高職院校系部教學(xué)檔案管理的研究與實(shí)踐

吳文英

摘 要：高職院校系部的教學(xué)檔案在人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估和骨干校建設(shè)驗(yàn)收中具有重要作用，但其目前普遍存在檔案收集難以全面、管理制度不完善、經(jīng)費(fèi)投入不足等諸多問(wèn)題，本文就這些問(wèn)題進(jìn)行了分析，并對(duì)如何解決檔案管理的問(wèn)題進(jìn)行了研究，提出了改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；問(wèn)題；措施

隨著高等職業(yè)教育的迅速發(fā)展，系部逐漸成為相對(duì)獨(dú)立的，集教學(xué)、科研和管理為一體的教學(xué)單位，是教學(xué)檔案的主要生產(chǎn)者和保管者，是反應(yīng)學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)運(yùn)作的許多數(shù)據(jù)和一手資料的來(lái)源基地，是高校人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估的重要參考部分。實(shí)現(xiàn)系部教學(xué)檔案規(guī)范化管理，使教學(xué)檔案管理既適應(yīng)教學(xué)的需要，又適應(yīng)專業(yè)教育的需要，是各高職院校日常教學(xué)管理中不斷探索的重要問(wèn)題。中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子工程系將于2015年4月迎來(lái)骨干校建設(shè)的評(píng)估與驗(yàn)收，對(duì)如何做好系級(jí)教學(xué)檔案管理進(jìn)行了不斷研究與實(shí)踐。

1 系部檔案管理的特點(diǎn)

內(nèi)容的原始性與專業(yè)性。系部教學(xué)檔案是教學(xué)工作和各項(xiàng)實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行中自然形成的歷史記錄。通過(guò)這些記錄可以了解系部工作的內(nèi)容、方式和效果，了解系部的歷史和現(xiàn)狀，同時(shí)可以反應(yīng)系部的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。由于系部專業(yè)設(shè)置和學(xué)科劃分比較細(xì)致，各專業(yè)的課程設(shè)置和教學(xué)方式上有所不同，因此這些教學(xué)檔案資料還表現(xiàn)出很強(qiáng)的專業(yè)性。

來(lái)源的分散性和形式多樣性。系部的檔案集結(jié)了系部所有教學(xué)人員、教學(xué)管理人員和學(xué)生的勞動(dòng)成果。并且除了紙質(zhì)的各項(xiàng)教學(xué)文檔以外，還有照片、課程錄像、電子課件、計(jì)算機(jī)軟件等各種記錄材料。要收集這些各種來(lái)源和各種形式的檔案材料需要投入大量的勞動(dòng)力和相關(guān)人員之間的緊密配合。

運(yùn)行的周期性。高職院校學(xué)生的學(xué)制為三年，三年又劃分為六個(gè)學(xué)期，每個(gè)學(xué)期一般又由20周構(gòu)成，每個(gè)學(xué)期和周數(shù)都有相應(yīng)的教學(xué)計(jì)劃和課程設(shè)置。在各個(gè)區(qū)間里形成了一些周期性的檔案，例如學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)要走完軍訓(xùn)、必修課、選修課、課外實(shí)踐、實(shí)習(xí)和實(shí)訓(xùn)等一系列的培養(yǎng)程序；課程的教學(xué)大綱、教案、教學(xué)計(jì)劃以及老師的任務(wù)書、工作量統(tǒng)計(jì)是以學(xué)期為單位；一個(gè)學(xué)期的課表以周數(shù)的形式重復(fù)，不同的課程開設(shè)的周數(shù)和每周的課時(shí)又會(huì)有差異。

2 當(dāng)前高職院校檔案管理現(xiàn)狀

2.1 教學(xué)檔案收集難以全面

高校教學(xué)檔案來(lái)源具有分散性，內(nèi)容龐雜，形式多樣。上級(jí)教育主管部門和學(xué)校下達(dá)的指導(dǎo)性文件材料，如教育改革、專業(yè)設(shè)置等方面的計(jì)劃和指示等。各種教學(xué)規(guī)章制度、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)書、課表等。學(xué)生的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)記錄、考試考查材料、成績(jī)登記表和分析表。教研室的活動(dòng)記錄、各專業(yè)考證和獲獎(jiǎng)材料等。教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)評(píng)估及高職示范校建設(shè)等材料。教師師資培訓(xùn)，教材編寫，個(gè)人業(yè)務(wù)檔案等。對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)實(shí)踐教育環(huán)節(jié)是一個(gè)重要組成部份，要求有一定比例的兼職教師來(lái)進(jìn)行實(shí)驗(yàn)課的教授，將企業(yè)的前沿知識(shí)帶入課堂。兼職教師的材料收集也是一大難題。以中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子系為例，每年兼職教師的教學(xué)資料，如聽課記錄本、教學(xué)大綱、教案等的收集都難以全面。對(duì)兼職教師要求太多反而會(huì)造成兼職教師的流失。

