事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

姚雅東

[摘 要]隨著互聯網的普及和信息技術在辦公中的廣泛應用，電子文件、圖形文件、圖像文件等資料的廣泛應用給傳統檔案管理工作帶來了新的挑戰。而檔案管理作為事業單位的一項重要基本工作，對于單位職能的正常發揮起到重要作用，必須穩步推進，在實踐工作中提高檔案管理質量。本文分析當前事業單位檔案管理中存在的問題，并提出相應的解決措施，以期推動事業單位的健康、可持續發展。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；問題；對策

1.事業單位檔案管理存在的問題

1.1工作人員的素質有待提高

部分事業單位的檔案管理人員缺乏專業的檔案知識，不清楚檔案管理職能，沒接受專業的技能培訓，導致工作中出現檔案管理混亂現象，制約了檔案的開發和利用，也影響事業單位各部門職能的正常發揮。所以說，必須重視人力資源管理，加強技能培訓和職業道德修養教育，提高檔案管理人員的素質。

1.2缺乏現代管理理念和先進技術手段

隨著信息技術的快速發展，辦公自動化水平大大提高，而事業單位的檔案管理上的信息技術、高科技設備較少。沒有制定現代管理理念，傳統管理方法和管理理念已經不適應現代社會的發展了。沒有引進先進管理技術手段，檔案管理效率低下，嚴重影響了單位各項工作的順利開展。

1.3基礎業務薄弱

有些事業單位雖然制定了檔案管理工作制度，但是領導并不重視該項工作，導致管理制度沒有真正落實，檔案管理基礎業務非常薄弱，存在整理不規范、組卷不合規范、未按法定程序就擅自銷毀某些應歸檔保存的文件材料等問題。

1.4檔案利用率低

檔案的收集、整理、歸檔、保存工作的最終目的是要充分發揮這些檔案的信息價值，促進單位健康發展。而許多事業單位的檔案管理人員認為檔案管理工作就是保證檔案不破損、不丟失，忽略了檔案的開發利用，檔案的價值沒能充分發揮出來。作為單位寶貴的歷史文化財富——檔案，應在現實生活中得到充分應用，利用檔案進行工作方式的創新，提高工作效率。

2.提高事業單位檔案管理水平的措施

2.1健全檔案管理機構

健全的機構是檔案管理工作順利開展的組織保障。在單位內成立綜合檔案室，設置檔案室主任和管理人員等職位，并確立其分管領導，明確各個崗位工作人員的職責和權利，根據實際情況配備合適數量的兼職檔案管理人員，形成一個完善的檔案管理網絡，促進檔案管理工作的順利進行。

2.2健全管理制度

第一，在合理性和科學性原則的指導下分析現行管理制度存在的問題，結合本單位檔案管理的實際情況以及工作需求完善管理制度。

第二，堅持約束的地位平等性。管理制度不僅僅約束基層檔案管理人員的行為，同時也約束領導的行為，堅持約束的地位平等性，保證管理制度在實際工作中的落實。

第三，獎懲分明。檔案部門既是管理制度的制定者，也是執行者，必須保證制度的嚴肅性和公平性，建立合理的獎懲機制，做到獎懲分明，促進管理制度的落實。

2.3加強人力資源管理

定期組織技能培訓活動，安排檔案管理人員進修，提高檔案管理人員的業務水平、政治素養和職業道德修養，使其認識到檔案管理工作的重要性，促進其樹立高度責任感，認真開展檔案管理工作，并積極創新工作方式和手段，提高工作效率和質量。

建立一套行之有效的績效考核機制和激勵約束機制，定期考核檔案管理工作效果，通過級別升降實行動態管理，提高工作人員的工作積極性，逐步提高單位檔案管理水平。

研制一套適合本單位檔案管理工作的質量評價標準，并積極推行，促進檔案管理工作朝著規范化、科學化方向邁進。

2.4開展檔案管理信息化建設

事業單位應促進檔案管理信息化建設的穩步前進，加大檔案管理人員計算機知識培訓力度，提高其計算機技能水平，促使其將計算機、光盤、聲像等技術應用于檔案管理。借鑒先進的管理方法和技術，促進檔案管理早日實現現代化，促使檔案管理更好為單位經濟活動服務。通過信息化建設提高檔案管理水平，運用計算機、掃描儀等設備將紙質文檔轉變成電子文檔，實現紙質檔案與電子檔案的并存。利用互聯網進行檔案管理方式的創新，為社會提供高效檔案服務，實現資源共享，既方便民眾，又提高檔案的利用率。

2.5樹立新觀念，大力開發檔案資源

打破原有的傳統思想和管理方式，樹立新觀念，實行新管理方法，大力開發檔案資源，充分發揮檔案的價值。事業單位應根據本單位的實際需求編寫單位發展史、大事記匯編、組織沿革、先進個人匯編等，圍繞單位各項經濟業務活動開發檔案資源，總結經驗教訓，為領導作出科學決策提供信息依據。

2.6加強檔案保密工作

首先是檔案室的選址和建造，根據《檔案法》的有關規定做好檔案室的選址工作，實現檔案室與辦公區域的分離，檔案室與閱覽室的分離。檔案室要做好門窗加固工作，做好防盜防潮工作。其次是由專人負責檔案的看管，無關人員不得進入，需要利用檔案資料的必須依據相應的程序登記進出。

3.結束語

進入21世紀，事業單位的檔案管理面臨新挑戰和機遇，必須在信息時代里進行管理方法、理念、管理機構、管理制度、管理手段等的創新，開展信息化建設，提高檔案管理人員的素質，穩步提高檔案管理水平，大力開發檔案資源，有效發揮檔案的價值，推動單位在激烈的市場競爭中發展壯大。本文簡單介紹了幾點提高檔案管理水平的措施，供同行參考。

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