如何做好檔案的管理工作

孫玉晶

[摘 要]檔案是一個國家經濟建設縮影的重要組成部分，為經濟建設與發展提供有效依據和條件。因此，檔案管理工作成為社會工作的核心部分之一，處理好檔案管理工作將推進社會主義發展的進程。下面筆者通過對檔案管理的重要意義及管理工作的現狀進行分析，提出做好檔案管理工作的方法。

[關鍵詞]檔案管理；規范化；科學化

檔案管理的目的在于完善檔案的保管制度，促進檔案的開放及應用，充分發揮檔案的功能，實現檔案的價值。檔案管理工作在現代企業健康發展中起到重要作用。因此，立足于企業管理現狀，適應社會的發展，將檔案管理工作規范化、科學化、制度化，充分發揮檔案的作用至關重要。

1.檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是企業管理工作的重要組成部分，是企業工作質量及效率提高的前提和根本。檔案管理工作可以衡量企業的管理和發展水平，是協調企業發展方向的重要依據。科學規范的做好檔案管理工作，一方面有利于企業管理人員了解企業發展歷史和整體經營情況。另一方面有利于社會各方對企業經營成果的監督和確認，提供企業多元化經營模式發展的基礎。因此，做好檔案管理工作有利于經濟社會的全面發展、提高企業在市場經濟中的競爭力。

2.檔案管理工作的現狀

隨著市場經濟的快速發展，科學技術的不斷成熟，計算機的廣泛運用，檔案管理工作沒有得到相應的重視，人們普遍認為檔案管理工作可有可無，缺少足夠的價值認識。一些企業的檔案管理人員工作積極性不高，不僅缺少高度工作責任感和良好的職業操守，而且沒有扎實的基礎理論知識和科學技術。再加上對檔案管理的重要意義的宣傳力度不足，企業管理人員對檔案價值認識不深，導致檔案管理工作的發展受到限制，在企業發展過程中出現邊緣化的危險現象。

3.做好檔案管理工作的方法

3.1增強檔案管理意識，加大檔案管理投入

增強檔案管理意識，提高檔案管理工作的地位是做好檔案管理工作的前提。一個企業單位的健康發展離不開檔案管理工作，這種檔案管理意識應深入每位工作人員的內心，提高對檔案管理的重視程度，加強檔案管理方面的學習與探索，加大檔案管理價值和重要性的宣傳力度，提高檔案管理的整體水平。

加大檔案管理的投入是做好檔案管理工作的有力保證。當前，企業檔案管理工作普遍存在基礎設施配置較差、保管條件落后等問題。要想完善檔案管理工作，企業必須具備專門的綜合檔案室，管理所需的如計算機、復印機、掃描儀等基礎設備，積極投入人力物力，采取相應的行政手段加強檔案模式管理和基礎設施建設，為檔案管理創造了良好條件的同時，又保證了檔案的完整、安全以及更長遠地發展。另外，完善檔案信息數據庫的建設工作也非常重要，可以加強對檔案的保護和利用，有利于檔案管理工作的順利開展。

3.2整合資源，實現現代化檔案管理

隨著時代的進步和社會的發展，計算機及現代通訊設備的廣泛應用，檔案管理也需要適應時代的發展，實現現代化、規范化、制度化管理。首先，將檔案管理同現代化技術有機的結合起來，加強檔案信息化建設。利用先進的計算機和多媒體技術，將傳統意義上的檔案資料轉變為文、圖、聲俱全的光盤進行保存，并運用編程技術實現自動檢索，使檔案在使用時簡單便捷，有利于提高工作效率。其次，檔案保管可利用計算機微縮技術實現現代化管理。檔案資料通過計算機輸出微縮膠卷的方式保存，既能縮小檔案資料的體積，又能使原件得以保存，加之計算機的檢索功能的應用，實現檔案的綜合利用。最后，開發設計先進的管理軟件，建立檔案信息完整的網絡系統，將電子檔案進行分類管理，加強開放程度，實現檔案資源共享。除此之外，電子檔案資源安全應加強制度化管理，建立完善的管理制度，保證檔案信息安全。

3.3加強人才培養

實現檔案管理的規范化、現代化發展，人才培養是必不可少的。檔案管理人員應適應現代化檔案管理工作的需要，具備協調信息管理的能力，專業的基礎知識以及主觀創造能力等綜合素質。所以，對檔案管理人才的培養非常重要。首先，加強對檔案管理人員的職業道德和職業操守培養，提高其工作重視程度和責任感，增強其檔案管理制度法規意識。其次，加強管理人員知識廣度的培養。管理人員不能僅具備基礎專業知識，更應該廣泛涉獵各種社會學科。其目的是加強檔案管理工作的服務建設，加強檔案部門的社會功能和地位建設，提高社會對檔案管理的認識，有利于發揮檔案的功能和實現檔案的自身價值。再次，加強管理人員的技術培養，檔案管理要想實現現代化管理離不開技術人員的技術研究與開發，將現代的科技完美的應用到檔案管理中，自然離不開技術嫻熟的檔案管理人員。檔案工作者不僅要熟悉掌握檔案管理系統的基本流程和具體要求，還要熟練地應用信息技術，解決信息資源管理中出現的各種問題。最后，加強檔案工作者的觀察分析能力、調查能力以及組織協調能力。檔案資源是歷史面貌的真實再現，檔案管理者通過仔細的觀察和周密的分析、判斷，深入的調查研究，在科學、全面的原則下，客觀、真實的工作態度下，了解社會需要，滿足社會和人們對信息的需求，從復雜的表象里挖掘有價值的信息，通過收集、整理和鑒定完成檔案收錄工作。在信息系統建設工作過程中，管理者一般對某個地區或系統展開工作，需要建立檔案信息工作網絡，實現檔案信息資源的管理，這就要求管理者具有組織協調能力，在工作網絡中相互理解、配合、協作，完成檔案信息系統通過建設工作。

4.結語

檔案是歷史的真實印證，是國家寶貴的信息財富，更是國家經濟發展的主要依據和重要體現。檔案管理工作作為社會工作的重要組分之一，應該明確自身的功能與價值，順應時代的發展趨勢，與時俱進，不斷創新，開創檔案管理工作的新天地。

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