淺談住房公積金檔案管理面臨的問題與對策

何晶

前言

隨著住房貸款數量以及住房公積金提取數額的不斷增加，住房公積金的檔案數量也急劇增加，這給住房公積金檔案的管理工作帶來了新的挑戰，以往的檔案管理存在著諸多問題，如何解決住房公積金檔案管理中尤其是個人住房貸款檔案中存在的問題成為當前管理工作的當務之急。

一、住房公積金檔案管理中面臨的問題

（一）檔案管理基礎設施落后。在我國住房公積金管理機構成立時間較晚，因此很多基礎設施都處于缺失或在建狀態，導致用于檔案管理的檔案室條件簡陋，基本上都不符合檔案存放的標準，無論是檔案的保密工作還是保存都無法達到檔案管理規定的要求，容易導致住房公積金檔案的遺失、損壞等。

（二）缺乏統一的檔案管理制度。由于住房公積金管理在我國實施較晚，因此目前還沒有一個統一的檔案管理標準和制度，導致在日常的檔案管理中無規矩可循，雖然有些地方住房公積金管理機構根據自身情況制定了相應的檔案管理制度，但由于缺乏參照和宏觀的指引，導致這些管理制度無法做到全面性和系統性，對住房公積金檔案的管理無法做到全面的指導作用。

（三）缺乏專業的檔案管理人員。當前在各地住房公積金管理中心人員不足的情況下，大多數的檔案管理人員都是其他崗位人員兼職的或是單位臨時委派的，一般都不具備檔案管理的專業知識，僅能做簡單的日常管理工作，而對計算機技術在檔案管理中的應用、檔案縮微、數字化管理等現代管理方法完全不懂或一知半解，使檔案無法發揮出最大的作用和價值。

（四）檔案管理模式不先進。目前我國住房公積金檔案管理模式沒有實現統一，因此不同地區或者不同住房公積金管理中心的管理模式都不盡相同，但由于工作人員數量的限制導致大多數住房公積金管理部門都沒有配置專門的檔案管理機構，一般在檔案室的工作人員只負責檔案的收集、整理和歸檔工作，而對于檔案的使用、檔案的調動等均由其他科室分別負責，使得檔案管理工作被分解為多個部分，因而在實際工作中很難做到統籌規劃。除此之外，住房公積金管理部門沒有充分意識到檔案管理的重要性，缺乏相應的監管，導致檔案管理工作隨意性很大。

（五）檔案資源無法充分利用。住房公積金檔案文件一般均來源于其它社會部門，而每一個部門的檔案管理系統都不盡相同，因此在住房公積金檔案室歸檔后無法對接，再加上住房公積金檔案室的軟、硬件極度落后就造成了大部分的檔案資源無法得到實際利用，造成檔案資源的浪費。

二、加強住房公積金檔案管理的對策

（一）提高檔案管理認識并落實相關責任歸屬。住房公積金中心管理層要改變傳統的檔案管理思想，應充分認識到檔案管理的重要性，須知檔案是住房公積金日常事務中的有效記錄，檔案管理不僅是一個單位規范化管理的基本要求，也是建立健全住房保障體系、化解防范公積金貸款風險、構建信用社會和諧社會的重要保證，因此做好檔案管理工作有助于更好的開展住房公積金工作，而只有提高了人的主觀認識，才有利于發揮人的主觀能動性，真正將提高檔案管理工作上升到應有的高度。另外，住房公積金檔案管理包括住房公積金繳存、提取，個人住房公積金貸款，財務會計和公文管理等幾個方面，因此，要建立以住房公積金管理中心檔案室為首，使形成各種檔案的管理部門能充分相互協調的管理體系，落實責任人，加強日常工作的監督力度，建立科學的考核、獎懲和激勵機制，一方面對檔案管理工作做出規范，使每個人都能切實負起責任，另一方面充分調動檔案管理人員的工作積極性，鼓勵提出創造性建議，使檔案管理工作不斷向著科學化的方向發展。

（二）建立健全住房公積金檔案管理規范。國家應當制定一套切實可行的住房公積金檔案管理規范，出臺指導性文件，使各級住房公積金管理機構能夠在上級部門制定的管理規范下結合自身實際情況，制定出既符合上級宏觀協調需要，又符合自身工作實際的管理規范制度，這樣的制度更具科學性和合理性，是實現檔案管理工作規范化、標準化的有效舉措。

（三）加強檔案管理軟硬件設施的建設。針對當前住房公積金檔案管理基礎設施落后的情況，國家機關和地方政府應當加強對檔案管理軟硬件設施的建設工作。首先，要加大在這方面的資金投入，按照《檔案法》的“十一防”的要求建設檔案室，通過增加各種設施來改善檔案室的環境，同時為了建設現代化的檔案管理體系必須配備足夠的計算機、網絡、服務器、防盜系統等一系列的硬件設施。其次，要加快檔案管理配套的軟件建設，如先進的檔案檢索系統、檔案管理系統平臺、檔案監測系統等等；再次，為順應信息時代發展的需要，加強數字檔案管理建設，實現檔案的無紙化管理，并對特別重要的檔案采取紙質和數字雙保險的存檔方式，推進檔案管理更好地為住房公積金管理服務。

（四）提高檔案管理人員專業素質。檔案管理人員是檔案管理工作的主體，因此要加強住房公積金檔案管理工作就要配備具備專業檔案知識技能的人才。在實際工作中，首先要加強現有檔案管理人員的培訓工作，使之可以逐漸適應檔案管理工作的各項業務，并與時俱進，不斷學習現代化的管理技能，適應檔案管理現代化的進程。其次，要加強檔案管理方面人才的培養工作，在高校內增設相關專業，并可以采用定向培養的模式，為住房公積金檔案管理輸送人才。

結束語

住房公積金檔案管理對于住房公積金事務來說具有非常重要的作用，雖然當前的住房公積金檔案管理工作還存在若干問題，但是相信隨著各級相關部門對此項工作的重視程度加大，檔案管理工作也會得到不斷的完善，為住房公積金事務的開展提供更好的支持。

參考文獻：

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