高校后勤檔案資源的開發及利用分析

胡嫄

[摘 要]高校后勤檔案直接記載和保存了后勤工作情況，因此，是高校檔案工作的重要組成，對于保證后勤管理工作的順利開展具有十分重要的意義。應注意的是，目前我國高校后勤檔案資源普遍存在著開發利用不足等情況，因此，本文重點分析了后勤檔案的價值及重要性，并就如何加強高校后勤檔案資源的開發及利用進行了探討。

[關鍵詞]高校；后勤檔案資源；開發；利用

高校后勤檔案涉及內容十分廣泛，包括高校建設、發展，后勤服務、管理等工作的方方面面，是高校后勤工作的寶貴財富，也為整個學校提供了珍貴的資源。因此，必須積極開發和利用后勤檔案資源，以最大限度地實現后勤檔案的價值。

一、高校后勤檔案的價值及重要性分析

后勤檔案是高校檔案建設的重要組成部分之一，對于維持高校正常運轉，實現后勤管理工作的科學性及有序性具有十分重要的作用。1）高校后勤檔案見證了后勤工作的發展，真實記錄下了高校后勤建設的逐步推進。因此，只有充分開發和利用后勤檔案資料，不斷總結歷史經驗及教訓，方可逐步增強高校后勤工作的質量，進而推動后勤管理水平的不斷提升；2）后勤基建檔案記錄了高校所有基建工程規劃、施工、改建、維修等方面的技術材料。一旦此類檔案缺失，將會對后勤管理及服務工作帶來嚴重的影響；3）高校后勤工作往往一環套一環，但后勤領導及職工變動卻較為頻繁，若不充分利用和參考后勤檔案，將很難保障后勤工作的連續性及有效性，也無法做出正確的決策；4）是學校評估工作的重要內容之一；5）是高校校史教育的基本載體。后勤檔案承載了高校艱苦建校的成就，是高校發展的縮影。因此，利用后勤檔案可以對廣大師生進行校史教育，以提高師生的思想覺悟，號召大家繼承和發揚勤儉節約、艱苦奮斗的傳統精神。

二、加強高校后勤檔案資源開發及利用的措施分析

（一）充實后勤檔案資源，為檔案資源的開發及利用創造條件

高校檔案工作是以后勤檔案的收集與接收為基礎開展的，因此，不重視檔案的收集與接收，則后勤檔案資源的開發與利用也無從談起。有關部門必須逐步擴大后勤檔案收集門類及接收范圍，加快構建數目龐大、結構科學、內容豐富、質量佳、個性化十足的后勤檔案資源信息化保障體系，確保館藏檔案適應現代社會的需求，推動高校后勤檔案資源的充分開發及利用。在檔案資源開發利用過程中，應時刻謹記長、短期效益相結合，雖然某些檔案短期內無法得到充分利用，但并不表明該檔案毫無開發和利用價值。具體而言，應從如下方面做起：（1）就后勤檔案部門而言，應轉變傳統檔案資源分散管理體制，組建綜合檔案管理部門，以便對高校后勤檔案進行統一管理；（2）就檔案館而言，應繼續堅持館藏數量同質量并存的原則，除了繼續擴大收集和接受范圍以外，還應對檔案質量進行嚴格把關。轉變中文檔案為主的局面，加強各單位所保存專業化檔案的收集和接收力度，致力于滿足信息化社會的需求，以更好地服務社會經濟建設；（3）建立健全后勤檔案補充制，設法將社會及個人手中所保存的珍貴歷史資料進行收集；（4）逐步擴展電子檔案的征集范圍，打破普通檔案入館的限制，將重點放在黨政機關電子檔案的征集方面，實現電子檔案與紙質檔案的相互補充。

（二）構建完善的后勤檔案檢索系統，為檔案資源的開發與利用提供途徑

針對后勤檔案檢索工具單一、速度慢、功能少、效率低等問題，應加快檔案檢索工具體系的建設，以館藏實際情況為依據，構建合理、完善的檢索體系，確保檢索工具的規范化及標準化，能夠全面體現檔案的內容、特點、形式及保存點。1）加快對全引、案卷、專題、機讀等目錄進行檢索工具的編制，確保檔案開發利用者能夠利用檢索工具快速、準確地找出所需信息；2）搞好諸如大事件、匯編、簡介等專題編寫工作，以便開發與利用。同時，加強編研力度，利用科學手段對檔案資源進行分類、總結、加工及處理，有針對性地對各類檔案信息進行編輯，為檔案信息服務提供途徑，并為檔案利用人員提供完善的信息資源，以最大限度的發揮檔案效能；3）加強檔案開發利用反饋情況的收集與分析，以及時了解后勤檔案工作存在的問題，及時掌握社會最新動態與需求，提高檔案的開發利用效果。

（三）加快后勤檔案資源的信息化建設，實現檔案開發與利用的不斷創新

如今，檔案館數字化建設已成為高校后勤檔案工作發展的基本趨勢，較傳統檔案而言，數字化檔案具有信息化、高效化、系統化等特點，且開發、利用過程不受時間、地點等限制，可以隨時進行檔案資源的異地檢索，利用數字化處理技術有效解決檔案原件利用與保護之間的矛盾，確保原件能夠得到持久的保存。一方面，應加快后勤檔案數據庫及信息化的二次開發，利用計算機及信息技術，對后勤檔案信息進行再次開發，推動檔案資源開發及利用的二次升級，充分挖掘檔案中所蘊藏的巨大價值；另一方面，應制定科學的信息化流程，先對目錄數據庫進行構建，然后，逐步推動后勤檔案全文數字化的實現。對于辦公所形成的電子文件，可利用網絡直接進行收集，而庫存檔案需要進行掃描；此外，應構建完善的檔案信息系統，對檔案資源進行多方考察和編研，加快后勤檔案信息的再次開發，利用各種形式對檔案資源進行發布，使用戶充分了解后勤檔案的價值，從而確保后勤檔案資源的全面開發與利用。

三、結束語

綜上所述，后勤檔案是高校檔案的基本組成，全面開發及利用后勤檔案資源對于高校后勤工作的開展、繼承和發揚高校傳統精神、促進校園文化的和諧發展均具有十分重要的意義。因此，必須對后勤檔案資源的開發及利用工作給予足夠的重視，全面推進檔案的數字化建設，為高校各項工作的開展提供服務。

參考文獻：

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