信息化技術(shù)對高校檔案管理的影響

姜玲玲

[摘 要]隨著我國科學技術(shù)的迅猛發(fā)展以及信息化計算機時代的到來，在高校檔案管理中實施信息技術(shù)已經(jīng)成為了大勢所趨。近年來，各大高校不斷擴張，學校人數(shù)與日俱增，給高校的檔案管理工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。信息化技術(shù)的出現(xiàn)有效緩解了檔案管理的復雜局面，提高了相關(guān)工作人員的工作效率，使檔案信息更加健全完善。針對這樣的新局面，本文就結(jié)合各大高校檔案管理的現(xiàn)狀，簡單闡述一下信息化技術(shù)對其的重要影響，并提出行之有效的對策予以管理，從而提高工作效率，保證管理的有效性。

[關(guān)鍵詞]信息化技術(shù)高校檔案管理影響有效對策

進入21世紀以來，計算機、互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)飛速發(fā)展，信息化時代已經(jīng)隨之到來?，F(xiàn)如今，我國的很多工作單位都在運用高新技術(shù)進行作業(yè)，在很大程度上提升了人們的工作效率。伴隨教育教學改革和高校擴張的新局面，將信息化技術(shù)融入高校檔案管理工作中已經(jīng)勢在必行。其在管理中的具體應(yīng)用，能夠最大限度的擴展檔案管理的功效，發(fā)揮其為學生服務(wù)的巨大功能，從而更好的滿足學校建設(shè)的需求，促進我國高校檔案管理工作水平的進一步提升。

一、信息化技術(shù)對高校檔案管理的影響

（一）提高了管理人員的工作效率

信息化技術(shù)是近年來各大高校積極引進的檔案管理新手段，其在具體運用中的最大影響就在于實現(xiàn)了人力、物力的節(jié)約，提升了管理效率，具體來說有以下幾點。

第一，將信息化技術(shù)引入高校檔案管理工作，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式轉(zhuǎn)化為電子檔案，在節(jié)約檔案存儲空間的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了數(shù)字化管理，便于管理者隨時提取所需的資料，并避免了以往紙質(zhì)資料容易破損的問題，提高了相關(guān)人員的工作效率；第二，縮短了信息編寫的時間。眾所周知，高校檔案數(shù)量眾多，學校相關(guān)人員如需對資料進行修改和加工，就勢必會經(jīng)歷一個“選題—選材—編輯—出版”的過程。這樣一來就會消耗大量的時間，浪費不必要的精力。利用信息化技術(shù)，能夠最大限度的簡便其具體流程，采用機讀的形式可以實現(xiàn)檔案的及時加工，從而提高工作效率；第三，提升檢索效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作必然要進行手動檢索，檔案管理人員需要先查看目錄，再進行查找，有時還會因年限久遠而出現(xiàn)信息篡改的現(xiàn)象，其檢索過程相當復雜。利用信息化技術(shù)能夠減少檢索時間，從而保證快速工作。

（二）實現(xiàn)了檔案資源的信息共享

眾所周知，檔案對每個人都具有非常重要的意義，是人們學習、工作情況的總結(jié)，在求職、升學等過程中都要加以利用。但是，以往的檔案管理形式相對繁瑣，一旦上級部門或其他單位需要對學生的檔案進行查看，就要經(jīng)歷一個復雜的環(huán)節(jié)。將信息化技術(shù)運用到高校檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的實時共享，學生的資料可以通過計算機終端進行及時傳遞，從而做到對檔案信息的分類提取和準確分析，滿足社會各界對檔案的不同需求。

（三）促進了高校檔案辦公的透明化

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，學生很難看到自己的檔案內(nèi)容，不利于對其進行檢查。信息化技術(shù)在高校檔案管理中的運用，為工作的公開透明奠定了基礎(chǔ)。各大高校通過在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案的手段，可以讓學生及時查閱自己的信息內(nèi)容，這樣一來不僅能夠增強學生對自己的了解度，還能夠?qū)n案管理者的工作進行有效監(jiān)督，促進高校辦公的透明化。

二、提升高校檔案管理工作信息化的主要措施

從上述文章中，我們已經(jīng)清晰直觀地看到了信息化技術(shù)對高校檔案管理工作的積極影響。為了切實達到檔案有效管理的要求，各院校一定要找到提升管理能力的關(guān)鍵措施。

第一，加大資金投入力度。高校檔案信息化管理的實現(xiàn)，要以先進的設(shè)備設(shè)施作保障，要以現(xiàn)代化技術(shù)作支撐。因此，各大院校一定要加大資金投入力度，引進最先進的計算機設(shè)備，緊跟信息化建設(shè)的步伐，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

第二，提高高校人員對信息化技術(shù)運用的認識水平。想要從根本上保證信息化技術(shù)的有效建立，確保檔案管理新方法的運用，就一定要轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，提升高校人員的認識水平。具體來說，各大高校要加大宣傳力度，為信息化技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)設(shè)一個良好的氛圍，適時的對相關(guān)工作人員進行培訓，從而提升管理水平。

第三，不斷提升高校檔案管理人員的素質(zhì)能力。檔案管理人員的素質(zhì)水平是確保管理工作有效進行的關(guān)鍵，為了適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的新需要，高校檔案管理人員一定要切實提升自己的能力素養(yǎng)。首先，高校要做好人員聘用工作，聘請具有檔案管理資格的人員入職，并做好崗前培訓；其次，要開設(shè)公開課堂，定期組織學習，教會檔案管理者使用現(xiàn)代化信息設(shè)備，提升他們的能力素養(yǎng)；再次，高校可以實施“引進來與走出去”并存的發(fā)展戰(zhàn)略，積極引進優(yōu)秀人才并派遣有能力的員工對外交流學習，開闊他們的視野；最后，檔案管理人員自身也要明確信息化技術(shù)的重要作用，并利用業(yè)余時間進行系統(tǒng)學習，完善自我。

三、結(jié)束語

總而言之，隨著我國高校建設(shè)的不斷完善，其檔案管理工作面臨著越來越大的困難，傳統(tǒng)的工作方法已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢，不能滿足日益進步的新要求。為了切實提升工作效率，做到科學管理，各大院校一定要將信息化技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中來，不斷提升相關(guān)人員的素質(zhì)能力，加大資金投入數(shù)量，積極引進新設(shè)備，并充分發(fā)揮其巨大作用，實現(xiàn)資源的共享，從而更好的為學生、為教師、為教學服務(wù)。

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