做好檔案管理工作的幾點思考

李永航

[摘 要]檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。

[關鍵詞]檔案管理；公文；評估；收集

一、規范公文處理，把好公文形成關

檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規范的處理公文，細致的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環節，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關辦公室統一擬制，有些則是由相關的部門先立草案然后遞交給辦公室負責印制。但各個部門公文起草人員的水平和質量有一定差異，對于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬制的文件質量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：

1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區分；一份公文卻請示多個事件；沒有按照規則運動文種。

2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標注出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。

3、公文主題標注不明確，不便查閱。

4、公文中沒用規范的使用數字。

以上情況，對于公文轉變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責公文起草擬制的工作人員，有責任和義務對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關鍵的字、句、詞要嚴格把關，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現錯誤的地方及時協商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

在將公文相關事務處理結束之后，便可以將公文進行保存，并把公文的類別進行整理和分類，將其中內容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標注，以備隨時查閱。要做好這項工作，務必要遵守以下幾個條件：

1、對于這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質量，以防檔案重復，使檔案管理更便捷、科學。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日常化。

3、作為公文文秘要時常學習新的專業知識，及不斷提高自身的職業素質。公文工作員的檔案工作是一項比較專業帶有技術性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關的專業書籍，時常范圍，做到在工作中積累經驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發現公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關部門或單位催要，過程中發現同一公文中有個別公文沒有按照規定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2檔案整理工作應注重細節。對于單位的文件以及領導簽發后，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內容順序，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給后期的查閱工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調整政策帶來依據，為單位改革提供歷史數據；也是向社會各界證明其單位優越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎。做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益，對于整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現目前不斷的發展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創新，以更創新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經驗，對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結合實際情況對檔案和調查的資料相結合，也可以有創造性的進行歸檔，但切記要根據相關規范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經驗融入到檔案管理的工作中。

五、結語

檔案管理工作是我國政府、企業良好長遠發展的重要一環，是為了讓我國現在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質，加強檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環節，為政府、企業發展形成良性循環。