對(duì)創(chuàng)建電子文件歸檔管理科學(xué)化機(jī)制的探討

王志輝++肖騰飛

摘 要：隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅猛發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平也在不斷獲得提高。全球經(jīng)濟(jì)一體化的實(shí)現(xiàn)，使得現(xiàn)代社會(huì)的信息技術(shù)也有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，可以說，國家的發(fā)展離不開信息技術(shù)的普及應(yīng)用，在當(dāng)前，電子文件的歸檔管理已經(jīng)逐成為國家的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)，并越來越受到相關(guān)部門的高度重視。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理的核心環(huán)節(jié)就是電子文件歸檔管理的科學(xué)化，因此，本文將通過分析電子文件管理的特點(diǎn)，對(duì)創(chuàng)建電子文件歸檔管理科學(xué)化機(jī)制做初步探討，以期為促進(jìn)電子文件歸檔管理的科學(xué)化提供一些參考。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；歸檔；科學(xué)化

全球的經(jīng)濟(jì)化建設(shè)，有力地促進(jìn)著電子信息的發(fā)展，我國迎來了新的科技革命的時(shí)代。在現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程中，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)全面普及，深入到企業(yè)與千家萬戶。企業(yè)通過現(xiàn)代化的辦公自動(dòng)化，在管理與工作效率上都有了質(zhì)的飛躍，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件都改為電子文件，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，因此電子文件歸檔管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)中的信息管理主要手段。電子文件歸檔管理實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在科技革命日新月異的今天，更科學(xué)地做好電子文件歸檔管理工作，是一個(gè)值得研究的課題。

1 電子文件歸檔管理的特點(diǎn)

電子文件，定義為以信息設(shè)備為媒介，以數(shù)碼的形式在硬盤、光盤、磁盤、磁帶等硬件載體中實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行閱讀和處理，使信息能夠在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)查詢統(tǒng)計(jì)或者傳送的文件[1]。其優(yōu)勢體現(xiàn)于極大提高了檔案管理的工作效率。

就電子文件來看，其特點(diǎn)是信息數(shù)據(jù)需要依附于載體并通過計(jì)算機(jī)技術(shù)才能進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的讀取、鑒定、歸檔等工作，要隨著信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)硬件或者軟件等載體進(jìn)行相應(yīng)的更新?lián)Q代，并且具有高密度的性質(zhì)，可隨時(shí)傳輸或修改，靈活性強(qiáng)，最主要的特點(diǎn)是可以將信息數(shù)據(jù)中的圖表、影音和文字等進(jìn)行有機(jī)結(jié)合[2]。電子文件的特點(diǎn)決定了電子文件歸檔管理的特點(diǎn)。

首先，擺脫了傳統(tǒng)的人工操作模式，為電子文件的歸檔管理工作帶來了更多的便捷，實(shí)現(xiàn)了更多的信息處理方式和手段，減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，極大提高了工作效率。

其次，對(duì)于電子文件的修改、編輯等操作的流程實(shí)現(xiàn)了簡化，也就使得信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性難以保證，從這點(diǎn)看來，似乎不及傳統(tǒng)的人力紙質(zhì)檔案模式的辦公。

最后，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較，對(duì)于憑證價(jià)值的鑒定也有著很大的不同。傳統(tǒng)的鑒定只需要根據(jù)文件的內(nèi)容來判斷文件的價(jià)值；而電子文件的鑒定就需要多方面來衡量，比如計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)是否安全、文件信息是否完整，來源是否合法等等。

2 當(dāng)前電子文件歸檔管理的現(xiàn)狀問題

從電子文件的特點(diǎn)可以看出，其為人們帶來更多便利的同時(shí)，也存在著一定的不足之處。在查閱相關(guān)文獻(xiàn)后，結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)可總結(jié)出當(dāng)前電子文件歸檔管理工作也存在著一定的問題。

2.1 缺乏有效的電子文件歸檔管理制度

在當(dāng)前的檔案管理工作中，存在制度跟不上發(fā)展的情況。盡管國家檔案局一再發(fā)文明確制度條款，但相關(guān)部門還是會(huì)受到人員或者技術(shù)上的限制，致使諸多基層單位的制度落實(shí)存在一定困難。

2.2 電子文件歸檔管理經(jīng)費(fèi)短缺

電子檔案在當(dāng)前已經(jīng)與紙質(zhì)檔案齊頭并進(jìn)、共同發(fā)展，這就造成原有的經(jīng)費(fèi)跟不上發(fā)展建設(shè)的需要，對(duì)于技術(shù)方面缺乏足夠的投資，導(dǎo)致優(yōu)化電子文件的管理工作受到影響。

