淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

李雪丹

[摘 要]隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)對(duì)信息量的要求也越來越大，因此，檔案管理的作用也越來越重要，事業(yè)單位如果想要發(fā)展的更好，就必須做好檔案的管理工作，但是，事業(yè)單位的檔案管理工作存在一定的難度，需要管理者有極大的耐心和細(xì)心，在現(xiàn)今的社會(huì)中，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在著許多的問題，亟需被解決，本文主要從在事業(yè)單位檔案管理中存在的問題以及解決問題的相應(yīng)的對(duì)策等方面展開討論，希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位的檔案管理工作有一定的啟發(fā)。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

檔案管理的工作就是對(duì)檔案的實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)并提供利用服務(wù)的活動(dòng)總稱，也是國家檔案在事業(yè)單位的最直接的體現(xiàn)。總的來說就是管理人員對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究，并為相關(guān)的對(duì)象提供檔案的利用服務(wù)，不要落后于時(shí)代的發(fā)展。

1、在當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理人員對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位

檔案管理工作在事業(yè)單位中起著非常重要的作用，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)員工進(jìn)行選拔和考核時(shí)候都需要查閱有關(guān)員工的檔案資料，對(duì)開展事業(yè)單位的工作有著非常重要的意義，但是許多的檔案管理人員卻沒有意識(shí)到檔案管理這份工作對(duì)事業(yè)單位的重要性，只是把檔案管理工作當(dāng)成一份普通的對(duì)檔案進(jìn)行保管和抄寫的工作，再加上檔案管理工作不能夠?yàn)槭聵I(yè)單位帶來實(shí)質(zhì)上的利益，而事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作也不夠重視，以至于檔案管理人員就更加忽視這份工作的重要性，導(dǎo)致檔案管理人員在工作是沒有足夠的熱情，發(fā)現(xiàn)在檔案管理中存在的問題也不會(huì)就是的上報(bào)，并且積極的解決問題，而是得過且過的忽略原本存在的不足。而且，由于對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，以至于所有的檔案管理人員在工作的時(shí)候基本都處于一種混時(shí)間的狀態(tài)，對(duì)于一些本該立即完成的工作也不立即做完，而是一拖再拖，最終的結(jié)果就是導(dǎo)致當(dāng)有人想要查閱檔案時(shí)，不能夠快速有效的查找到完整的檔案，而是一些還沒有整理完全的檔案，也正是這種不知道何時(shí)會(huì)有人查閱檔案的必定情況，使得檔案管理人員一直處于被動(dòng)的狀態(tài)，檔案管理工作也進(jìn)行的不盡如人意。

1.2檔案管理人員的相關(guān)的專業(yè)知識(shí)相對(duì)貧乏，素質(zhì)比較落后

檔案管理工作聽起來比較簡單，其實(shí)對(duì)檔案管理的工作人員的素質(zhì)要求非常的高，可是在大學(xué)里卻沒有相應(yīng)的專業(yè)教授如何做好檔案管理工作，因?yàn)?，大部分人都認(rèn)為檔案管理工作非常的簡單，只需要工作的時(shí)候細(xì)心一點(diǎn)、耐心一點(diǎn)就好了，所以，現(xiàn)在所有檔案管理人員在最開始工作的時(shí)候都對(duì)這份工作了解掌握的非常少，而想要干好這份工作就需要幾年時(shí)間不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，可是不是所有的人都能夠在一份工作崗位上堅(jiān)持不懈的工作幾年，通常檔案管理的工作人員都是在還沒有充分了解有關(guān)檔案管理的相關(guān)知識(shí)和工作方法的時(shí)候就辭職或者是轉(zhuǎn)移到其它的部門去了，以至于現(xiàn)在的檔案管理人員的素質(zhì)低下，并且相關(guān)的專業(yè)知識(shí)比較貧乏，也就導(dǎo)致了現(xiàn)在檔案管理的工作效率低下，穩(wěn)定性差，而且在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，使得檔案管理工作的發(fā)展遲緩，因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)是發(fā)展檔案管理工作的重要的舉措。

1.3檔案管理的現(xiàn)代設(shè)施陳舊，沒有跟上時(shí)代的發(fā)展

由于檔案管理部門不能夠?yàn)槭聵I(yè)單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，所以事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理部門都不是很重視，以至于在為事業(yè)單位更換設(shè)施時(shí)都不會(huì)想到為檔案管理更換設(shè)備，而是先為一些能夠?yàn)槭聵I(yè)單位獲得直接利益的部門更換設(shè)施，所以事業(yè)單位的檔案管理部門的工作環(huán)境和條件相當(dāng)?shù)牟?，沒有健全的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，導(dǎo)致現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，也無法跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的步伐。

2、提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的措施

2.1加強(qiáng)檔案管理工作人員的認(rèn)識(shí)及素質(zhì)

國家為了提高各事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度，曾經(jīng)頒布了許多類似于《檔案法》、《檔案管理法》等與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)，但是貫徹的不是很到位，以至于一些對(duì)國家法律了解不多的人認(rèn)為國家不重視檔案的工作管理，因此，想要提高檔案管理人員對(duì)本工作的認(rèn)識(shí)，就要加大檔案的宣傳力度，提高人們的檔案意識(shí)，使人們了解檔案是我國不可多得的財(cái)富，而且還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)教育，提高檔案管理人員的工作水平，首先就要保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，不要讓檔案管理的工作人員隔一段時(shí)間就換一次，檔案管理工作只有工作的幾年的人才能夠豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才能夠做好檔案的管理。其次要隔一段時(shí)間對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)教育，使其素質(zhì)水平與時(shí)代接軌，充分掌握新型的檔案管理技術(shù)。

2.2建立完善的檔案管理的機(jī)構(gòu)及制度

健全的機(jī)構(gòu)和機(jī)制是落實(shí)檔案工作的組織保證。在各立檔單位內(nèi)成立綜合檔案室，確定檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室主任和檔案人員，明確各自職責(zé)，并根據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)情況配備兼職檔案人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是符合當(dāng)前檔案管理工作實(shí)際的。而且在當(dāng)今這個(gè)信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)已經(jīng)逐漸的普及，各單位也逐漸向信息化管理轉(zhuǎn)變，檔案管理工作也不例外，因此事業(yè)單位必須高度重視檔案信息化工作，把它列入工作日程，投入一定的資金，逐步配置信息化基木設(shè)備，同時(shí)要加強(qiáng)檔案人員的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)培訓(xùn)，爭取早日實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理部門的檔案信息化管理。

2.3加大資金投入，改善檔案管理工作人員的工作條件

在事業(yè)單位中由于檔案管理部門不能夠直接為事業(yè)單位獲得經(jīng)濟(jì)利潤，因此在事業(yè)單位中處于一個(gè)比較尷尬的地位，當(dāng)事業(yè)單位想要改善工作人員的辦公條件時(shí)首先想到的是為本單位出力最多、獲得的直接利潤做多的部門，而檔案管理部門兩種都不是，因此工作條件相對(duì)較差，直接導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理落后的現(xiàn)狀，所以事業(yè)單位應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的資金投入，改善檔案管理工作人員的工作條件，完善在檔案管理中需要用到的先進(jìn)的設(shè)施，以便早日實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

3、結(jié)語

改善當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀是時(shí)代發(fā)展的需求，但是，這種改善不是一朝一夕就能夠做到的，需要事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理的工作人員共同的努力，爭取早日實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息化管理。