淺談人口和計劃生育檔案管理工作的科學管理

摘 要：最近幾年，不論是國內還是國外，檔案管理工作都實現了快速的發展，而其在社會建設中的作用正在日漸凸顯。從現階段的發展情況來看，國內檔案管理事業表現出了明顯的科學化趨勢，特別是人口和計劃生育檔案管理。人口和計劃生育檔案實際上就是在計劃生育政策執行過程中收集、整理的相關信息。人口和計劃生育檔案能夠作為相關部門的一項重要數據參考，從而制定出更加科學化與合理化的對策。不僅如此，它還能夠向育齡群體提供高水平的服務。對此，本文闡述了人口和計劃生育檔案科學管理的意義，分析了現階段這一工作的發展情況，并提出了幾點做好人口和計劃生育檔案建設的意見。

關鍵詞：人口；計劃生育；檔案

很長時間以來，我國的人口數量都排在世界的首位，而在經過了長期的發展之后積累了大量的相關信息、數據等，這就使得做好人口和計劃生育檔案管理工作顯得十分必要了[1]。近些年來，我國人口計劃生育工作始終嚴格遵循我國的相關法律規范，而這在很大程度上促進了人口和計劃生育檔案管理工作的科學化發展。在新時期下研究人口和計劃生育檔案管理工作的科學途徑，從而深入發展這一工作內容的科學化發展，為我國的和諧社會建設做出貢獻具有非常重要的意義。

1 科學管理人口和計劃生育檔案的意義

自改革開放至今，我國的社會主義社會建設獲得了較快的發展。而人口和計劃生育檔案管理工作和相關政府部門的工作水平與整體形象息息相關。不僅如此，這一工作內容還會對我國社會的未來發展產生深遠的影響[2]。在和諧社會建設以及經濟水平提升的新時期，若要從整體上實現人口和計劃生育檔案管理工作的科學化就必須要明確該工作的重要意義。

1.1 人口和計劃生育檔案的重要性

人口和計劃生育檔案的重要性主要表現在三個方面。首先，它是多種人口計劃生育統計數字的重要來源。將保存在檔案中的相關信息、圖像等進行深入的研究能夠獲得一系列的數字結果，而將這些結果應用到政府所指定的決策中，使其能夠更加清晰的掌握各個地區的人口發展情況，并做出針對性的安排。其次，科學、合理的使用檔案已有信息，并挖掘其中潛在的信息，例如隨時關注流動人口的動向等，有助于做好流動人口計劃生育與生殖健康工作[3]。最后，通過人口和計劃生育檔案資料人們能夠在第一時間內獲悉最新的人口與計劃生育政策及其相關資訊，從而實現“少生快富”。尤其是為借助相關檔案資料為廣大家庭講解獨生子女優惠政策，進而改善其生活質量。

1.2 科學管理人口和計劃生育檔案的含義

科學管理人口和計劃生育檔案的含義通常是指以先進的觀念為基礎，高水平技術為載體，切實有效的策略為手段，對檔案管理工作實施高效的管理。在此過程中，我們必須要明確一點，那就是人口和計劃生育檔案管理科學化過程中所涉及到的多個方面都要掌握的非常清晰，尤其是在科學化方面。這并不只是特指所使用管理方法的科學化，這是由于這種單一的做法將會制約其自身的進一步發展。不僅如此，人口和計劃生育檔案管理科學化不應止于此，而是要延伸到具體工作過程中的所有小環節。我們不能將檔案管理科學化建設看作是人口計劃生育部門單方面的責任與義務，而是號召更多的群眾加入到這一工作中來。

2 人口和計劃生育檔案工作的現狀

到目前為止，我國人口和計劃生育檔案管理工作中的不足突出表現在兩個方面。一方面為相關領導的不重視[4]。在現階段的檔案管理工作中，基層人口計生檔案室所負責的管理工作是做好人口和計劃生育檔案工作的重要前提條件。但是調查資料顯示，這一管理工作常常都是其中最為薄弱的一個內容。很大一部分領導都沒有了解到基層檔案管理工作的必要性。所以，檔案工作很難在基層人口計生工作中占據一席之地，更不說落實這一環節的理念、相關政策等。另一方面為檔案環境條件差。正是由于基層檔案管理工作未得到應有的關注與貫徹，所以基層工作人員的專業能力、管理觀念等都存在一定的問題，背離了我國相關的規范要求。因此，在這樣一群管理觀念薄弱、素質低以及經驗缺乏的基層檔案人員的“管理”下，人口和計劃生育檔案管理工作往往會出現各種各樣的漏洞，且科學性與規范性十分缺乏。

