試論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)

沈永光

[摘 要]檔案是個(gè)人、組織甚至是全黨全人民各方面活動(dòng)的記錄，是國家各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)前進(jìn)的重要理論依據(jù)。但長(zhǎng)期以來，我國的檔案管理工作卻不盡人意，存在著這樣那樣的問題。那么，在這個(gè)信息技術(shù)不斷革新的時(shí)代，檔案管理者如何做好創(chuàng)新服務(wù)服務(wù)工作，更好地發(fā)揮檔案資源的作用呢？本文主要就目前我國檔案管理中存在的問題進(jìn)行討論，并對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案創(chuàng)新服務(wù)提出一點(diǎn)看法。

[關(guān)鍵詞]檔案創(chuàng)新服務(wù)；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

檔案工作要想在社會(huì)發(fā)展和前進(jìn)中不斷創(chuàng)新，除了機(jī)制外，還要經(jīng)常找問題，找差距，有特色，出精品。每一位檔案工作者都必須認(rèn)清形勢(shì)的變化和自己肩負(fù)的重任，增強(qiáng)危機(jī)感、緊迫感和責(zé)任感，進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，努力開創(chuàng)檔案工作的新局面。

一、我國檔案管理中存在的問題

一是缺少規(guī)劃。規(guī)劃，就是以長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展為目標(biāo)，制定出來的一套以供大家遵守的系統(tǒng)性決策程序。從我國目前的檔案管理來看，各取所需的狀況嚴(yán)重，沒有形成一個(gè)完備的系統(tǒng)，許多檔案管理部門要么缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的計(jì)劃，要么計(jì)劃不夠明確，實(shí)施起來有困難。檔案管理系統(tǒng)中未能研究出一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各檔案管理部門在工作中就缺乏規(guī)范性和一致性。

二是資源短缺且結(jié)構(gòu)不合理。我國檔案資源管理的另一大難題就是資源不足，或者大多是紙質(zhì)文件和影音文件，資源的不完備和結(jié)構(gòu)的不合理為檔案信息化建設(shè)增加了不少的難題，影響檔案服務(wù)質(zhì)量和數(shù)量。

三是在電子政務(wù)中的作用不明顯。檔案創(chuàng)新服務(wù)的意義，不僅在于對(duì)檔案管理信息化的推動(dòng)，還包括對(duì)政務(wù)信息公開的推進(jìn)。目前通行于網(wǎng)絡(luò)媒體的很多有效信息還掌握在政府手中，在全國范圍內(nèi)也還并未形成將政府信息資源開發(fā)利用的發(fā)展趨勢(shì)，政府的大部門信息還是在檔案館中，檔案信息化在電子政務(wù)中的作用并未得到突顯。

四是人才缺乏。市場(chǎng)上永遠(yuǎn)不缺求職者，但很多單位都說招不到人，其實(shí)不是招不到人，而是招不到想要的人。檔案服務(wù)要求創(chuàng)新，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就需要一大批專業(yè)技能強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的高水平人才來組成工作能力與工作范圍都很全的檔案管理部門。我國檔案界雖然有一些檔案信息化方面的專業(yè)人才，但總體來說還比較缺乏，地區(qū)和系統(tǒng)差異較大，使得檔案數(shù)字化方面的工作無法開展。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案創(chuàng)新服務(wù)的必要性

（一）隨著信息化進(jìn)入檔案管理的領(lǐng)域，各種類型和形式的檔案得到整合，統(tǒng)一管理

檔案資源電子化可以方便檔案工作者根據(jù)利用者的具體要求，通過參考相關(guān)檔案資源并加以提煉，有針對(duì)性地、及時(shí)準(zhǔn)確地提問題的答案或者檔案檢索方法。

（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)創(chuàng)新為企業(yè)的發(fā)展提供了機(jī)遇

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是由技術(shù)層面和社會(huì)層面構(gòu)成。技術(shù)層面是由信息技術(shù)發(fā)展帶來的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)將企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)內(nèi)各成員企業(yè)或相互聯(lián)系的不同企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息在企業(yè)組之間的流動(dòng)；社會(huì)層面是企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)獲取信息、資源及社會(huì)支持的社會(huì)網(wǎng)絡(luò)，各種檔案資源是聯(lián)結(jié)成員企業(yè)之間、系統(tǒng)和環(huán)境之間的紐帶。

（三）檔案信息服務(wù)的社會(huì)化

主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。

（四）檔案資源獲取途徑的改變

信息化改變了人們學(xué)習(xí)工作和生活環(huán)境，也改變了人們的思維和做事方式，人們更加重視信息資源，希望通過網(wǎng)絡(luò)等信息系統(tǒng)獲取更多及時(shí)有效的信息資源。因此，如到圖書館或是到檔案部門、閱讀檔公布件等傳統(tǒng)的信息資源獲取方式已經(jīng)越來越來能滿足人們對(duì)信息時(shí)效性與多樣化的要求。傳統(tǒng)手工式的檔案提供利用方式必將被現(xiàn)代信息化檔案獲取方式所取代。

（五）檔案信息化

檔案信息化應(yīng)以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體數(shù)字化信息的主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程.在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理及服務(wù)模式的變革。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)模式

（一）創(chuàng)新服務(wù)手段

1.建立檔案館網(wǎng)頁和電子文件數(shù)據(jù)管理中心。檔案部門應(yīng)制作自己的網(wǎng)頁，提供檔案信息的網(wǎng)上檢索。另一方面，電子文件數(shù)據(jù)管理中心的建立核心任務(wù)是管理網(wǎng)站部單位的電子文件，實(shí)現(xiàn)電子信息資源的共享。

2.電子文件的自動(dòng)上傳收集。檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

3.開展在線服務(wù)。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。

（二）拓展服務(wù)領(lǐng)域

1.檔案信息資源社會(huì)化。檔案住信息服務(wù)已經(jīng)由對(duì)企業(yè)單位的服務(wù)轉(zhuǎn)化為對(duì)社會(huì)全方位服務(wù)。因?yàn)樵谛畔r(shí)代，人們?cè)谏a(chǎn)生活、教育研究等等方面的活動(dòng)越來越多、越來越復(fù)雜，，對(duì)各類信息的需求自然日益增加，對(duì)單一的檔案信息需求變成了全方位的綜合需求。

2.興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。

3.加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政局面，建立完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

四、結(jié)束語

創(chuàng)新是一個(gè)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以不斷發(fā)展進(jìn)步的根源所在；創(chuàng)新是個(gè)人做好本職工作謀求更大發(fā)展空間的重要保障。檔案信息化建設(shè)是在社會(huì)主義在電子媒介沖擊的一項(xiàng)重要戰(zhàn)略決策，是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案創(chuàng)新服務(wù)工作的必然選擇。當(dāng)前檔案工作人員的重要使命就是利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，創(chuàng)新檔案服務(wù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行合理開發(fā)利用。