充分認識實現檔案管理信息化建設

張淑娟

[摘 要]檔案是人類文化遺產的重要組成部分，是人類社會實踐和社會文明進步的歷史記錄，也是發展先進生產力、建設先進文化的基礎性工作和重要支柱。其中，大力推進檔案信息化建設，是當前做好檔案工作的重要任務之一。

[關鍵詞]檔案管理；信息化

電子檔案的特性，使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會對檔案信息利用的要求。檔案信息數字化主要包括四個方面的內容：檔案目錄數字化、檔案編研成果數字化、檔案全文數字化、檔案實體圖片化，其中檔案全文數字化是檔案數字化的核心問題。

一、檔案管理信息化的必然性

（一）信息化建設的必然要求

檔案來源于社會實踐，又應用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進行有效的服務。利用多種辦法、形式和手段，實現檔案的價值，把檔案信息轉化為生產力。總之，檔案是開展各項工作的依據和必要條件，充分有效地利用檔案，可以取得明顯的經濟效益和社會效益。

（二）檔案工作發展的必然趨勢

隨著現代科學、生產和社會管理活動的發展，檔案數量劇增，另一方面，隨著現代科學技術的發展，現代信息處理技術也日臻完善與成熟。應用現代科學信息技術成果，有效地改善檔案保管條件，研究和發展檔案保護技術，也已成為檔案部門的共識和一致行動。

（三）解決突出問題的必然出路

在檔案工作發展過程中，面臨著許多實際問題：檔案數量劇增；新型信息介質和記錄方式的出現；如何有效保護檔案；如何適應社會需求發生的變化。而傳統的手工管理手段和方法無法解決新興的問題。因此，檔案管理信息化成為解決檔案工作發展中突出問題的必然出路。

（四）提高整體水平，推進全面建設

1、提高貯存、收藏能力。縮微、光盤等技術應用，將極大地提高存貯密度，減少存貯空間。日益增多的檔案的存儲和管理有了有效的解決途徑，進而增強了檔案部門的收藏能力，使其存貯的信息量增大，真正成為社會存貯信息的基地。

2、提高信息處理能力。檔案管理信息化的核心和主要內容是電子計算機的應用。電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統計分析等，大大提高檔案信息處理能力。提高工作效率和服務水平。

3、提高檔案信息資源開發利用能力。應用計算機技術進行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。其速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統或專題利用的需要。可多次重復利用，聯網檢索，實現檔案信息共享。運用現代信息處理技術手段來開發檔案信息資源，極大地提高了開發能力和效率，進而提高檔案信息的利用率。

二、如何有效實現檔案管理信息化

（一）轉變傳統模式，把實體管理變為信息管理

現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用信息化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案

信息資源的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務。

（二）建立有效的信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案信息管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。

（三）檔案管理的原則、理論與方法

由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、原則和方法等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題等問題。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題。檔案管理部門及相關人員都需要做出理性與科學的思考和研究。

（四）提高專業素質，實現檔案管理的科學化

檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應要求，信息化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要的：第一，檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現信息化具有直接作用。第二，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。第三，從檔案管理信息化發展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理信息化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。

（五）提高信息安全素質，實現檔案管理的安全化

檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，檔案工作者的信息安全素質直接關系著電子文件的安全，并影響到國家的信息安全。信息社會環境中的檔案管理工作者，需具備在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識、能力。

三、結束語

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。