淺談高校檔案管理工作應(yīng)注意的幾個問題

摘 要：檔案管理工作是當(dāng)前新背景與新形勢下各高校的重點工作之一，一個學(xué)校的發(fā)展歷史主要通過其檔案來記載，所以檔案的資源性對高校的意義十分重大，同時，檔案管理也是當(dāng)前高校管理中的重要內(nèi)容。本文重點研究分析當(dāng)前各高校檔案管理中存在的不足與問題。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；規(guī)范化；信息化

學(xué)校的教育教學(xué)、后勤保障、管理、教科研等有關(guān)活動都是高校檔案的首要來源，是學(xué)校根本教學(xué)與職能活動的全面體現(xiàn)。隨著改革開放的發(fā)展，學(xué)校事業(yè)蓬勃發(fā)展，檔案記載了這一發(fā)展過程中產(chǎn)生的寶貴信息，見證了歷史的發(fā)展，我們在落實收集、歸檔、整理等這些檔案管理工作的過程中，一定要從為歷史負(fù)責(zé)的角度出發(fā)。高校的規(guī)劃與未來都是以檔案為根基的。所以，科學(xué)規(guī)范的檔案管理是高校管理工作的一個重要組成部分，本文主要闡述了新時期高校檔案工作的重要內(nèi)容以及應(yīng)重視的幾個問題。

1 高校檔案管理工作的主要內(nèi)容

高校檔案包括：與教學(xué)工作相關(guān)的文件資料，包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的和本校、院系等部門頒發(fā)的，與設(shè)置專業(yè)有關(guān)的文件，學(xué)生的學(xué)籍資料，教師教學(xué)過程中的教學(xué)資料、工作總結(jié)、教學(xué)計劃等，與教學(xué)相關(guān)的質(zhì)量評估、研究分析、改革、教師培訓(xùn)、調(diào)查等信息資料，教學(xué)日志、優(yōu)秀教案、班級考勤、典型畢業(yè)論文設(shè)計和教學(xué)策略，與教材相關(guān)的使用建議資料等。高校檔案管理工作從總的方面來講可以分為以下幾個方面：

1.1 教學(xué)實踐的相關(guān)檔案管理

與教學(xué)有關(guān)的教學(xué)日志和課程規(guī)劃，與畢業(yè)生有關(guān)的各類實習(xí)報告、實習(xí)總結(jié)和計劃、畢業(yè)設(shè)計、考研數(shù)據(jù)統(tǒng)計等相關(guān)材料，人才培訓(xùn)規(guī)劃，與教學(xué)和畢業(yè)有關(guān)的規(guī)劃、綱要等材料都是此類檔案管理的管理對象。

1.2 專業(yè)建設(shè)的相關(guān)檔案管理

與建設(shè)重點專業(yè)、學(xué)科、課程、新辦專業(yè)、課程有關(guān)的申報資料、批復(fù)文件等，論證一些修改和新制定的教學(xué)規(guī)劃、項目立項等所用的材料，教研室、支部以及行政的年度總結(jié)計劃，會議紀(jì)要等材料是此類管理主要管理目標(biāo)。

1.3 師資建設(shè)的相關(guān)檔案管理

與教師資源相關(guān)的師資水平、教師隊伍構(gòu)造、建設(shè)教師隊伍計劃、培養(yǎng)年輕教師規(guī)劃等師資全面狀況是師資建設(shè)類檔案管理的管理對象。

1.4 學(xué)籍相關(guān)檔案管理

由上級部門或本校頒發(fā)的與學(xué)籍有關(guān)的管理資料；在校學(xué)生的基本情況、名單、統(tǒng)計表等；由各科教師簽字確認(rèn)的成績單；與學(xué)業(yè)有關(guān)的學(xué)生成績單；這些都是學(xué)籍檔案管理的主要對象。學(xué)籍變更情況材料（包括：留級、退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等）及學(xué)生學(xué)籍處分文件；外語四、六級和計算機(jī)考試成績材料；畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生名冊、歷屆招生及分配去向等。

