圖書分編工作流程問題和應對策略解析

摘 要：伴隨信息科技技術的快速發展，我國圖書館貯存書籍數量漸漸增多，整體體現了圖書館的綜合實力水平，針對我國圖書館的分編流程現狀，我們不難得出，當前圖書館的圖書分編流程還亟需進行優化管理，在分編流程中任何細小的環節出現差錯或次序混亂，都會嚴重影響到圖書館的管理質量，圖書分編工作作為圖書館整體工作中的重要環節，在圖書管理中發揮了重要的作用。

關鍵詞：圖書分編；圖書管理；問題；對應策略

圖書館的藏書類別是否覆蓋全面以及圖書館能否對藏書進行合理有效的整合管理，高效便捷地服務于讀者，體現著一個圖書館的綜合素質，若要提高圖書館的這種綜合素質，就需要一個嚴格、科學而統一的圖書分編流程來作為一個規范圖書管理的重要保證，在分編流程中任何一個細小的環節的失誤都可能對圖書館的圖書管理質量造成嚴重影響，而事后補救不但浪費人力物力以及時間等，而且還會對讀者造成極大的不便，影響圖書館的整體信譽和形象，由此可見，圖書分編流程的改進和優化是圖書館高效發展的重要保障。

1 目前圖書館圖書管理工作中存在的問題

圖書館的最終管理目的是提高自身的服務質量，更好地服務于讀者，為讀者提供更優質的閱讀服務，而我國圖書館目前整體的管理狀況并不十分樂觀，由于圖書館內部配備的管理系統種類繁多，例如書籍的保存管理系統，圖書借閱管理系統等，同時存在的繁多的管理系統因為不能統一地整體對圖書進行整合管理，使得圖書館的內部管理變得一片混亂，使圖書館的管理質量大大降低。目前我國圖書館現存的管理系統中主要存在以下幾方面的問題。

1.各圖書館內部存在多個圖書管理系統共存的現象。由于沒有一個統一而規范的管理制度，使得這些管理系統在運行過程中常常發生交叉管理的現象，對館內資源共享和資源充分利用造成了不利的影響。

2.館內在管理中出現多個分類體系。由于不同的圖書館在自身內部的圖書分編工作中都有自己特定的、區別于其他圖書館的圖書分類體系，所以在圖書館進行整合合并時，統一后的圖書館在圖書的分類管理工作中會存在多個分類體系，這也對圖書館的分編工作的順利進行造成了一定的制約。

3.圖書館在統一的合并整合后，圖書館在目錄檢索體系上也存在多種目錄體系并存現象，這一問題和以上兩個問題相同，很容易使館內管理工作發生交叉管理的現象，在對目錄檢索進行使用時，相同的圖書目錄多次、重復地出現在聯合總目錄中，對圖書館的信息管理質量工作造成一定阻礙。

2 圖書分編工作流程的確立原則及條件

合理的工作流程的確立不可簡單地一概而論，要視圖書館的具體情況而定，合理參考不同圖書館的規模、年進書量、人員數量和計算機管理的實行與否等情況。

2.1 流程最優化

在當前圖書館現有的條件下，圖書的分編工作工序、操作流程以及實施方案要確保是合理可行的，將各項條件和各類資源充分地合理利用，以減少各個工序直接不必要的工作重復和資源冗沉。

2.2 確保均衡性及節奏性

圖書分編工作同樣要主要各項工序的均衡性，把握一定的節奏性，在工作過程中對人員合理進行分配，對工作量合理進行整合，使工作人員既不會負擔過重，又不會造成窩工現象，使工作人員合理利用時間，勞逸結合。

2.3 直流性及緊湊性

確保工作流程盡量走直線，減少迂回路線，使各工序間得到緊湊而有序的銜接，減少加工圖書時的移動次數，使傳遞方式適宜，減少一定的勞動消耗。比如采取圖書分批加工的方式，將樣本書及工作單流動在各工序間，既可以減輕勞動強度，又可以使圖書在加工過程中的整體移動次數減少，使圖書加工進程加快。

