檔案保密工作淺析

王穎

[摘 要]保密工作是檔案管理的重點之一，本文就在檔案管理中的保密事宜，如檔案庫房的管理、絕密檔案的管理以及檔案的開放等相關工作提出了具體措施。

[關鍵詞]檔案；保密；措施

一、檔案管理中的保密工作

（一）檔案的庫房管理工作

從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，但是有一些布局條件的單位，往往將庫房設在機關辦公樓內。應注意的是，不是任何一間辦公室都可以用做庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最低層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊，還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（二）絕密檔案的管理和保密工作

絕密檔案是黨和國家的核心秘密，它關系到黨和國家的安全，關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發展的成敗，關系到四化建設的進程。因此，為確保國家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。

1.絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

2.提高絕密檔案管理人員的素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有謹慎的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸黨和國家大量的秘密，這些秘密隨著檔案人員的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

3.加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清隊、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

（三）檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：須有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類的保密期限“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

（四）檔案密級的調整工作

1.貫徹落實相關法規

要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用法暫行規定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執行解密劃空的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾。二要主動接受保密部門的監督指導，齊心協力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清與非密的界限，確定哪些檔案限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規范化、標準化涉密檔案建設奠定基礎。

2.建立法制新秩序

對解密檔案的變化調整，不僅要足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經驗教訓告訴我們，以往關于檔案保密的制度還不健全，適應不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內容。為了適應涉密檔案工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個制度：一要建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密。二是建立調密通知制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案室，以便銜接工作，適時變動。三要建立解密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

3.加強涉密檔案的科學管理

在調密工作中我們發現，過去經常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹〔國檔發28號〕文件實施館、室、藏涉密檔案解密劃空工作為界，對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷。外公卷時，可采取與所查檔案無關的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不變的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統計臺賬和存放地點索引，為科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供創造條件。

二、檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的秘密的時效和范圍，是不對的；但如過于缺乏保密觀念，對涉密檔案無事其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

（一）檔案的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐漸進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

（二）檔案的解密工作

保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密》規定，劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過去，許多檔案館，對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循《保密法》的有關規定，即：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”（《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條）。這也就是說，解密是由于原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。

（三）檔案開放前的基礎

開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作。

1.提高開放檔案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。

2.建立健全編號，要適應開放后檢索與管理的要求。

3.編制檢索工具。一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》；三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。

4.準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應來取抄錄、復印、照相等手段進行復制，搞好檔案副本。