淺析醫(yī)院檔案管理中的問題和解決對策

張澄橙++徐輝++耿青

摘 要：在現(xiàn)代醫(yī)院管理系統(tǒng)中，檔案管理是其中最重要的一個環(huán)節(jié)之一。但是在很多醫(yī)院中，檔案管理沒有得到相應(yīng)的重視，存在人才素質(zhì)嚴(yán)重不足，檔案管理資金投入不足，醫(yī)院檔案管理體制建立不足，檔案管理方式落后等諸多問題。本文針對某市醫(yī)院的情況，提出了醫(yī)院檔案管理的一系列問題和相應(yīng)的解決對策，對一般的醫(yī)院檔案管理有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；問題；對策

在現(xiàn)代醫(yī)院管理系統(tǒng)中，檔案管理沒有發(fā)揮出其理應(yīng)起到的重要作用。其原因有很多，可能是檔案管理到了醫(yī)院中沒有得到相應(yīng)的重視，檔案管理人才嚴(yán)重稀缺，也有可能是醫(yī)院檔案的職責(zé)界定不清。在新的時期，醫(yī)院檔案工作還遇到很多其他的挑戰(zhàn)，如電子信息化對于各行各業(yè)帶來沖擊和新的概念，電子化的檔案管理、病例檔案管理等。本文針對某市醫(yī)院的情況，提出了醫(yī)院檔案管理的一系列問題和相應(yīng)的解決對策，對一般的醫(yī)院檔案管理有一定的借鑒意義。

1 醫(yī)院檔案管理中的問題與挑戰(zhàn)

1.1 檔案管理人才稀缺

檔案管理這個專業(yè)本來就屬于小眾專業(yè)，雖然每年的畢業(yè)生均有所增加，但是還是無法滿足市場對于檔案管理專業(yè)人才的需求，更何況經(jīng)驗豐富的專業(yè)人才了。 由于檔案管理專業(yè)設(shè)計內(nèi)容比較廣，培養(yǎng)周期比較長，上手雖然不難，但是要熟悉工作、把工作做好、在工作中進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新就很難了。所以，在檔案管理方向很多情況下會出現(xiàn)一人難求的情況。在很多專業(yè)的檔案部門和企業(yè)的檔案部門檔案專業(yè)人才都很緊缺，更不要說是在醫(yī)院里了。所以這也是醫(yī)院檔案管理中一直以來遇到的一個問題，檔案管理專業(yè)人才嚴(yán)重稀缺，限制了醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

1.2 醫(yī)院對于檔案管理工作的支持和投入不足

除了專業(yè)人才不足的窘境，檔案管理在醫(yī)院系統(tǒng)中還面臨著重視不足、支持和投入力度不足的問題。由于醫(yī)院特有的職能和組織結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)都是從臨床、學(xué)術(shù)方面走出來的精英。很少有能從管理方面走出的領(lǐng)導(dǎo)，這也導(dǎo)致了院方領(lǐng)導(dǎo)比較重視技術(shù)，如臨床，護(hù)理以及學(xué)術(shù)研究等等。很少有注重檔案管理的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)。所以檔案管理工作得不到醫(yī)院上下充分的重視以及投入，使得檔案管理很難介入到其他部門的正常工作中，也使得檔案管理的方法得不到很好的改善，在利用上效率更加低。從而內(nèi)部人員更加不接受檔案管理這一工作。

1.3 醫(yī)院對于檔案管理的職責(zé)界定不清

根據(jù)以上兩點不難發(fā)現(xiàn)，在醫(yī)院的管理當(dāng)中由于種種原因，檔案管理沒有取得其一席之地，在各個部門的工作中，檔案管理沒有很好的融入到其中，扮演粘合劑的工作。醫(yī)院管理中對于檔案管理工作職責(zé)界定不清也是一個醫(yī)院檔案管理面對的一個巨大的問題。

醫(yī)院檔案管理到底負(fù)責(zé)哪些部分，在不同部門的哪些工作需要劃分到檔案管理工作中來，都是需要一代又一代醫(yī)院檔案管理工作者，根據(jù)醫(yī)院不同的情況進(jìn)行劃分的。目標(biāo)只有一個，就是為了檔案更加專業(yè)，能夠起到檔案管理工作應(yīng)有的作用。

1.4醫(yī)院檔案管理新時期遇到的挑戰(zhàn)

