檔案信息化管理與新技術

王雯雯

[摘 要]為了滿足現代化社會發展的要求，我們必須要在檔案管理工作中引入各種先進的技術，使檔案管理工作朝向信息化、現代化的方向發展。信息化檔案管理工作是檔案工作的一次偉大改革。本文就檔案信息化管理級新技術的應用進行全面分析，以供參考。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；新技術；應用；探討

前言

在現代化社會發展中，檔案管理工作顯得越來越重要。通過對檔案信息進行科學合理的管理，可以滿足用戶對信息的需求，有利于政府領導者的決策。目前，隨著新技術、新設備的不斷涌現，檔案管理工作也進入了一個新的時期，通過新技術的應用是檔案管理實現信息化、現代化與數字化，成為檔案管理工作發展的必然趨勢。下文從檔案管理工作的重要性出發，分析了新技術的應用對檔案信息化管理工作帶來的影響。

一、檔案信息化管理工作的重要性

檔案信息是人們在社會實踐活動中的真實反映，為了給政府、企業、人們提供充足的文件與信息，我們必須要對這一類檔案信息進行全面的管理，有利于人們的決策。但是隨著社會的發展，檔案信息的數據不斷增加，規模也越來越大，如果我們仍然采用傳統的管理模式必然會出現工作中的失誤，無法適應當前社會發展的要求。因此我們必須要采用先進的設備與技術，使檔案管理工作朝向信息化、現代化、數字化方向發展，推動社會經濟的發展，造福于人類。檔案信息化管理工作的作用主要有以下幾個方面

1、通過檔案信息可以為企業領導者的決策提供依據。在市場經濟條件下，企業與企業之間的競爭越來越激烈，為了在激烈的市場競爭中存活下來，就需要領導者擁有大量的、可靠的信息。領導者可以充分利用檔案信息，在實際工作中不斷創新，利用各種新技術，為領導者的決策提供重要依據，促進企業健康快速的發展。

2、檔案信息化管理工作能夠規范企業的發展，提高企業的工作效率與經濟效益。在實際工作中，檔案管理工作者可以通過新技術的引入來提高檔案管理工作水平，使企業獲得長足的發展。

3、檔案信息化管理工作能夠可以保證信息的真實性、準確性及可靠性。能夠為政府、企業以及人們提供更可靠的信息。

二、檔案的信息化管理

1、信息化管理的必要性

例如在現代醫院的醫療設備進行采購的過程中，從招標之日開始，就開始有大量的設備檔案不斷的產生，例如文字資料、影像資料等。而在后續使用的過程中，則更是有大量的維修記錄。在這種情況之下，其傳統的檔案管理方式主要是通過臺賬化的方式來對檔案進行處理，并且直接將檔案歸檔到實體檔案柜之中進行存放，這種存放方式從本質上來說，有著極大的弊端，例如文件易丟失、資料查找麻煩、無法提供動態數據等。

而在現代社會信息化檔案的迅速發展過程中，其醫院的醫療檔案管理也完全革新，從以往的紙質檔案形式轉變成為了實時動態保存的檔案管理形式，無論是檔案的建檔、歸檔還是查詢，都已經基本實現了智能化、網絡化、自動化。這一技術的出現對于我國的醫療設備檔案信息所具有的優勢來說，基本是不可同日而語的。利用網絡化的信息化檔案管理方式，能夠建立起相應的管理平臺，各個不同科室的醫生也能夠直接對設備實時的運行狀態進行檢查，對于設備的調用也更加的方便，不僅使得設備使用率能夠得到提高，還為患者的就醫帶來了更大的便利性。此外，醫院運行過程中的上層管理人員還可以針對所上傳的數據來掌握當前各個設備運行的狀態，并且對各項統計數據采用科學的計算方式進行分析，通過這一方式，所產生的設備使用效益分析也就更加的精確、客觀。

2、醫療設備檔案信息化管理的實現

醫療設備對于檔案信息化有著較高的需求，尤其是檔案建檔期間對于各項信息的自動采集，并且將信息轉移到醫療管理系統之中，以此來使得醫院內部的檔案信息能夠迅速的完成登記、匯編、檢索、補充等多項工作，同時，在醫療設備檔案管理中應用信息化檔案技術之后，其后期的調閱、檢查、維修等多個方面，其實時的、豐富的檔案數據都起到了極其重要的作用。而其中所涉及到的文檔資料主要包括了兩種類型，一種是動態性的實施資料，一種是靜態性的備份資料。通過在醫院的醫療設備運行過程中采用新信息技術來建立平臺，能夠有效的完成各種檔案所需要進行的輸入、輸出。

在設備自身從購置開始一直到報廢，這一期間所產生的大量靜態檔案數據主要包括了：紙質資料、審批性文件、磁盤、光盤、調試影響資料等，而在大量的磁盤資料以及光盤上的影響資料都可以將其當做是電子文檔錄入到相應的檔案管理平臺之中，從而使得檔案數據更加豐富，而紙質的文件則可以利用現代化的方式將其掃描成為數字化的電子檔案，也將其直接歸類到數字化檔案管理平臺上。通過這一方式，能夠使得平臺檔案更加豐富，并且便于后期管理和調用。

三、新技術在檔案管理中的應用

傳統的檔案管理中.檔案需要分類裝訂.然后人工撰寫相關信息最后手工抄寫目錄，耗費大量人力且過程繁瑣又低效RFID（Radio Frequency Identification），即無線射頻識別，是興起于20世紀90年代的一項自動識別技術。一個典型的RFID系統由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體，主要原理是利用無線電波對標記媒體進行讀寫、識別利用RFID技術可以實現非接觸式數據采集，方便隨時查找檔案名目，有助于實現動態實時管理RFID讀寫器可以同時從多個標簽中讀取信息，比傳統掃描方式快100倍。此外，RFID標簽的數量存儲量也很大而且可重復使用，還可以設置密碼。

四、結語

在現代化社會發展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務性特點，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發生了質方面的飛躍，隨著社會的發展以及經濟水平的提高，信息化是檔案管理工作發展的必然趨勢。

參考文獻：

[1]沈庭燕.數字信息環境下檔案館文化功能的構建[J].中國檔案.2013（07）

[2]虞亞玲.電子檔案信息管理相關問題的思考[J].科技創業家.2013（10）

[3]鐘素英.建筑企業檔案信息化建設探討[J].中華建設.2013（07）