淺談Excel公式函數在審計實務中的運用

劉熔芬

提高審計效率起著事半功倍的效果。但就目前而言，很多審計人員對Excel軟件的公式函數僅局限于一些簡單的求和、計算平均數以及基本的條件公式函數。筆者曾就職于“四大”，本文中，筆者將會結合自己的經驗介紹一些在實務中運用不太普遍，但對提高審計效率大有裨益的Excel公式函數，也請各位同行不吝賜教。

【關鍵詞】Excel軟件 公式函數 審計實務運用

Excel功能之強大讓人嘆為觀止，我無數次地給同行以及學生說過的一句話是：“只有你想不到，沒有Excel做不到”。Excel提供的大量的內置函數從本質上來說是一些預定義的公式，這些函數使用參數按預先定義好的順序或結構進行計算。用戶可以直接應用這些函數對活動工作表的某個區域內的數值進行系列計算。在實務中，我們只需要掌握部分函數的使用方法，便可事半功倍。筆者將會介紹幾個較為實用的函數。

一、LEFT、MID、RIGHT、LEN和FIND函數

數據的整理工作在審計實務中占了很大比重，因為大部分從客戶財務系統中導出的數據格式并不全都是規范有序的，那審計師就需要利用各種Excel函數從中提取審計所需要的數據信息。

（一）函數語法

1. LEFT（text， num_chars）：從字符串的最左端位置提取指定數量的字符；

2. MID（text， start_num， num_chars）：從字符串中間的任意位置提取指定數量的字符；

3. RIGHT（text，num_chars ）：從字符串的最右端位置提取指定數量的字符。

其中，text 表示要提取字符的字符串位置；start_num表示開始提取字符串的位置；num_chars 表示需要提取的字符數，忽略時為1。LEFT、MID和RIGHT 函數的運用基本一致，區別在于一個從左開始提取字符串， 一個從中間任意位置開始提取字符串，一個從右開始提取字符串。

4. LEN（text）：返回字符串中的字符個數，即計算字符串的長度。

5. FIND（find_text，within_text，s tart_num）：查找其他文本字符串（within_text） 內的文本字符串（find_text），并從within_text 的首字符開始返回find_text 的起始位置編號。其中，“find_text”表示要查找的字符串；“within_text”表示要在其中進行搜索的字符串，“start_num”表示起始搜索位置，在within_text 中第一個字符的位置為1，忽略時，start_num= 1。

（二）在審計中的運用實例

實務中經常會有財務人員將存貨數量直接填列在摘要欄內，表1列示了類似情況，如果逐個摘錄摘要文本中的數量信息并手工錄入，既耗時且還容易出錯，但若審計員了解上述一組提取數據的函數，提取出存貨數量就會迎刃而解。

由于文本中每筆交易數量的位數不同，所以我們不能直接用RIGHT函數提取摘要欄內的數量信息。假設我們需要提取第一筆摘要欄“電源模塊6ES73071EA000AA0：257”中的數量信息“257”， 則復合函數公式為“=RIGHT（B3，LEN（B3）-FIND（“：”，B3，1）”。拆分各公式后具體介紹如下：

LEN（B3）： 測量該字符串長度，結果為24；

FIND（“：”，B3，1）： 查找冒號在該字符串中所處位置， 結果為21；

RIGHT（B3，3）： 通過LEN 和FIND函數組合運用，得出需要在B3單元格中從右返回3個字符（即24-21= 3）， 結果為“257”。

熟練掌握后， 同理還可以提取處于最左邊或者中間任意位置的數量信息。

二、VLOOKUP、HLOOKUP函數

VLOOKUP函數和HLOOKUP函數是用戶在查找數據時使用頻率非常高的Excel函數。利用這兩個函數可以實現一些簡單的數據查詢。

（一）函數語法

1. VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）：在表格或數值數組的首列查找指定的數值，并由此返回表格或數組當前行中指定列處的數值。

2. HLOOKUP（lookup_value，table_array，row_index_num，range_lookup）：在表格或數值數組的首行查找指定的數值，并由此返回表格或數組當前行中指定列處的數值。

其中，lookup_value ： 需要在數據表首列進行搜索的值。

table_array： 需要搜索數據的信息表。

col_index_num：滿足條件的單元格在數組區域table_array中的列序號。

row_index_num：滿足條件的單元格在數組區域table_array中的行序號。

range_lookup ： 在查找時， 是否需要精確匹配。如果為FALSE，則大致匹配，如果為TRUE 或忽略，則精確匹配（并區分全/ 半角）。在實務中， 一般選擇大致匹配， 即“FALSE”。

VLOOKUP函數和HLOOKUP函數的語法非常相似，功能基本相同。主要區別是VLOOKUP主要用于搜索用戶查找范圍中的首列中滿足條件的數據，并根據指定的列號返回對應的值，唯一的區別在于VLOOKUP函數按列進行查詢，而HLOOKUP函數按行查詢。