隨著信息化以及檔案管理理念的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理也遇到了前所未有的挑戰(zhàn)：

1.4.1 電子化檔案管理

在信息化高度發(fā)展的今天，紙質(zhì)檔案不斷被電子檔案所取代，因為電子檔案比紙質(zhì)檔案更加容易保管和檢索，省去很多人力物力，小小一塊硬盤可以存下整個檔案館中的所有檔案。所以在醫(yī)院這種調(diào)用檔案頻繁的單位，檔案管理應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，采用電子化的檔案管理。在檢索上，電子檔案可以通過文件名進(jìn)行命名，可以通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，進(jìn)行模糊搜索和關(guān)鍵詞搜索等待，極大方便了檔案的檢索和調(diào)用。

1.4.2 檔案的保密與共享

在現(xiàn)在檔案界爭論的一個比較大的議題就是檔案的保密與共享的協(xié)同統(tǒng)一。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和電子檔案主要以保密為主，但是保密的作用之一就是更好的利用檔案資源。但是如果一味地進(jìn)行保密而加以利用，檔案的價值也會隨之減少，甚至沒有任何價值。所以在保密的同時需要去分不同的級別和權(quán)限去共享相應(yīng)的檔案資源，才能真正的利用好檔案資源。

2 相應(yīng)的解決對策

我們?nèi)绾尾拍茚槍σ陨系膯栴}制定對策，來改善檔案管理工作在醫(yī)院中所處的窘境，本文總結(jié)了一下四點：

2.1 提高院方對于檔案管理的重視和投入，引進(jìn)更多的檔案專業(yè)人才

為了提高醫(yī)院檔案管理的效果，院方領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更加注重檔案管理人才的培養(yǎng)，注重對于醫(yī)院檔案事業(yè)的關(guān)心和投入，招聘更多有能力、有責(zé)任心、有創(chuàng)新精神的檔案管理專業(yè)人才。有了專業(yè)的人才、領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和投入，相信醫(yī)院的檔案管理工作會上一個新的臺階。

2.2 清晰界定檔案管理的工作職責(zé)

為了能更加詳細(xì)的對檔案進(jìn)行管理，需要將檔案管理工作的職責(zé)進(jìn)行劃分。醫(yī)院檔案管理到底負(fù)責(zé)哪些部分，在不同部門的哪些工作需要劃分到檔案管理工作中來，都是需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)醫(yī)院檔案管理工作者摸索出來的。根據(jù)醫(yī)院不同的情況進(jìn)行劃分的。目標(biāo)只有一個，就是為了檔案更加專業(yè)，加強(qiáng)檔案管理部門與其他部門的交流，提高檔案的利用率。

2.3 加強(qiáng)檔案管理的信息化手段

在信息化高度發(fā)展的今天，電子檔案比紙質(zhì)檔案有更多優(yōu)勢。所以在醫(yī)院這種調(diào)用檔案頻繁的單位，檔案管理應(yīng)該順應(yīng)時代的發(fā)展，采用電子化的檔案管理。在檢索上，電子檔案可以通過文件名進(jìn)行命名，可以通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，進(jìn)行模糊搜索和關(guān)鍵詞搜索等待，極大方便了檔案的檢索和調(diào)用。可能比較舊的紙質(zhì)檔案資料需要進(jìn)行掃描，比較麻煩，可以使用OCR進(jìn)行識別并命名。

2.4 加強(qiáng)檔案的保密和共享機(jī)制

在現(xiàn)在檔案界爭論的一個比較大的議題就是檔案的保密與共享的協(xié)同統(tǒng)一。如何利用高科技手段對于用戶組進(jìn)行分類，并劃分該用戶組相對于的權(quán)限，使得資料對外保密、對內(nèi)共享，能夠更加有效的利用檔案資料的同時，不會丟失其保密性。

3 總結(jié)

在現(xiàn)代醫(yī)院管理系統(tǒng)中，檔案管理是其中最重要的一個環(huán)節(jié)之一。但是在很多醫(yī)院中，檔案管理沒有得到相應(yīng)的重視，存在人才素質(zhì)嚴(yán)重不足，檔案管理資金投入不足，醫(yī)院檔案管理體制建立不足，檔案管理方式落后等諸多問題。本文針對某市醫(yī)院的情況，提出了醫(yī)院檔案管理的一系列問題和相應(yīng)的解決對策，對一般的醫(yī)院檔案管理有借鑒意義。

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