行的保障。在知識管理環境下，企業應當認識到企業檔案管理工作的重要性。建立起規范的企業檔案管理制度，并在實際工作當中不斷完善。企業可以配合知識管理部門制定企業的知識資源整體規劃，利用計算機技術，建立統一的檔案管理機構，對檔案實行分類管理，實現企業信息資源的共享。例如在某企業的檔案管理工作當中，管理者利用計算機技術，在企業內部建立一個檔案信息中心，由該檔案信息中心負責企業內部檔案的管理工作，同時利用網絡建立起統一的信息化系統，促進了企業信息資源的共享，同時通過這個檔案信息中心，企業管理層可以及時的掌握企業的管理狀況，為企業的管理決策提供參考。

（四）加強信息化技術的應用。科技是第一生產力，信息化技術作為我國科技發展的產物，在我國社會生產過程中有著舉足輕重的作用。在我國企業的檔案管理工作當中，利用計算機技術，對企業檔案信息進行準確的錄入，在企業內部建立統一的信息網絡體系，同時對企業的檔案信息進行加密處理工作，在檔案管理工作中，利用計算機技術實現資源的共享，從而推動檔案管理信息化水平的提高。

四、結語

企業作為市場經濟活動中的重要參與者。在企業發展過程中，企業做好檔案管理工作是企業在這個競爭激烈的市場環境下求得生存和發展的必然保障。在知識管理環境下，將知識管理理念運用到企業的檔案管理工作中，為企業的健康發展提供保障。

參考文獻

[1] 和晶.以知識管理為核心創建新型企業檔案管理機構[J].機電兵船檔案，2005（05）.

[2] 張斌，徐擁軍，褚峻，劉越男，聶偉.知識資源管理：企業檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004（10）.

作者簡介：謝蓉（1970- ），女，四川遂寧人，遂寧經濟技術開發區管理委員會。endprint