3 人口和計劃生育檔案管理的建設

近些年來，信息技術、數字技術都有了飛速發展，人口和計劃生育檔案管理工作任務日漸繁重，而且難度也越來越高[5]。人口和計劃生育檔案管理已經不僅僅是之前的數字錄入與登記工作了，現今已經增加為了多種不同專業類型的數據分析。在這一背景下，人口和計劃生育檔案管理必須要引入計算機技術、信息技術等，發揮出這些先進技術的優勢，從而制定出完整的科學化管理程序[6]。而在具體的檔案管理工作中，必須要做到：①全方位的整理已有檔案資料，刪除沒有使用價值的信息，保留具有挖掘潛力的信息，并重新組合具有關聯性的檔案，從而提升其規范性；②對已經整理好的資料進行細致的分類，并為不同的分類命名，從而使其更加直觀，有效發揮出計算機技術的檢索作用。在此過程中，為進一步提高檢索的完整性，分類工作中必須要按照我國的相關分類規范分類、題名；③分級次著錄，節省人力資源，提高工作效率。案卷分層次著錄，特別是對人口報表等相關信息的著錄應盡可能采取圖表級。而對聲像檔案應進行影音采集刻盤分類管理；④盡可能使用關鍵詞，縮短檢索時間。通常情況下，主題詞的查找過程較為繁瑣，而且效率也不高，因此，應盡可能將關鍵詞取而代之。實際上，這也就是根據資料的具體內容來自主對其進行題名，從而找出其中的關鍵詞。之后，在錄入電腦中后，借助電腦的批量處理功能進行相關的操作。

管理人員在人口和計劃生育檔案管理中起著非常重要的作用，而且其自身素質的高低直接影響著人口和計劃生育檔案管理工作的質量，因此做好人口和計劃生育檔案管理工作的第一步就是提高工作人員的素質[7]。很長時間以來，人們對人口和計劃生育檔案管理工作的印象就是單一、繁瑣、毫無技術性，然而當我們將新型技術引入其中后，便會有效的提升這一工作的技術性。因此，聘用具有專業能力、綜合素質高的管理人員是做好人口和計劃生育檔案管理工作的前提條件了。不僅如此，政府部門還要專門委派人員對管理工作人員進行針對性的培訓，從而在在職中增強他們的工作能力。

4 結束語

綜上所述，相關部門決策層人員必須要對人口和計劃生育檔案管理工作有正確的認知。明確人口和計劃生育檔案管理工作自身對社會發展以及經濟發展的價值，并將其作為和諧社會建設以及經濟發展的一筆難得的資源。相關部門要提起對這一工作內容的重視，還要提供給一定的資金支持，從而為實現人口和計劃生育檔案管理工作的科學化創造前提條件。而人口計劃生育部門檔案管理工作負責人要不斷提升自身的工作素質，努力學習新型知識，在不斷的實踐中積累人口和計劃生育檔案管理科學化的寶貴經驗，從而促進我國的人口和計劃生育事業的未來進步。

參考文獻

[1]潘真，何曉君，楊素紅.淺談如何加強流動人口計劃生育檔案管理[J].湖北檔案，2010，03.

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[3]胡玉華.關于人口計生檔案管理工作的幾點思考[J].中國市場，2010（11）：74-75.

[4]楊旸旸.基層計生檔案工作存在的問題及對策[J].蘭臺內外，2011（2）：35.

[5]陸洋.淺談計生檔案工作四化管理[J].黑龍江科技信息，2011（19）：116.

[6]李麗娜.論檔案管理在計生工作中的重要作用[J].現代營銷（學苑版），2010（11）.

[7]程方.新形勢下人口計生檔案管理工作探析[J].山東檔案，2010（03）.

作者簡介

張路（1971-），女，山東威海，大學，館員，研究方向：人口和計劃生育檔案的管理。endprint