淺議信息時代的檔案館建設

梁洪毓

[摘 要]本文分析了信息化、網絡化、數字化環境下建設數字檔案館的必要性、緊迫性和重要意義，提出了數字檔案館是檔案事業發展趨勢的觀點，闡述了數字檔案館的特征、系統構成，以及建設數字檔案館應注意的主要問題。

[關鍵詞]信息時代；數字檔案館；建設；分析

人類社會已經邁入新的世紀，我們檔案界所處的社會、經濟和科技環境正在發生著巨大而迅速的變化，也給傳統的檔案工作以不小的沖擊，信息化、網絡化、數字化的浪潮席卷而來，“數字地球”、“數字城市”的呼聲不斷高漲，“數字圖書館”的發展方興未艾。面對競爭激烈的現實社會，檔案界如何才能抓住機遇，迎接挑戰，盡快建立“數字檔案館”，是我們檔案工作者面臨的重大課題，這也是社會發展的要求，時代前進的趨勢。

1.建設數字檔案館的意義

21世紀是知識經濟的信息社會，信息資源是繼物資、能源之后，最重要、最關鍵的資源。檔案信息是信息的一種，是信息體系的重要組成部分。檔案信息以其特有的原始性而作為唯一的原生信息資源，是其他信息資源無法替代的，是國家和社會的寶貴財富，其價值將越來越重要。檔案工作與社會的發展和政治、經濟形勢的變化密切相關，了解社會的變化、把握時代的脈搏，是檔案工作者的責任和義務。社會需要檔案信息資源的深層次開發，實現資源共享；網絡化、數字化等高新技術的應用為我們提供了先進的管理手段，建設數字化檔案館將成為社會信息化的必然要求，是21世紀檔案館發展的方向。因此，建設數字檔案館是實現檔案信息由傳統的封閉管理模式向現代化開放管理模式轉變，這是檔案事業發展的必由之路，也是信息時代賦予檔案工作者的歷史使命。

2.數字檔案館的描述

關于數字檔案館的概念，目前還沒有一個完整明確的定義。一般來說，數字檔案館是采用現代高新技術所支持的數字化檔案信息系統，是檔案信息的組織模式，是大規模的、便于使用的、沒有時空限制的信息中心。這是一個數字化信息的系統工程，它把檔案信息以數字化的形式貯存，以網絡化的方式管理。與傳統檔案館相比，數字檔案館具有其獨有的特征和功能。主要表現在下列三個方面：一是信息資源數字化，無論是何種載體的傳統介質資源，如紙張、膠片、錄像帶等等，都將被轉化成數字信息，以數字格式為信息載體。二是信息傳遞網絡化，由于各種形式、各種載體的檔案信息資源都進行了數字化，這種數字化的信息資源就可以在互聯網上傳遞、交流，從而實現數字檔案館的開放性和跨越時空性。三是信息利用共享化。隨著檔案信息資源數字化及其傳遞的網絡化，數字檔案館的信息開發利用就將體現出跨地域的共享特點。用戶可在任何地方通過互聯網利用數字檔案館提供的信息資源和相關服務。

3.數字檔案館的系統構成

數字檔案館是建立在現代高科技基礎之上，由電子計算機技術、通信網絡技術和信息處理技術共同構成。

3.1數字化信息系統

數字檔案館是傳統檔案館在網絡環境下發展起來的，需要對館藏檔案信息進行系統科學地加工整理，運用計算機技術進行數字化處理，以數字形式貯存信息資源。通過文本錄入、圖像掃描、聲像采集等手段，將檔案資料全部以數字記錄形式存儲到計算機的存儲器中，完成館藏實體檔案向數字化轉化的過程，建立檔案信息數據庫，這是建設數字檔案館的重要基礎工作，也是傳統檔案館向數字檔案館過渡較為穩妥的方法之一。

3.2自動化管理系統

建立自動化管理系統，由計算機代替手工完成各項業務工作，改變業務流程，提高工作效率，實現檔案數據管理的自動編目、自動標引、自動檢索。并要注重數字檔案館的系統安全和信息安全，尤其在網絡環境中，更應該注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題，以防止信息丟失、被非法篡改等，實現檔案保護現代化。

3.3網絡化傳輸系統

網絡化通信手段是數字檔案館的技術支撐，也是數字檔案館實現高度開放和資源共享的基本條件。通過網絡化，能夠變“死檔案”為“活信息”，以充分開發檔案信息資源，高速寬帶網絡系統將為數字檔案館提供更加廣闊的發展空間。

4.建設數字檔案館的思考

隨著科技進步和社會發展，檔案、圖書和情報信息一體化是新世紀信息資源管理的大趨勢。數字圖書館已經進入了實施階段，數字檔案館也應加快實施步伐，這既是社會的客觀要求，也是檔案館生存、發展的需要。

4.1更新思想觀念，轉變工作方式

在數字檔案館建設中，也要注意一些誤區。不要認為把館藏檔案數字化，就是數字檔案館了。簡單地把館藏檔案電子化、放到網上，不是真正意義上的數字檔案館。我們應當深刻理解和體會數字化的目的及其實質含義，以提供利用為中心，以數字化信息資源服務為目的，才是建設數字檔案館的最終目的。因此，一定要避免“重硬輕軟”、“重建輕用”的做法，有的地方耗巨資建設的計算機系統因缺少有價值的信息而成為事實上的“裸機”、“裸網”，搞花架子，看起來信息化建設得不錯，辦公也實現了自動化，但實際效益卻大打折扣。不久前，我上網瀏覽深圳的一個檔案館網站，看到一個帖子：“人氣不旺！”這一個值得檔案人思考的問題。

4.2重視基礎工作，實現資源共享

數字化檔案館的基礎工作包括兩方面的內容，即加強數字檔案館的軟、硬件環境建設和檔案信息資源建設。環境建設主要指網絡環境、數據庫和網站的建設等，要實現檔案信息的網絡化和資源共享，必須解決檔案數據庫的規范化、標準化問題，包括對數據庫軟件、硬件數據指標、文檔格式等實行標準化、規范化。在工作中要不斷創新，積極采用新技術，比如應用元數據庫技術、全息數字化技術、信息推送技術等等，以提供服務質量和水平。為信息綜合開發，實現資源共享奠定堅實基礎。

4.3培養信息人才，堅持“以人為本”

科學技術是第一生產力，人才是第一生產力中最重要、最活躍的因素。建設數字檔案館，人員素質是關鍵。要求專業人員不僅要有檔案專業知識、相關專業知識，而且要在信息加工處理技術方面有較高水平。這就要求我們努力優化知識結構，積極參加業務培訓，培養復合型人才。