（二）在審計中的運用實例

在進行審計工作時，往往會需要以前年度的對比數，比如說按客戶分類的應收賬款余額就需要列示出該客戶上年末的對比數，通過兩期對比數，我們可以判斷有無客戶余額變化情況、有無新增客戶等情況。表2、表3分別給出了某公司截至2013年12月31日以及2012年12月31日按客戶分類的應收賬款余額。endprint

首先，在“2013年應收賬款余額”工作表的D2單元格內粘貼“2012年12月31日”字符串， 作為行標題。然后， 在“2013年”工作表D3單元格內使用VLOOKUP 函數， 公式為“=VLOOKUP（A3，'2012年應收賬款明細賬'！$A$3：$C$7，3，FALSE）”，依次類推，其中“$”符號是為了絕對引用和相對引用單元格信息，以便通過鼠標的單元格拖放功能， 讓電腦自動生成D列內其他行次的單元格信息。在表2 和表3 的基礎上， 經上述操作并略作整理， 便可得到表4 所示結果。其中，因為?？怂箍禍y量技術是2013年度新增的一家客戶，所以其在2012年12月31日沒有余額，公式自動返回“#N/A”。

三、COUNTIF、SUMIF、SUBTOTAL函數

（一）函數語法

1. COUNTIF（range，criteria）：主要用于有目的地統計指定范圍內滿足特地條件的數據個數。其中，range必須是對單元格區域的直接引用或由引用函數產生的間接引用；crieria是定義的特點條件。

2. SUMIF（range，criteria，[sum_range]）：主要用于按指定條件在查找區域進行查找，并返回查找區域內滿足條件數值的和。SUMIF的前兩個參數和COUNTIF函數完全一致，如果不輸入數據求和區域sum_range，則SUMIF函數會對查找區域range自動求和。

3. SUBTOTAL （function_num，ref1，ref2， …）：SUBTOTAL主要用于篩選下的數據統計，是Excel中唯一一個可以只統計可見單元格的函數。其中：function_num參數使該函數具備求和、計數、求平均值等等功能，在審計實務中，運用最多的function_num是9，即對可見單元格求和。

（二）在審計中的運用實例

表5是某公司按產品分類的主營業務收入明細賬，在審計實務中，審計人員可能需要統計出每類產品的銷量以及銷售金額。這里就可以用到COUNTIF函數以及SUMIF函數。

首先編制表6列出所需要整理的信息，在E3單元格使用COUNTIF函數，公式為“=COUNTIF（$A$3：$A$13，D3）”，在F3單元格使用SUMIF函數，公式為“=SUMIF（$A$3：$A$13，D3，$B$3：$B$13）”，依次類推，讓電腦自動生成E列以及F列內其他行次的單元格信息，經上述操作之后便可得出如下表6。

當然，上述功能也可以通過篩選之后利用SUBTOTAL函數對可見單元格進行求和處理完成。

本文所介紹的幾個公式函數僅僅是Excel龐大公式函數中的“冰山一角”，在既定的審計程序目標和有限的審計工作時間內，若想不斷地提高工作效率，就需要審計人員不斷地去探索和完善。

【參考文獻】

[1]張宇. 淺談Excel軟件在審計實務中的運用[J].會計之友，2008（10）.

[2]孫良文.基于 Excel 的審計數據挖掘方法與路徑研究[J.]財會通訊，2011（12）.

[3]Excel Home. Excel應用大全[M] . 北京：人民郵電出版社，2008.endprint

首先，在“2013年應收賬款余額”工作表的D2單元格內粘貼“2012年12月31日”字符串， 作為行標題。然后， 在“2013年”工作表D3單元格內使用VLOOKUP 函數， 公式為“=VLOOKUP（A3，'2012年應收賬款明細賬'！$A$3：$C$7，3，FALSE）”，依次類推，其中“$”符號是為了絕對引用和相對引用單元格信息，以便通過鼠標的單元格拖放功能， 讓電腦自動生成D列內其他行次的單元格信息。在表2 和表3 的基礎上， 經上述操作并略作整理， 便可得到表4 所示結果。其中，因為?？怂箍禍y量技術是2013年度新增的一家客戶，所以其在2012年12月31日沒有余額，公式自動返回“#N/A”。

三、COUNTIF、SUMIF、SUBTOTAL函數

（一）函數語法

1. COUNTIF（range，criteria）：主要用于有目的地統計指定范圍內滿足特地條件的數據個數。其中，range必須是對單元格區域的直接引用或由引用函數產生的間接引用；crieria是定義的特點條件。

2. SUMIF（range，criteria，[sum_range]）：主要用于按指定條件在查找區域進行查找，并返回查找區域內滿足條件數值的和。SUMIF的前兩個參數和COUNTIF函數完全一致，如果不輸入數據求和區域sum_range，則SUMIF函數會對查找區域range自動求和。

