創新檔案管理工作思路的理性思考

叢婕

[摘 要]隨著信息技術的飛速發展，我國逐步進入了數字信息化時代。數字理念以及數字產品日益滲透在我們生活和工作的各個方面，因此電子文檔管理也成為文檔管理工作中的新潮流。由于傳統的檔案管理存在諸多問題，影響了檔案管理的效率和發展，因此實現數字背景下檔案管理的創新是數字信息化發展的必然要求。本文將根據檔案管理存在的問題，對數字背景下的檔案管理進行深入思考，探析檔案管理的創新方案。

[關鍵詞]數字背景；檔案管理；創新；思考

一、檔案管理創新的必要性

為了適應時代發展的要求，以及管理教育工作的需要，實現檔案管理的創新成為一種必然趨勢。

1.數字時代的發展要求檔案管理實現創新

時代在進步，數字信息化時代已經初步形成并得到了迅猛發展。因此，時代的發展要求社會生活工作的各個方面都要實現數字化，從而保障數字信息化社會更快的發展。數字信息化的發展也是檔案管理創新的強大推動力。創新是事物發展過程中的核心問題，只有有了創新和改革，才能適應時代的要求，實現自身的永恒發展。信息化背景下，在外部推動和內部強化的形式下，不斷實現自身的改革和創新，同樣，檔案管理工作也產生了很多新生事物，管理上也創新新的管理模式。在數字背景下，社會生活中，特別是在管理工作中，對檔案信息的要求越來越多，對其服務的效率以及準確性要求越來越高，面對這些高要求，傳統的檔案管理理念已經不能適應時代發展，傳統的檔案管理模式已經不能及時地跟上數字背景下社會快速發展的步伐，因而創新勢在必行。

2.檔案管理服務模式的落后要求檔案管理實現創新

傳統的檔案管理手段主要是以人工檢索和查詢為主，不僅費時費力，而且還容易出現失誤和偏差，同時還嚴重偏離了信息化社會發展的要求。檔案管理實現數字化既是時代對檔案管理者提出的高要求，也是減輕檔案管理者工作負擔和壓力重要途徑。數字背景時代下，實現檔案檢索數字化，服務手段數字化，檔案儲存數字化是改變傳統的檔案管理服務模式的具體要求。檔案管理服務模式的創新直接關系到檔案管理服務的質量和效率。因此，傳統檔案管理服務模式要求檔案管理實現創新。

二、傳統檔案管理存在的問題

檔案管理工作是順利開展管理和教育工作的重要內容和保障。隨著數字信息化的發展，的管理工作也在不斷與信息技術相結合，實現高效準確的管理。因此，檔案管理工作也需要進行創新，根據時代的需要，調整檔案管理內容和管理模式，但是當前有些檔案管理者習慣于傳統的管理模式，懶于去改革創新，尤其是部分領導對檔案管理工作的認識不到位，沒有充分的意識到檔案管理工作對管理工作有著重要的作用，片面的將檔案管理工作看作的一項無關緊要的工作，認為檔案工作做的怎樣都不會影響管理的大局，因而很多領導忽視了對檔案管理工作的督促和支持，更談不上進行那個創新。另外，受到傳統體制和思想的束縛，檔案管理者也將工作重心放在對檔案的整理、編目和檢索上，對于如何創新服務模式沒有進行合理的思考和規劃。甚至有些將檔案管理工作看作悠閑崗位，安排了一些無關人員參與管理，導致檔案管理工作者素質偏低，無法真正的完成檔案管理工作。

三、實現檔案管理創新的幾點思考

1.檔案管理的前提是實現理念的創新

傳統的檔案管理已經延續很久，檔案管理者頗習慣于傳統的檔案管理方式，導致思想觀念僵化，很難去適應新事物，接受新方法，更不用說使用新技術。但是時代在發生巨大的變化，數字化已經滲入到社會的各個角落，管理也在逐漸的實現數字信息化，因此，檔案管理工作需要緊跟是時代的步伐，創新理念，樹立管理的數字化理念，從長遠利益出發，改變傳統陳舊的管理方式，制定適合新時代數字化的檔案管理規劃，為檔案管理健康順利的發展提供可靠的保障。理念的創新是檔案管理創新的前提，只有管理理念堅持創新，才能正確恰當的引領檔案管理的進一步發展。檔案管理理念的創新具體包括數字化的管理方法，以及管理手段，創造人性化的服務環境并根據實際情況建立有效的人才運行機制。

2.檔案管理的手段是服務模式的創新

檔案管理實現創新需要采取改變傳統的管理手段，以一種新的管理手段來實現管理服務模式的創新。隨著社會形勢以及招生和就業形勢的變化，的教育和管理工作對于檔案的需求也越來越大，內容和范圍的需求也在增加，利用的次數也在增多，因此，檔案管理的服務水平迫切需要提高。為了適應新形勢的需要，檔案管理需要緊跟時代的節奏，加快檔案工作的服務力度。實現服務方面的創新，首先要改變傳統的服務方式，創新新的的服務模式，并且由被動的服務局面轉化為積極主動為其服務。實現服務方式的高效化，多元化和社會化，此外，要不斷的完善和豐富服務內容，確保哦服務工作的快速發展。

3.檔案管理發展的保障是技術的創新

實現檔案管理的數字化離不開技術的創新。網絡信息技術是實現技術創新的重要保障。檔案管理的各個環節也都不開科學技術的支持，此外數字化的信息技術還能有效的提高檔案管理工作的質量和效率。首先檔案管理工作部門要配置完善齊全的數字化設備，以便實現使用計算機來管理檔案。其次，應廣泛的開發各類管理軟件，真正的實現檔案的科學管理。再次，建立的檢索系統。目前的管理工作對于檔案的檢索需求越來越大，需要及時快速的查詢學生的信息，因此，需要建立一套創新的查詢檢索系統，以便更加高效的為服務。

參考文獻：

[1]李正祥.復合圖書館思想論[J].情報理論與實踐，2003（04）

[2]黃宗忠.論復合圖書館的新模式——復合圖書館[J].圖書情報知識.2002（3）

[3]魏力更.論復合圖書館的建設和發展策略[J].理論觀察，2006（2）

[4]王芳.對復合圖書館建設的思考[J].平原大學學報，2005（10）