如何有效實施檔案管理現代化

吳再美

【摘 要】隨著經濟和科技的發展，我國的各項事業發展的速度也在不斷的加快，想要做好檔案管理必須將信息技術引入進來，利用信息技術實現檔案管理的現代化。本文主要研究了檔案現代化過程中存在的問題，并找到了一些措施，希望能為檔案管理的現代化進程做出一些貢獻。

【關鍵詞】檔案管理 現代化 問題 措施

隨著科技的發展和計算機的普及應用，人們在工作的時候自動化程度不斷的提高。檔案管理工作也應該根據實際的需要，將新的手段更好地運用進來，幫助檔案管理更好地實現現代化，滿足檔案管理的需要，實現管理現代化。

一、檔案管理現代化過程中存在的一些問題

（一）檔案管理的標準化程度非常低

檔案管理實現現代化的一個重要條件便是檔案工作標準化的實現。我國在進行檔案管理的時候，其體系比較的復雜，管理也比較的分散。并且由于歷史等方面的原因在進行檔案管理的時候各個單位都各自為政，管理的水平差別也比較的大。而且現在研究出來的軟件沒有統一的標準，這也導致了檔案管理的標準化程度比較的差，數據也不夠完整，這對檔案管理現代化的實現是非常不利的，這種情況也會導致檔案管理低水平以及重復建設的情況不斷地出現，檔案管理現代化水平提高非常的緩慢。

（二）檔案管理人員的素質比較低下

檔案管理現代化的實現是離不開現代化設備的，而在使用現代化設備的時候，相關的人員素質必須比較高，并且觀念比較新。只有檔案管理人員的技術水平以及知識層次都比較高，在進行檔案現代化管理的時候，效果才會比較明顯。但是就目前而言，很多從事檔案管理的工作人員，在進行檔案管理的時候采用的依舊是以往落后的知識和方法，這些人員也不具有先進的管理知識，自身的技能水平也比較差，無法滿足現代化操作的需要。

（三）在進行檔案管理的時候，投入比較少，滿足不了現代化管理需要

在進行檔案管理現代化的過程中，最大的問題便是經費比較少。而經費投入的多少是由領導對檔案管理現代化的認識決定的。現在很多單位的領導對檔案管理的重要性認識都不足，投入的資金也比較少，這些資金根本不足以購買那些現代化的設備。特別是一些基層單位，進行檔案室建設的時候，條件比較差，安全設施也不夠到位，檔案室的建設本身便不夠規范和標準，而檔案室建設的自動化和數字化更是不可能的事情，這也給檔案管理現代化發展造成了不良影響。

二、推動檔案管理現代化的一些措施

（一）重視檔案管理的規范化和標準化建設

在進行檔案管理實踐的時候，想要真正地確保檔案工作標準化的實現，必須根據需要制定一系列的實施標準，確保檔案管理的秩序以及效益能夠達到最佳。這是檔案管理現代化實現的一個重要手段和前提，若是在進行檔案管理的時候僅僅有技術方面的保證，專業化以及標準化的程度不夠，那么檔案管理的質量以及速度便很難真正的提高，所以在進行檔案管理現代化的過程中，必須先進行檔案管理標準化以及規范化的建設，這樣才能給檔案管理現代化奠定一個好的基礎。

（二）提高檔案管理人員的素質

在檔案管理現代化建設中，人的作用是非常重要的，想要現代化管理真正的實現，必須變革人的思想。檔案管理人員必須真正地認識到檔案管理現代化是檔案管理的發展趨勢。在新的形勢下各種新的檔案不斷的形成，想要保存好這些新檔案和以往的檔案，必須利用先進的技術和手段來進行管理。而管理人員也必須認識到自身工作的重要性，不斷地提高對自己的要求，不斷地接受各種培訓，提高自己的知識水平和專業技能。與傳統的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術水平和管理水平，最好還能具備較強的開拓創新意識，進而加快檔案管理的現代化進程。在這樣的情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業素養[1]。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓，例如聘請專門的老師教授他們計算機方面的相關知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓，使得這些管理人員逐漸擁有全方位的能力，能夠應對現代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現代化管理的質量，確保檔案管理現代化建設的順利進行。

（三）對管理意識進行強化，加大對檔案管理現代化的投入

想要真正實現檔案管理現代化，必須將大量的資金以及先進設備投入進來。各級領導也必須真正地意識到檔案管理的地位和重要性，積極推動檔案管理現代化地進行。加大對檔案管理現代化資金、設備方面的投入，在進行檔案室設置的時候，必須做好通風、采光、安全以及防潮方面的措施，根據實際的需要還可以將電腦、監視設備、空調等設備運用進來，這樣不但能保證檔案的安全，還能確保不出現資料丟失的情況。現代化的檔案管理與傳統的檔案管理不同，對于設備和技術的依賴性較強，在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關的辦公設備，加強現代技術在檔案管理中的應用，能夠有效提高檔案管理的現代化水平。為此，各級政府應加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經費支持，幫助他們引進先進的技術和設備。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創造出一定的經濟效益[2]。

在新的時期，做好檔案管理現代化建設是檔案管理發展的必然，我們在推動檔案管理現代化建設的時候，必須真正地認識到其中存在的問題，并根據實際的需要采取措施，對檔案管理現代化手段進行完善，提高檔案管理的質量。

【參考文獻】

[1]張永寬.如何有效實施檔案管理現代化[J].科技創新導報，2014（05）.

[2]陳冬菊.論如何實現檔案管理現代化[J].華章，2013（19）.endprint