3. SUBTOTAL （function_num，ref1，ref2， …）：SUBTOTAL主要用于篩選下的數據統計，是Excel中唯一一個可以只統計可見單元格的函數。其中：function_num參數使該函數具備求和、計數、求平均值等等功能，在審計實務中，運用最多的function_num是9，即對可見單元格求和。

（二）在審計中的運用實例

表5是某公司按產品分類的主營業務收入明細賬，在審計實務中，審計人員可能需要統計出每類產品的銷量以及銷售金額。這里就可以用到COUNTIF函數以及SUMIF函數。

首先編制表6列出所需要整理的信息，在E3單元格使用COUNTIF函數，公式為“=COUNTIF（$A$3：$A$13，D3）”，在F3單元格使用SUMIF函數，公式為“=SUMIF（$A$3：$A$13，D3，$B$3：$B$13）”，依次類推，讓電腦自動生成E列以及F列內其他行次的單元格信息，經上述操作之后便可得出如下表6。

當然，上述功能也可以通過篩選之后利用SUBTOTAL函數對可見單元格進行求和處理完成。

本文所介紹的幾個公式函數僅僅是Excel龐大公式函數中的“冰山一角”，在既定的審計程序目標和有限的審計工作時間內，若想不斷地提高工作效率，就需要審計人員不斷地去探索和完善。

【參考文獻】

[1]張宇. 淺談Excel軟件在審計實務中的運用[J].會計之友，2008（10）.

[2]孫良文.基于 Excel 的審計數據挖掘方法與路徑研究[J.]財會通訊，2011（12）.

[3]Excel Home. Excel應用大全[M] . 北京：人民郵電出版社，2008.endprint

首先，在“2013年應收賬款余額”工作表的D2單元格內粘貼“2012年12月31日”字符串， 作為行標題。然后， 在“2013年”工作表D3單元格內使用VLOOKUP 函數， 公式為“=VLOOKUP（A3，'2012年應收賬款明細賬'！$A$3：$C$7，3，FALSE）”，依次類推，其中“$”符號是為了絕對引用和相對引用單元格信息，以便通過鼠標的單元格拖放功能， 讓電腦自動生成D列內其他行次的單元格信息。在表2 和表3 的基礎上， 經上述操作并略作整理， 便可得到表4 所示結果。其中，因為?？怂箍禍y量技術是2013年度新增的一家客戶，所以其在2012年12月31日沒有余額，公式自動返回“#N/A”。

三、COUNTIF、SUMIF、SUBTOTAL函數

（一）函數語法

1. COUNTIF（range，criteria）：主要用于有目的地統計指定范圍內滿足特地條件的數據個數。其中，range必須是對單元格區域的直接引用或由引用函數產生的間接引用；crieria是定義的特點條件。

2. SUMIF（range，criteria，[sum_range]）：主要用于按指定條件在查找區域進行查找，并返回查找區域內滿足條件數值的和。SUMIF的前兩個參數和COUNTIF函數完全一致，如果不輸入數據求和區域sum_range，則SUMIF函數會對查找區域range自動求和。

3. SUBTOTAL （function_num，ref1，ref2， …）：SUBTOTAL主要用于篩選下的數據統計，是Excel中唯一一個可以只統計可見單元格的函數。其中：function_num參數使該函數具備求和、計數、求平均值等等功能，在審計實務中，運用最多的function_num是9，即對可見單元格求和。

（二）在審計中的運用實例

表5是某公司按產品分類的主營業務收入明細賬，在審計實務中，審計人員可能需要統計出每類產品的銷量以及銷售金額。這里就可以用到COUNTIF函數以及SUMIF函數。

首先編制表6列出所需要整理的信息，在E3單元格使用COUNTIF函數，公式為“=COUNTIF（$A$3：$A$13，D3）”，在F3單元格使用SUMIF函數，公式為“=SUMIF（$A$3：$A$13，D3，$B$3：$B$13）”，依次類推，讓電腦自動生成E列以及F列內其他行次的單元格信息，經上述操作之后便可得出如下表6。

當然，上述功能也可以通過篩選之后利用SUBTOTAL函數對可見單元格進行求和處理完成。

本文所介紹的幾個公式函數僅僅是Excel龐大公式函數中的“冰山一角”，在既定的審計程序目標和有限的審計工作時間內，若想不斷地提高工作效率，就需要審計人員不斷地去探索和完善。

【參考文獻】

[1]張宇. 淺談Excel軟件在審計實務中的運用[J].會計之友，2008（10）.

[2]孫良文.基于 Excel 的審計數據挖掘方法與路徑研究[J.]財會通訊，2011（12）.

[3]Excel Home. Excel應用大全[M] . 北京：人民郵電出版社，2008.endprint