信息化技術(shù)對(duì)高校檔案管理的影響

姜玲玲

[摘 要]隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展以及信息化計(jì)算機(jī)時(shí)代的到來(lái)，在高校檔案管理中實(shí)施信息技術(shù)已經(jīng)成為了大勢(shì)所趨。近年來(lái)，各大高校不斷擴(kuò)張，學(xué)校人數(shù)與日俱增，給高校的檔案管理工作帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。信息化技術(shù)的出現(xiàn)有效緩解了檔案管理的復(fù)雜局面，提高了相關(guān)工作人員的工作效率，使檔案信息更加健全完善。針對(duì)這樣的新局面，本文就結(jié)合各大高校檔案管理的現(xiàn)狀，簡(jiǎn)單闡述一下信息化技術(shù)對(duì)其的重要影響，并提出行之有效的對(duì)策予以管理，從而提高工作效率，保證管理的有效性。

[關(guān)鍵詞]信息化技術(shù)高校檔案管理影響有效對(duì)策

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)飛速發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)隨之到來(lái)。現(xiàn)如今，我國(guó)的很多工作單位都在運(yùn)用高新技術(shù)進(jìn)行作業(yè)，在很大程度上提升了人們的工作效率。伴隨教育教學(xué)改革和高校擴(kuò)張的新局面，將信息化技術(shù)融入高校檔案管理工作中已經(jīng)勢(shì)在必行。其在管理中的具體應(yīng)用，能夠最大限度的擴(kuò)展檔案管理的功效，發(fā)揮其為學(xué)生服務(wù)的巨大功能，從而更好的滿足學(xué)校建設(shè)的需求，促進(jìn)我國(guó)高校檔案管理工作水平的進(jìn)一步提升。

一、信息化技術(shù)對(duì)高校檔案管理的影響

（一）提高了管理人員的工作效率

信息化技術(shù)是近年來(lái)各大高校積極引進(jìn)的檔案管理新手段，其在具體運(yùn)用中的最大影響就在于實(shí)現(xiàn)了人力、物力的節(jié)約，提升了管理效率，具體來(lái)說(shuō)有以下幾點(diǎn)。

第一，將信息化技術(shù)引入高校檔案管理工作，能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式轉(zhuǎn)化為電子檔案，在節(jié)約檔案存儲(chǔ)空間的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，便于管理者隨時(shí)提取所需的資料，并避免了以往紙質(zhì)資料容易破損的問(wèn)題，提高了相關(guān)人員的工作效率；第二，縮短了信息編寫的時(shí)間。眾所周知，高校檔案數(shù)量眾多，學(xué)校相關(guān)人員如需對(duì)資料進(jìn)行修改和加工，就勢(shì)必會(huì)經(jīng)歷一個(gè)“選題—選材—編輯—出版”的過(guò)程。這樣一來(lái)就會(huì)消耗大量的時(shí)間，浪費(fèi)不必要的精力。利用信息化技術(shù)，能夠最大限度的簡(jiǎn)便其具體流程，采用機(jī)讀的形式可以實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)加工，從而提高工作效率；第三，提升檢索效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作必然要進(jìn)行手動(dòng)檢索，檔案管理人員需要先查看目錄，再進(jìn)行查找，有時(shí)還會(huì)因年限久遠(yuǎn)而出現(xiàn)信息篡改的現(xiàn)象，其檢索過(guò)程相當(dāng)復(fù)雜。利用信息化技術(shù)能夠減少檢索時(shí)間，從而保證快速工作。

（二）實(shí)現(xiàn)了檔案資源的信息共享

眾所周知，檔案對(duì)每個(gè)人都具有非常重要的意義，是人們學(xué)習(xí)、工作情況的總結(jié)，在求職、升學(xué)等過(guò)程中都要加以利用。但是，以往的檔案管理形式相對(duì)繁瑣，一旦上級(jí)部門或其他單位需要對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行查看，就要經(jīng)歷一個(gè)復(fù)雜的環(huán)節(jié)。將信息化技術(shù)運(yùn)用到高校檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的實(shí)時(shí)共享，學(xué)生的資料可以通過(guò)計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行及時(shí)傳遞，從而做到對(duì)檔案信息的分類提取和準(zhǔn)確分析，滿足社會(huì)各界對(duì)檔案的不同需求。

（三）促進(jìn)了高校檔案辦公的透明化

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，學(xué)生很難看到自己的檔案內(nèi)容，不利于對(duì)其進(jìn)行檢查。信息化技術(shù)在高校檔案管理中的運(yùn)用，為工作的公開(kāi)透明奠定了基礎(chǔ)。各大高校通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)上建立檔案的手段，可以讓學(xué)生及時(shí)查閱自己的信息內(nèi)容，這樣一來(lái)不僅能夠增強(qiáng)學(xué)生對(duì)自己的了解度，還能夠?qū)n案管理者的工作進(jìn)行有效監(jiān)督，促進(jìn)高校辦公的透明化。

二、提升高校檔案管理工作信息化的主要措施

從上述文章中，我們已經(jīng)清晰直觀地看到了信息化技術(shù)對(duì)高校檔案管理工作的積極影響。為了切實(shí)達(dá)到檔案有效管理的要求，各院校一定要找到提升管理能力的關(guān)鍵措施。

第一，加大資金投入力度。高校檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，要以先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施作保障，要以現(xiàn)代化技術(shù)作支撐。因此，各大院校一定要加大資金投入力度，引進(jìn)最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，緊跟信息化建設(shè)的步伐，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

第二，提高高校人員對(duì)信息化技術(shù)運(yùn)用的認(rèn)識(shí)水平。想要從根本上保證信息化技術(shù)的有效建立，確保檔案管理新方法的運(yùn)用，就一定要轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，提升高校人員的認(rèn)識(shí)水平。具體來(lái)說(shuō)，各大高校要加大宣傳力度，為信息化技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的氛圍，適時(shí)的對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而提升管理水平。

第三，不斷提升高校檔案管理人員的素質(zhì)能力。檔案管理人員的素質(zhì)水平是確保管理工作有效進(jìn)行的關(guān)鍵，為了適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的新需要，高校檔案管理人員一定要切實(shí)提升自己的能力素養(yǎng)。首先，高校要做好人員聘用工作，聘請(qǐng)具有檔案管理資格的人員入職，并做好崗前培訓(xùn)；其次，要開(kāi)設(shè)公開(kāi)課堂，定期組織學(xué)習(xí)，教會(huì)檔案管理者使用現(xiàn)代化信息設(shè)備，提升他們的能力素養(yǎng)；再次，高?？梢詫?shí)施“引進(jìn)來(lái)與走出去”并存的發(fā)展戰(zhàn)略，積極引進(jìn)優(yōu)秀人才并派遣有能力的員工對(duì)外交流學(xué)習(xí)，開(kāi)闊他們的視野；最后，檔案管理人員自身也要明確信息化技術(shù)的重要作用，并利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，完善自我。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)高校建設(shè)的不斷完善，其檔案管理工作面臨著越來(lái)越大的困難，傳統(tǒng)的工作方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)，不能滿足日益進(jìn)步的新要求。為了切實(shí)提升工作效率，做到科學(xué)管理，各大院校一定要將信息化技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理中來(lái)，不斷提升相關(guān)人員的素質(zhì)能力，加大資金投入數(shù)量，積極引進(jìn)新設(shè)備，并充分發(fā)揮其巨大作用，實(shí)現(xiàn)資源的共享，從而更好的為學(xué)生、為教師、為教學(xué)服務(wù)。

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