2.2 教學(xué)檔案管理制度不完善

在高職院校的管理體制上，檔案機(jī)構(gòu)不健全，人員少，流動(dòng)性大。同時(shí)校檔案機(jī)構(gòu)與其它部門、院系之間聯(lián)系不密切，分工不夠明確，職責(zé)劃分不清。導(dǎo)致很多資料管理混亂和流失。同時(shí)，高職院校的各部門很少設(shè)立專門的有專業(yè)背景的檔案管理人員，系部檔案大多是由教學(xué)秘書和行政秘書兼任。同時(shí)在這些人員入職的時(shí)候沒有進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化的培訓(xùn)，致使這類人員普遍缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本知識(shí)和基本技能。高校檔案工作往往存在各部門各行其是，工作隨意性大，基本上是靠基層工作人員的主觀理解去開展工作。最后出現(xiàn)了什么都入檔的繁雜現(xiàn)象和重要原始資料缺失的不完整現(xiàn)象。

2.3 教學(xué)檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，管理設(shè)施落后

由于很多高職院校都是由以前的中等專業(yè)學(xué)校發(fā)展而來(lái)，在辦學(xué)條件、辦學(xué)規(guī)模、教學(xué)儀器裝備設(shè)置上資源都很有限。檔案工作被普遍認(rèn)為是對(duì)學(xué)校大局和發(fā)展影響不大的方面，因此往往不能得到合理的資金和設(shè)備投入。很多學(xué)校的各種檔案資料直接扔在兼職檔案管理人員辦公室的角落里，連專門的檔案柜或者檔案箱都沒有，往往很快被蟲蛀和潮氣侵蝕，變得面目全非。同時(shí)，大部分學(xué)校檔案的管理和利用普遍停留在原始的手工操作上，缺乏現(xiàn)代化的技術(shù)手段管理，從而出現(xiàn)管理工作量繁重，文檔查閱追溯困難等現(xiàn)象。

3 高職院校系部檔案規(guī)范化管理的措施

（一）加大宣傳，增強(qiáng)各部門之間的溝通聯(lián)系和全體人員的檔案意識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，把其列入學(xué)校工作的重要議事日程。通過(guò)各種形式和渠道廣泛宣傳，使全體教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，支持并自覺配合各部門檔案管理人員的工作。以中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院電子工程系為例，通過(guò)宣傳和學(xué)習(xí)，教師們對(duì)常規(guī)教學(xué)文件的收集工作非常支持和配合。每學(xué)期學(xué)初老師們主動(dòng)上交開課計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案，做好學(xué)初的教學(xué)準(zhǔn)備工作；期中教師們上交教學(xué)記錄本、聽課記錄本、教學(xué)情況自查表以備質(zhì)量監(jiān)控中心檢查；學(xué)期末老師們要上交作業(yè)本、考試試卷、考查資料、成績(jī)分析表、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)記錄本等材料存檔。形成上下齊心協(xié)力的良好氛圍。

（二）健全管理體制是檔案工作的基本保障。各高職院校根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行逐步改革，建立科學(xué)的管理制度。在實(shí)際工作中做到有法可依，有章可循。實(shí)行高職院校各部門檔案管理工作人員責(zé)任制，并參照《高校檔案工作規(guī)范》制定考核細(xì)則，把檔案工作與相關(guān)人員的考核、晉升、獎(jiǎng)懲掛鉤。各部門和科室要職責(zé)明確，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱查看有規(guī)定，檔案室管理有條例。各部門領(lǐng)導(dǎo)要督促檔案管理人員做好檔案收集、管理和歸納工作，學(xué)院要定期進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、評(píng)比和總結(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作細(xì)化和管理統(tǒng)一。

（三）加大檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，從軟件和硬件方面都為檔案管理創(chuàng)造良好條件。檔案管理工作量較大并且單調(diào)乏味，許多人不愿意干，要落實(shí)檔案管理人員的職稱、待遇，使他們工作有動(dòng)力，避免人員流動(dòng)頻繁。系部的檔案經(jīng)費(fèi)要單獨(dú)列入學(xué)院的財(cái)務(wù)預(yù)算，根據(jù)各專業(yè)實(shí)際需要為檔案歸檔部門添置專門的儀器設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、空調(diào)、吸塵器、抽濕機(jī)、復(fù)印機(jī)、文件柜等。創(chuàng)造條件購(gòu)置網(wǎng)絡(luò)版的計(jì)算機(jī)管理軟件，實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案的計(jì)算機(jī)管理。運(yùn)用高新技術(shù)手段保護(hù)各種電子版的檔案資源，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理、信息處理和檢索自動(dòng)化。

總之，高職院校系部教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性和綜合性的工作，對(duì)高校的教育管理工作有著重要的反饋?zhàn)饔谩Ｍㄟ^(guò)高等職業(yè)院校教學(xué)評(píng)估，對(duì)相關(guān)檔案材料進(jìn)行審閱和分析，對(duì)學(xué)院辦學(xué)情況可以做出客觀評(píng)價(jià)，為改進(jìn)學(xué)院的各項(xiàng)工作提供依據(jù)。只有進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，形成規(guī)范化制度化的管理模式，積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)才能更好地為高等職業(yè)教育服務(wù)，提高辦學(xué)水平。

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