淺談如何做好檔案保密管理和利用工作

呂曉燕

[摘 要]在世界經濟全球化的浪潮席卷下，各種企業都在逐步擴大了市場，提高了技術水平，但同時也使競爭變得更加激烈。檔案保密管理和利用工作與企業的發展息息相關，是企業非常重要的資源，不能有絲毫的馬虎。因此如何做好檔案保密管理和利用工作是非常重要的。

[關鍵詞]檔案保密；檔案管理；檔案利用

隨著經濟的快速發展，企業管理中也存在著一些漏洞，在這當中檔案保密管理和利用工作占著尤為重要的位置，也是大家都普遍關注的重點。本文將從我國檔案的利用工作，檔案保密管理存在的問題和改進方法三個方面進行討論與分析。

1.檔案的利用工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。在利用中，要根據不同的利用對象和不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。做好利用監督，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

2.檔案保密管理存在的問題

2.1檔案保密管理的保密意識差

對于檔案保密管理沒有明確的認識在改革開放以來，由于單位之間的交流與溝通更加密切，檔案的利用更加頻繁，因此檔案的開放程度與利用率得到了大幅度的提高，但這也為檔案安全保密管理帶來了新的困難，部分檔案管理工作人員保密管理意識薄弱，對檔案資料的保密規定以及要求不夠明確，因而導致檔案管理工作過程中經常出現疏漏。

2.2檔案保密管理的制度不全面

部分檔案管理部門未能嚴格依照《檔案法》以及《保密法》中的相關規定，制定完善的檔案保密規章制度，導致檔案管理工作在落實過程中缺乏相應的指導依據。而且部分檔案管理部門雖然針對檔案保密管理工作有明確的規章制度要求，但是缺乏相應的落實執行措施，導致各項制度形同虛設，難以形成強有力的檔案保密管理體系。

2.3檔案保密管理技術手段低

檔案保密管理中技術手段低，制約了檔案保密管理水平的提高。隨著科技的迅速發展，檔案資料的載體形式也日益多元化與數字化，各種各樣的多媒體以及電子檔案被廣泛使用，對于這些檔案資料的保密管理，需要更先進的管理技術。但是現階段檔案保密管理技術手段相對落后，各種信息化的防盜加密技術未能及時的應用，對于檔案資料的安全性造成嚴重的影響。

3.檔案保密管理的改進方法

3.1加強檔案保密管理的保密意識

開展檔案保密管理普法宣傳，強化檔案保密管理意識為了實現涉密檔案資料的安全可靠，應該通過開展法律宣傳等手段，對檔案資料的管理者以及利用者進行宣傳教育，使其明確檔案保密管理的重要性，并在檔案資料的保存或者是利用過程中，嚴格按《保密法》的要求管理使用檔案資料。其次，檔案管理部門應該建立一支專業的檔案保管理工作隊伍，通過選拔法律意識強、責任意識高的檔案管理人員，對涉密檔案資料進行重點的管理，實現檔案保密管理工作的規范化與完善化。

3.2建立健全的檔案保密管理制度

建立健全檔案保密管理規章制度，強化檔案保密管理監督體系的建設檔案保密管理規章制度作為開展檔案資料保密管理的主要依據，對于保障檔案資料的安全可靠具有重要的指導作用。檔案保密管理規章制度的制定，應當結合檔案管理工作部門的實際情況以及檔案借閱使用群體的情況，能夠規范查閱者的檔案利用行為，形成具有檔案保密保存制度、檔案庫房管理、檔案借閱查詢以及檔案利用管理為一體的檔案管理制度體系，確保檔案資料的安全性。其次，應該建立完善檔案資料保密管理監督管理體系，對于涉密檔案資料的使用，必須完善監管流程，通過多層次的審批制度，避免檔案資料的泄密現象的發生。同時，應該針對檔案管理工作部門定期開展監督檢查，對于各種違法違規行為，應該及時按照相關法律以及政策要求進行處理，通過強有力的監管確保檔案資料的安全性。

3.3使用各種新型檔案保密管理技術手段

多媒體以及電子檔案的保存方式主要有兩種，一種是借助于存儲盤進行保存，另一種則是直接存儲與網絡數據服務器上。對于通過存儲盤等存儲介質保存的電子檔案資料，重點應該做好存儲介質的安全保管，定期進行消磁以及修復，避免檔案數據資料的丟失。對于存儲于網絡數據庫內的檔案資料，則首先應該強化與網絡數據庫相關的計算機信息系統的管理，通過設置內外網隔離或者是登錄訪問權限，并設置完善的防火墻，保證檔案資料不會受到非法的竊取。此外，如果保存檔案資料的計算機出現損壞需要修復時，應該嚴格按照相關的保密管理規章規定，上報檔案管理保密委員會，由指定的電腦維修部門對電腦進行修復處理，避免涉密計算機中檔案資料的流出泄露。

4.結語

綜上所述，為了適應時代的發展和經濟的需求，我國企業必須加強檔案保密管理和利用工作，才能使企業更好的發展，提高經濟效益。我們也相信檔案保密管理和利用工作在各種技術的進步下越來越好，使我國企業在國際競爭道路上越走越遠。

參考文獻：

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