淺談公證檔案管理的現狀及對策

甘愛群

[摘 要]隨著我國的公證事業也在迅速發展，管理工作的不斷加強，其中公證檔案管理在公證機構中占有主要位置。但是現如今我國的公證檔案的管理出現許多弊端和漏洞，所以，本研究根據實際情況對公證檔案管理工作進行了研究，并分析當今公證檔案管理存在的問題以及提出相應的改進措施，希望為今后加強公證檔案信息網絡化的管理做出貢獻。

[關鍵詞]公證檔案；管理工作；現狀；對策

公證工作已經應用到社會各個層面，公證檔案管理也被越來越多的人們關注著，同時不斷地推動著公證檔管理工作的擴大。由于公證檔案數量大量的增長，導致在公證檔案管理過程中現許多問題，而這些問題帶來的危害遠遠大于人們的想象，所以本研究對公證檔案管理中專業人員的技能問題、檔案保管問題以及安全隱患問題進行了詳細的探討，為今后的公證檔案管理提出改進措施。

1、公證檔案管理工作的意義

國家的檔案的離不開公證檔案，因為它真實的記錄了公證機關的實際活動內容及具體情況。在公證行業中起到參考價值和積極意義的作用。以下就是公證檔案管理工作帶來的作用與影響。

1.1有效地衡量公證工作

公證檔案通常都是記錄著客觀事實，以及文件的內容包含著重要的民生檔案。因此嚴格要求公證員在公證管理中要按照相關的規定法律、法規以及程序準則執行工作。要想加強公證檔案的管理工作，就必須有一定的準則去進行規范，而公證檔案恰恰就充當了這個重要的角色，所以說公證檔案的文件是一種衡量公證機關工作的標準方法，不容被忽視。

1.2公證檔案的合理采用

現今信息技術的快速發展，可以將計算機等網絡系統與公證檔案管理進行密切結合，使公證檔案管理具有信息化、數字化及智能化等特性，采用這種方法可以大大提高公證檔案的資源整合與重組效率，也可以減少因記錄檔案復雜而帶來的弊端，充分的完善公證檔案的保存、查考等作用。通過這種合理的改進措施來滿足社會對公證檔案管理的技術高要求。

1.3公證檔案管是公證行業的基礎

萬丈高樓的佇立，離不開它堅實的地基。同樣的道理，想要保障公證行業的發展，就必須依靠公證檔案這一層基礎。為什么說公證檔案是公證機關中的基礎呢？首先公證檔案的負責人不只是簡簡單單的專業公證檔案管理人員，同時還包括公證員以及其他方面的檔案材料保管員和信息記錄的相關人員。所以從這一方面可知公證檔案系統是各個部門的交匯點，不論是公證機關的高層工作，還是下層的人員工作，它都起到決定性作用。其次公證檔案管理工作要求公證機關的全體人員都應了解和掌握公證檔案的知識，這樣才能保證整個團隊的工作順利進行。所以說，公證檔案管理不僅與公證當事人的人身財產利益有聯系，也與公證機關的權益存在著密切的關系，保護好公證檔案管理也就在為推動公證行業的健康穩定發展做貢獻。

2、分析公證檔案管理工作存在的問題

由于經濟的快速發展，公證檔案管理工作也只是剛剛走進人們的生活。所以公證檔案管理體系還不夠完善，仍存在許多不足現狀，在這些弊端的影響下降低了檔案管理工作的效率，使整體發展水平得不到提高，更嚴重的是給公證機構帶來了聲譽上的威脅。

2.1公證檔案管理的體制缺陷

現今我國政府沒有對公證檔案管理工作采取積極地條文規定和整體規劃措施，導致各地方的對公證檔案管理不規范化。出現管理制度混亂，沒有建立合理的保障體系，導致公證檔案材料不足，記錄材料不能及時得到整理和保管，例如：有時保管不當還會出現公證檔案被他人隨意領取、被人抄錄和復印外傳等現象，同時在進行調檔和查詢資料時難以翻閱，在公證檔案管理中出現了十分惡劣的狀態。

2.2公證檔案管理的設備相對落后

在信息科技發展迅猛的當下，電子科技已經被廣泛應用，但是在公證檔案管理這種要求高的工作中，常常會看見管理者還是用傳統的手工方式進行檔案的收集、整理、編目、檢索以及查閱，而缺少電子科技的使用。在與高速運轉的電子相比中，不難發現傳統的管理模式已經被高效率的網絡化淘汰掉。所以正確對待電子科技的應用是十分重要的。

2.3公證檔案管理人才短缺

在對公證人員進行專業知識的培養時，常常會出現許多人對知識不能深入理解和透徹的分析，在工作時就會影響到對公證文書立卷、歸檔和保管等工作的執行不到位，同時也不能對公證檔案管理中出現的新情況和新問題立刻做出判斷。公證檔案管理人才短缺影響著整個管理工作的正常運行，這也是公證檔案管理問題的關鍵之一。

3、對公證檔案管理工作提出的改進對策

3.1完善公證檔案管理的制度體系

要想提高公證檔案管理的工作效率，就要從根本上改進。相關部門應當制定和完善對公證檔案管理的規定，其中包括對檔案的整理、裝訂、移交、借閱、保管等工作機制的要求，將所有的記錄資料采取集中統一管理的措施，充分做到從立檔歸檔到信息統計，保管資料都能進行科學利用、安全處理、以及嚴守機密的成效。同時加大對公證檔案管理中因工作人員疏忽大意而造成遺失、損毀等錯誤的懲罰力度。對待公證檔案管理的管理人員的考核應采取不定期的抽查測試。通過不斷地完善管理工作的體制，可以為今后的公證檔案管理的發展打下強行針。

3.2提高公證檔案管理人員的專業技能

面對著公證檔案管理工作的高標準，對公證檔案管理人員的自身專業技能也有著很高的要求，各公證機構應當建立合理的檔案管理崗位，分配適合的檔案管理人員。在進行公證檔案管理的人員考核時，要認真分析人員的自身掌握的能力是否符合能承擔公證檔案管理工作，同時要逐漸實行“持證上崗”制度，對未來的檔案管理人員進行培訓后，參加統一考試，取得從業資格后，才可從事公證檔案管理工作。

4、結語

在公證檔案管理的工作中往往會出現難以預料的問題，正是在不斷地失敗和困難中，公證檔案管理不斷吸取經驗，一步一步進行改進和完善。本研究對公證檔案管理工作的現狀進行了細致的探討，也提出了提高公證檔案管理的相應意見，希望能為今后公證檔案管理提供有意義的價值，同時也希望公證檔案管理的相關部門做好一切應對新問題的措施，保證公證檔案管理工作的順利進行。

參考文獻：

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