2 高校檔案管理工作應(yīng)注意的幾個問題

2.1 立足于法，搞好建章立制工作

檔案工作是制度建設(shè)的根基，在當(dāng)前形勢下，檔案工作要求我們的檔案管理工作要依法進(jìn)行，制度建設(shè)有待加強(qiáng)。各高校的檔案管理制度多是以《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《中華人民共和國檔案法》以及相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)制定的。高校在這些法律的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身的實際情況編制《檔案庫房管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員工作職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等。從而達(dá)到按標(biāo)準(zhǔn)立卷、按范圍歸檔、按規(guī)定借閱、俺方案管理庫房、按條例保密、按目標(biāo)開發(fā)使用的目的，使檔案管理工作的進(jìn)行萬無一失。使學(xué)校的檔案工作更加縝密，工作有序，有章可依，杜絕混亂無序情況的出現(xiàn)。

2.2 明確分工，理清責(zé)任，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)

為了做好檔案管理工作，建議成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成員組成建議為：校長（院長）任組長，副校長（副院長）任副組長，各系、各處負(fù)責(zé)人為小組主要成員。從宏觀角度出發(fā)的各項檔案管理工作全部由該小組負(fù)責(zé)，實現(xiàn)檔案管理工作的的信息化與規(guī)劃化。在日常工作的過程中，各單位要把檔案管理工作納入重點內(nèi)容，及時的檢查、總結(jié)和驗收各工程建設(shè)、科研教學(xué)與各項活動的檔案管理工作。檔案管理工作最理想的情況就是：各職能部門負(fù)責(zé)執(zhí)行、檔案部門實施、統(tǒng)一歸黨委領(lǐng)導(dǎo)。

2.3 不斷提高檔案管理人員工作水平

服務(wù)是檔案管理工作的核心，為全體師生使用和查閱不同的檔案資料提供便利，服務(wù)于教育和管理育人工作。由于檔案管理工作主要是為高校的師生服務(wù)，服務(wù)對象都是高素質(zhì)人員，并且主要是為教學(xué)管理和科研成就提供服務(wù)，這就要求檔案管理人員必須具備較高的個人素質(zhì)，所以加強(qiáng)對新技術(shù)、新知識的學(xué)習(xí)、能夠與知識經(jīng)濟(jì)同步發(fā)展是對檔案管理工作人員的基本要求。管理性、知識性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性和服務(wù)性較強(qiáng)的檔案管理工作要求檔案管理人員的服務(wù)意識必須提高，工作中要發(fā)揮創(chuàng)新意識，通過將管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化和管理手段的信息科技化來到達(dá)提升檔案管理管理人員工作水平和文化素質(zhì)的目的。

2.4 加快高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化與現(xiàn)代化建設(shè)

對于各高校要創(chuàng)建的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化檔案館，高校管理人員可以從以下兩個方面入手，一是技術(shù)，二是行政，以檔案管理規(guī)劃與準(zhǔn)則為基礎(chǔ)，結(jié)合本校實際情況，制定相關(guān)的規(guī)章制度，尤其是各階段網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程計劃，使全校的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)在檔案館和全校網(wǎng)絡(luò)中同步進(jìn)行，行動統(tǒng)一、思想一致，致力于高質(zhì)量軟件的開發(fā)應(yīng)用，在全文數(shù)據(jù)庫、大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫以及教學(xué)科研數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建上投放大量的人力物力財力，打破過去高校檔案管理按條塊分配、各負(fù)其責(zé)的落后狀況，使高校的檔案信息達(dá)到真正意義上的共享。

3 小結(jié)

作為學(xué)校基礎(chǔ)管理工作之一，檔案管理工作在學(xué)校管理中意義重大，也是評判高校管理工作好壞的準(zhǔn)則之一，高校管理水平的提升與檔案管理工作和管理水平有著直接的關(guān)系。

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作者簡介

王喜民（1971-），男，甘肅成縣人，漢族，大學(xué)本科學(xué)歷，甘肅隴南師專檔案管理員，助理館員。endprint