2.3 電子文件格式冗雜

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，也給電子文件的格式帶來了多樣化的特點(diǎn)，信息數(shù)據(jù)之間保存的格式不盡相同，也給檔案管理的工作造成了諸多的不便。

2.4 電子文件管理部門人員建設(shè)不到位

縱觀當(dāng)前各檔案管理部門人員，均呈中老年發(fā)展趨勢，缺乏年輕的專業(yè)人才。對(duì)于年齡偏大的工作人員來說，很難適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需要，而且工作態(tài)度上相對(duì)懶散懈怠，也不能有效地執(zhí)行相關(guān)制度。因此，保證電子文件歸檔管理的科學(xué)性就無從談起。

2.5 對(duì)電子文件歸檔管理科學(xué)性的認(rèn)識(shí)不到位

這也是當(dāng)前普遍存在的一個(gè)重要現(xiàn)象，組織對(duì)于電子文件歸檔管理科學(xué)性的認(rèn)識(shí)不夠，就使得單位忽視相關(guān)工作，不能保證工作的科學(xué)性。

3 創(chuàng)建電子文件歸檔管理科學(xué)化機(jī)制的措施

要保證電子文件歸檔管理的科學(xué)化，就要合理利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理手段，并加大監(jiān)管力度，才能使得檔案管理工作更加高效、準(zhǔn)確，保證科學(xué)性。

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)

1.加強(qiáng)制度建設(shè)有利于規(guī)范電子文件的管理，為相關(guān)工作提供有力的組織保障，并且通過內(nèi)部各個(gè)部門之間的相互配合與溝通，來及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。

2.加強(qiáng)電子檔案的管理，制度的建設(shè)不能存在于一紙空文，要通過有效的監(jiān)管，來促進(jìn)規(guī)范化的管理，并對(duì)電子文件的管理職能予以強(qiáng)化。從根本上保證檔案管理的科學(xué)性。

3.為電子文件歸檔建立永久的異地、異質(zhì)的備份，這也是一項(xiàng)電子文件管理制度中的基本制度，做好科學(xué)技術(shù)上的防范措施，能夠有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、減小損失。

3.2 加強(qiáng)機(jī)制建設(shè)

為使電子文件歸檔管理工作獲得有效保障，就要加強(qiáng)機(jī)制的建設(shè)，主要包括協(xié)調(diào)機(jī)制和動(dòng)力機(jī)制。協(xié)調(diào)機(jī)制起到激勵(lì)、約束和保障作用；動(dòng)力機(jī)制為維持內(nèi)在的運(yùn)行規(guī)律。二者相輔相成，才能確保電子文件歸檔管理工作的科學(xué)性[3]。

3.3 加強(qiáng)對(duì)電子文件的監(jiān)管力度

首先要加強(qiáng)電子文件管理的前端監(jiān)管力度。在前期設(shè)計(jì)階段，就要對(duì)系統(tǒng)的功能、背景、元數(shù)據(jù)和電子文件的生命周期等進(jìn)行合理把控，對(duì)歸檔流程要予以合理規(guī)劃，將所有期望實(shí)現(xiàn)的管理功能一并納入到系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，為保障電子文件歸檔管理的科學(xué)性打下良好的基礎(chǔ)。

其次就是要堅(jiān)持對(duì)工作流程的管理。要保證歸檔管理中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都要有著相應(yīng)的記錄。電子文件由于其便捷性，工作人員往往為了追求工作效率，將歸檔工作一次完成，加強(qiáng)監(jiān)管力度，就是要保證信息歸檔時(shí)，要保留原文件，出現(xiàn)問題，做到有據(jù)可查，這樣才能保證電子文件的科學(xué)性。

4 結(jié)論

綜上所述，電子文件歸檔管理是現(xiàn)代化的信息工具，為相關(guān)部門的工作提供了便利的同時(shí)，也存在著相應(yīng)的問題，只有加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)電子檔案歸檔管理的重視，并加強(qiáng)制度建設(shè)和監(jiān)管力度，才能有效保證電子文件歸檔管理的科學(xué)性。

參考文獻(xiàn)

[1] 馮惠玲.電子文件與紙質(zhì)文件管理的共存與互動(dòng)[J].中國檔案，2013（03）：45-47.

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[3] 葛翠玲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與檔案管理工作的創(chuàng)新[J].西安文理學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2013（04）：19-21.endprint