淺談新時期檔案信息化建設及管理方法

朱志強

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

信息化建設是檔案工作的正確途徑，是檔案工作創新的客觀需要。因此，只有抓好檔案信息化建設，才能適應新時期檔案工作的需要，才能真正達到創新檔案工作的目的。檔案信息化建設是一個具有重大戰略意義，體現檔案工作發展方向和趨勢的重要課題。為此，本文將結合新時期檔案工作的特點論述如何加強信息化建設。

由于計算機技術和網絡技術的普遍運用，出現了大量的電子文件與數字檔案，這些新型檔案管理無法運用傳統的模式和管理手段來實施。因此，必須創新管理手段，建設現代化的檔案管理與服務系統。

一、檔案信息化建設的內容。

檔案信息化建設既是全國檔案事業發展“十五”計劃的戰略任務，也是全國檔案事業發展“十一五”規劃的工作重點。

具體內容包括：①基礎設施建設（包括：硬件建設、軟件建設、網絡建設）；②檔案信息資源建設（包括：文件電子化、檔案數字化）；③標準規范建設（包括：國家標準規范建設、行業標準規范建設）；④應用體系建設（包括：檔案網站建設、檔案信息系統建設、數字檔案館建設）；⑤人才隊伍建設。

當前，檔案信息化建設的工作重點是檔案數字化。所謂數字化，就是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。紙質/照片檔案數字化就是指采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質/照片檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。

二、檔案管理要體現時代發展的特點

檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

三、發揮新時期檔案工作服務職能

隨著信息技術的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，服務方式應隨著形勢的變化不斷創新。對檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工、并進行連接與共享，從而準確、及時、簡捷、實用地滿足利用者對檔案信息的不同需求。提高檔案管理人員的信息化意識可增強檔案的服務效能，及工作效率。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。同時依托現代化設備和手段，充分挖掘檔案信息資源，通過檔案信息的上網，也可以向利用者提供開放的館藏檔案和有關現行文件，提高服務的及時性。

四、在利用檔案的過程中創新思維

對檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些檔案信息資源，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，對檔案的科學分類、排列、索引和編研等基礎工作，利用檔案信息資源為社會服務，從而達到檔案信息資源的有效利用。加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施和檔案信息應用系統建設。尤其是推進計算機管理檔案，提高計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。

五、在檔案管理中注重數字化建設及軟件的開發。

針對現代辦公條件下，電子文件大量產生的現狀，制定前端控制戰略和文件、檔案一體化管理模型，建立新型檔案安全保障系統。大量電子文件的產生推動了檔案信息化建設，檔案現代化管理，其重點應放在對電子文件的收集歸檔與管理上，既要努力收集到歸檔單位以前產生的、屬于歸檔范圍的電子文件，又要切實實現與辦公自動化的有效接軌，及時接收各歸檔單位新產生的電子文件，為歸檔單位和利用者提供服務；檔案館要根據檔案管理的要求，加強對收集歸檔的電子文件進行有效管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有價值的電子文件真實、完整、有效。最后實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化。

六、新時期的檔案建設要建立規范的管理機制

檔案信息化建設需要用現代信息技術的觀念、技術、設備、方法對檔案管理業務流程、管理模式等進行重新整合和定位。在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。

檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎。除此之外還需要有一定的檔案和計算機專業知識的人員從事檔案信息化工作，這就要求各級檔案行政管理部門花大力氣培養人才，送骨干到高校或國外深造，鼓勵相關人員參加信息技術水平等級考試等方式來解決本地區檔案信息化建設中存在的共性、難點問題。

提高檔案管理人員信息化工作技能，既要實現新時期檔案管理模式、檔案管理人員進行信息化技能培訓，還應創造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，維護社會政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務。

參考文獻：

[1]楊公之主編.《檔案信息化建設導論》[M].北京：中國檔案出版社，2001年9月第1版。

[2]DA/T31—2005《紙質檔案數字化技術規范》。

[3]GB/T18894—2002《電子文件歸檔與管理規范》。