事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析

姚雅東

[摘 要]隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和信息技術(shù)在辦公中的廣泛應(yīng)用，電子文件、圖形文件、圖像文件等資料的廣泛應(yīng)用給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。而檔案管理作為事業(yè)單位的一項(xiàng)重要基本工作，對(duì)于單位職能的正常發(fā)揮起到重要作用，必須穩(wěn)步推進(jìn)，在實(shí)踐工作中提高檔案管理質(zhì)量。本文分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，以期推動(dòng)事業(yè)單位的健康、可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；問題；對(duì)策

1.事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1工作人員的素質(zhì)有待提高

部分事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)，不清楚檔案管理職能，沒接受專業(yè)的技能培訓(xùn)，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)檔案管理混亂現(xiàn)象，制約了檔案的開發(fā)和利用，也影響事業(yè)單位各部門職能的正常發(fā)揮。所以說，必須重視人力資源管理，加強(qiáng)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德修養(yǎng)教育，提高檔案管理人員的素質(zhì)。

1.2缺乏現(xiàn)代管理理念和先進(jìn)技術(shù)手段

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平大大提高，而事業(yè)單位的檔案管理上的信息技術(shù)、高科技設(shè)備較少。沒有制定現(xiàn)代管理理念，傳統(tǒng)管理方法和管理理念已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展了。沒有引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)手段，檔案管理效率低下，嚴(yán)重影響了單位各項(xiàng)工作的順利開展。

1.3基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱

有些事業(yè)單位雖然制定了檔案管理工作制度，但是領(lǐng)導(dǎo)并不重視該項(xiàng)工作，導(dǎo)致管理制度沒有真正落實(shí)，檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)非常薄弱，存在整理不規(guī)范、組卷不合規(guī)范、未按法定程序就擅自銷毀某些應(yīng)歸檔保存的文件材料等問題。

1.4檔案利用率低

檔案的收集、整理、歸檔、保存工作的最終目的是要充分發(fā)揮這些檔案的信息價(jià)值，促進(jìn)單位健康發(fā)展。而許多事業(yè)單位的檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作就是保證檔案不破損、不丟失，忽略了檔案的開發(fā)利用，檔案的價(jià)值沒能充分發(fā)揮出來。作為單位寶貴的歷史文化財(cái)富——檔案，應(yīng)在現(xiàn)實(shí)生活中得到充分應(yīng)用，利用檔案進(jìn)行工作方式的創(chuàng)新，提高工作效率。

2.提高事業(yè)單位檔案管理水平的措施

2.1健全檔案管理機(jī)構(gòu)

健全的機(jī)構(gòu)是檔案管理工作順利開展的組織保障。在單位內(nèi)成立綜合檔案室，設(shè)置檔案室主任和管理人員等職位，并確立其分管領(lǐng)導(dǎo)，明確各個(gè)崗位工作人員的職責(zé)和權(quán)利，根據(jù)實(shí)際情況配備合適數(shù)量的兼職檔案管理人員，形成一個(gè)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.2健全管理制度

第一，在合理性和科學(xué)性原則的指導(dǎo)下分析現(xiàn)行管理制度存在的問題，結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際情況以及工作需求完善管理制度。

第二，堅(jiān)持約束的地位平等性。管理制度不僅僅約束基層檔案管理人員的行為，同時(shí)也約束領(lǐng)導(dǎo)的行為，堅(jiān)持約束的地位平等性，保證管理制度在實(shí)際工作中的落實(shí)。

第三，獎(jiǎng)懲分明。檔案部門既是管理制度的制定者，也是執(zhí)行者，必須保證制度的嚴(yán)肅性和公平性，建立合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，做到獎(jiǎng)懲分明，促進(jìn)管理制度的落實(shí)。

2.3加強(qiáng)人力資源管理

定期組織技能培訓(xùn)活動(dòng)，安排檔案管理人員進(jìn)修，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、政治素養(yǎng)和職業(yè)道德修養(yǎng)，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，促進(jìn)其樹立高度責(zé)任感，認(rèn)真開展檔案管理工作，并積極創(chuàng)新工作方式和手段，提高工作效率和質(zhì)量。

建立一套行之有效的績效考核機(jī)制和激勵(lì)約束機(jī)制，定期考核檔案管理工作效果，通過級(jí)別升降實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，提高工作人員的工作積極性，逐步提高單位檔案管理水平。

研制一套適合本單位檔案管理工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極推行，促進(jìn)檔案管理工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化方向邁進(jìn)。

2.4開展檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步前進(jìn)，加大檔案管理人員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)力度，提高其計(jì)算機(jī)技能水平，促使其將計(jì)算機(jī)、光盤、聲像等技術(shù)應(yīng)用于檔案管理。借鑒先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，促進(jìn)檔案管理早日實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，促使檔案管理更好為單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)服務(wù)。通過信息化建設(shè)提高檔案管理水平，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成電子文檔，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存。利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理方式的創(chuàng)新，為社會(huì)提供高效檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，既方便民眾，又提高檔案的利用率。

2.5樹立新觀念，大力開發(fā)檔案資源

打破原有的傳統(tǒng)思想和管理方式，樹立新觀念，實(shí)行新管理方法，大力開發(fā)檔案資源，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際需求編寫單位發(fā)展史、大事記匯編、組織沿革、先進(jìn)個(gè)人匯編等，圍繞單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)開發(fā)檔案資源，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策提供信息依據(jù)。

2.6加強(qiáng)檔案保密工作

首先是檔案室的選址和建造，根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定做好檔案室的選址工作，實(shí)現(xiàn)檔案室與辦公區(qū)域的分離，檔案室與閱覽室的分離。檔案室要做好門窗加固工作，做好防盜防潮工作。其次是由專人負(fù)責(zé)檔案的看管，無關(guān)人員不得進(jìn)入，需要利用檔案資料的必須依據(jù)相應(yīng)的程序登記進(jìn)出。

3.結(jié)束語

進(jìn)入21世紀(jì)，事業(yè)單位的檔案管理面臨新挑戰(zhàn)和機(jī)遇，必須在信息時(shí)代里進(jìn)行管理方法、理念、管理機(jī)構(gòu)、管理制度、管理手段等的創(chuàng)新，開展信息化建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)，穩(wěn)步提高檔案管理水平，大力開發(fā)檔案資源，有效發(fā)揮檔案的價(jià)值，推動(dòng)單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)展壯大。本文簡單介紹了幾點(diǎn)提高檔案管理水平的措施，供同行參考。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊虹.對(duì)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J].科技資訊，2010（34）：125，127.

[2]劉莉.事業(yè)單位檔案管理中的基本問題與對(duì)策探析[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2012（31）：219.

[3]毛羽豐.試論我國事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化途徑[J].經(jīng)濟(jì)生活文摘（上半月），2012（11）：52.

[4]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技風(fēng)，2008（24）：88.