2.4 保證工作質量及效率

確定的工作流程的目的是提高工作質量和效率，新制度下的工作流程與以往相比，工作質量及效率得到了較為明顯的提高，否則就證明其工作流程不夠合理。

2.5 各個工序職責分明

各工序之間對其具體的工作內容和職責范圍等有明確的界定，工作人員在工作過程中能夠有章可循，工作中若出現問題能夠及時發現，并由相關負責部門和人員及時解決，職責分明。

2.6 實踐檢驗性

確定的分編工作流程需要經過實踐的檢驗，在實踐中經過一定時間的試行檢驗，以此提高分編工作的工作質量和效率，縮短所用時間，得到認可，從而證明工作的合理性，否則則需要進一步的改進和完善。

3 圖書館分編工作流程最優化的實現措施

3.1 完善圖書分編工作的流程管理制度

目前我國對于圖書分編管理工作流程的管理制度還不夠健全，對工作人員的管理制度不夠完善，人員不能嚴格遵守相關的管理規定，因此圖書館管理人員需要不斷完善圖書分編工作流程管理制度，工作人員嚴格遵守相關規定，按照相關規定開展工作，對采購、分類、歸檔等方面的工作制定明確的工作標準規范，以供人員遵守，保障整體工作的順利開展。

3.2 小批量進行作業

所謂小批量作業，指的就是將大批購進的圖書按照具體的需要及標準，分成若干份小批量圖書，把每一小批劃分成一個單元，按流程進行收納，一直到全部做完入庫，在分批過程中，每小批的數量并不是嚴格固定的，數量可多可少，作業時間也可長可短，擁有較強的靈活性，這樣便可以根據客觀需要，將某個時段急需完成的任務率先完成，非急需完成的任務便可以稍作延后，這樣就保證了快速交書，提高了圖書的利用率，并且一旦出錯可以相對及時地查出，因為是小批量操作，修正也就比較簡單，由以上總結的特點可以得出，小批量作業有利于加快圖書的分編速度，有利于提高圖書的分編質量。相較于大批量作業來說，小批量作業具有更強的靈活性、可操作性，為圖書分編工作的開展提供便利條件，使圖書館更好地服務于讀者。

3.3 對采編流程工作進行優化

圖書館的采編流程優化工作指的是在信息流程中采取BPR模式對其進行處理，通過BPR技術將信息采集流程進行優化，在采編工作進行過程中，通過對圖書的優化整合，對目前的信息使用情況進行合理分析，以達到提高采集流程效率的目的。在優化過程中應該將讀者的實際需求作為最先考量的基準因素，從而對整個信息庫進行合理的整合利用及優化，而不是將局部的綜合分析作為依據，對全局造成忽視。在整合過程中及時發現工作中存在的問題，并找到對應的解決方法，在對新的采集流程進行評估預斷的過程中不斷發掘新的發展方向，改進發展過程中的不足之處并加以改進，在提升的過程中逐漸完善對采編流程的內部運作優化工作。

3.4 提高相關人員的整體素質

能否充分調動工作人員的工作積極性，使之全身心投入工作，是圖書分編工作中的重要環節，工作人員具有良好的工作素質，對于圖書的分編工作的順利進行具有極為重要的意義，這種素質包括道德素養、職業操守以及對工作的責任心。一個負責任的工作人員在對待工作的態度上和開展工作的行為上必定是十分謹慎認真的，每一個細微的數據的錄入都關乎接下來一系列工作能否順利開展，對書號、日期、字母甚至是標點的錄入都需要細心謹慎，一個細微的錯誤就可能導致書籍的歸類錯誤、排列混亂等嚴重錯誤，可見，工作人員良好的職業素養在工作中是十分重要的。

4 小結

總之，對于各圖書館的整體工作來說，圖書分編是必不可少的重要環節之一，擁有一個統一、科學而嚴謹的圖書分編流程是圖書館對于圖書分編管理規范化的重要保障，圖書館應該在發展過程中抓住機遇，提高自身的管理能力，改進自身的圖書分編管理系統，與時俱進，更好地服務于讀者，服務于大眾，以謀得更好的發展前景。

參考文獻

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[1]王愛平. 圖書分編工作流程分析[J]. 決策與信息·下旬刊 2012年09期

作者簡介

王冰心（1988-），女，本科，助理館員，研究方向：圖書分編。