文件傳閱中的問題與對策

摘 要：文件傳閱在文書工作中是一項相當重要的內容，有助于領導更有效的處理事務和與員工之間互通信息。加深對文件傳閱工作重要性的認識，發現目前文件傳閱過程中存在的一些問題，并找到相對應的對策能有效地提升工作效率。文件傳閱工作在歷史資料積累方面也起著相當重要的作用。在日常的工作中迅速、正確地把每個領導閱讀文件后的指導意見做好記錄，并且把領導在文件原件上所批閱的內容歸檔保存，一方面方便以后更迅速地找到原始資料和依據；另一方面時間越久，文件本身的價值更加大。

關鍵詞：傳閱；效率；問題；對策

所謂文件傳閱，就是在較短的時間內，安排很多人閱讀同一份文件。在大機關多配設專人負責，在中、小機關，則往往由機要員、內收發人員兼負其責。傳閱能使既有文件最大限度地發揮作用，也是領導人交流信息，了解情況，溝通意見，乃至共同決策的一種工作方法

文件傳閱不僅要求文書工作人員掌握一定的文書處理工作的原則規定和基本要求，還需要留心觀察文件傳閱的主要特征和規律，這樣才能讓文件傳閱工作更加靈活，不至于太死板，讓文件傳閱在工作中起到承上啟下、聯合內外的作用。在最近幾年中，黨政機關、企事業單位在文件傳閱過程中存在著一些突出問題亟待解決。

1 存在問題及表現

1、只簽不閱和批文不詳。這主要表現在很多領導對閱讀文件的重要性還不夠重視，只忙于其他工作，把閱讀文件當作一種沒必要的負擔，認為閱不閱讀文件根本無關緊要。有的領導即使閱讀文章也只是隨便看一下，了解一下文件的題目和標題信息，然后就隨便簽下自己的大名。他們在文件上做的批示，沒有詳細的描述，只是粗枝大葉的隨便寫一下，這樣給接下來要按照他們的批示去執行工作的員工帶來了很多不便。這樣的做法有時候會讓工作無法有效地開展下去，有時甚至會帶來嚴重的錯誤。

2、閱文拖沓，傳閱埂阻。有時候當文件傳送到領導那里之后，領導由于忙于工作而忽略或者是忘記了閱讀文件，經常把文件壓在那里很長時間，這樣耽誤了其他員工閱讀文件的時間，導致某些文件精神不能在員工中及時地傳達下去。更有甚者由于把文件壓的時間太長，導致文件丟失，給接下來的工作帶來諸多不便。特別是那些需要立即處理的事情，由于傳閱時間太長而被耽擱了。

3、傳閱文件不及時歸檔。當文件傳給承辦單位或承辦人之后，他們把事情處理完了便忽略了文件，不把文件立即交還給文秘部門，時間久了之后造成文件丟失。導致文件原件不能被保留下來，為日后的查閱工作帶來麻煩。有的文件傳閱手續很簡單，沒有太多要求，當員工出現人員變動時，由于交接工作沒有做好，有的員工私自將文件資料帶走或者是隨意丟棄，導致文件根本無法歸檔。在年底進行文件清理的時候，根本找不到相關的文件。

2 解決措施和辦法

1、端正閱文態度、健全閱文制度。由于文件的傳閱對象主要對象是領導，這就需要提升領導們對文件傳閱的認識，讓他們知道文件傳閱的重要性。端正領導傳閱文件的態度，一方面能保證他們閱讀文件的質量，另一方面能讓文件精神得到更好地落實。把這個方面的事情做好了，文件傳閱過程中涌現出來的很多問題都能得到有效地解決。建立完善的閱文制度，從制度上來規范閱文工作，是文件精神能夠順利傳達下去的重要保證。辦公部門要根據自身的實際情況，制定出行之有效的傳閱制度，對未按規定來執行的員工給予一定的考核，這樣能有效規避文件傳閱過程中出現的一些問題，還能使日后文件的歸檔工作更加方便。

2、增強責任感、改進傳閱方法。各員工要明確自己的責任，知道自己工作的重要性，把文件傳閱工作與文件精神的落實緊密地聯系起來。認真閱讀每一份文件，把自己的想法在文件上詳盡地表述出來。當文件閱讀完之后，迅速將文件傳到下一個部門，讓工作能夠得到有序的開展。把之前文件傳閱過程中不好的方面要改正過來，不需要把文件不加審閱就全部送到領導那里，首先對相關文件做一個分類，有選擇性的把文件送到相關部門和分管領導，切忌不分內容、不分輕重緩急，把文件全部交給領導批辦。

3、嚴格借閱登記。如果文件不能及時借出去或者收回來，就需要把相關文件記錄下來，避免由于借閱手續不嚴導致文件保管過程中出現紕漏。當部門出現人員變動的時候，一定要嚴格做好交接手續，千萬不要忘記那些把還沒有進行歸檔的文件進行點驗和登記，確保文件資料能夠有效地傳送和完整歸檔。一定要做到及時收集和整理傳閱文件，仔細認真做好文件的分類歸檔工作，確保萬無一失。由于文件的歸檔是建立在文件的收集和整理基礎之上的，所以這些工作一定要在日常的工作中就細致地做好，避免在年底對文件資料進行整理和歸檔時，文件找不到而弄得手忙腳亂、焦頭爛額。

參考文獻

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作者簡介

晏章梅（1978-），女，甘肅酒泉，本科，講師，研究方向：科技與文化。