對高校人事檔案功能與管理的思考

劉艷菊

[摘 要]人事檔案是高校管理的信息支撐，是學校資源開發利用，管理體制改革推進等方面的重要依據。因此，從當前檔案信息服務局限性與服務需求日趨擴大之間的三個主要矛盾出發，提出加強高校人事檔案規范化管理的有效措施。

[關鍵詞]高校；人事檔案；功能；管理

高校人事檔案是以教職員工姓名為特征組成專卷，按歸檔制度管理、保管，以備查考的信息載體。是各級組織了解和使用干部的重要依據。如何更好地發揮人事檔案的功能，適應高等教育發展的需求，提升服務能力，是人事檔案管理部門和人事檔案工作者認真思考的問題。

一、人事檔案功能分析

（一）人事檔案有利于高校人力資源充分利用

高校是優秀人才和專家學者集中的地方，人事檔案作為對人的客觀歷史記錄，記述和反應了高校教師的個人經歷、德才水平、學習和工作表現。人事部門通過人事管理工作，及時發現人才，選拔德才兼備的人才，合理使用人才，為人事部門選拔、考察和使用人才發揮重要作用，有效克服用人的盲目性和隨意性，達到知人善任的目的。人力資源的有效作用，有利于最大限度地發揮人才潛能和智慧，推動廣大高校教師的積極性。此外，人事檔案在分析高校人力資源狀況是否適應變革與發展的要求，是否有利于制定人才資源計劃方面也發揮著重要作用。

（二）有利于高校教學質量的提高

對每一所高校而言，高校教師隊伍建設都是保證教學質量的前提條件。人事檔案反應了教師群體的職稱、年齡、學歷結構等。管理部門通過人事檔案，掌握學校人力資源情況，在人員安排上才可能整合優勢、合理配置，加強學校學科建設優勢和科研力量，充分發揮人才整體優勢，提高學校師資隊伍建設。

（三）有利于高校管理制度的推進

近幾年，全國的高校都加快了改革的步伐，努力打破“鐵飯碗”和平均主義“大鍋飯”，破除職務“終身制”，為形成良好的競爭機制，調動全體職工的工作積極性而制定了一系列的人事制度改革方案。作為人事管理工作的重要依據和資料。人事檔案在許多方面發揮著證據性的重要作用，比如，人事制度的改革與人才的進出和流動；校內工資分配制度的改革與調整；干部的提拔和使用；專業技術人員的培養與配置等。特別是當發生人事爭議時，人事檔案表現出強大的說服力，發揮著不可替代的作用。可以說，完整有序地做好人事檔案工作，對學校的教育改革與和諧發展起到了積極的推動作用。

二、人事檔案管理存在矛盾關系分析

在實際工作中，由于自身形成發展的某些局限，以及開展服務中某些外部環境和條件的制約，人事檔案工作存在一些薄弱之處。比如，“檔案內容陳舊，片面”，“材料不完善，缺乏真實性”以及“管理手段落后，管理水平低”和“信息開發利用程度低”等問題，影響著人事檔案功能的正常發揮。總而言之，當前的人事檔案管理工作應注意以下三方面的矛盾關系。

（一）檔案管理服務性與軟硬件三大塊的矛盾

人事檔案是人事部門的日常工作中形成的并作為原始記錄保存備查的文字、圖像、聲音及其它各種形式的原始記錄。是各級組織了解和使用干部的重要依據。隨著高等學校的發展，學校各項工作越來越依賴于信息，我們諸多的行為過程就是對信息的接收、處理、參考、判斷和決策的過程，這對檔案管理工作提出了更高的要求。正確使用檔案資料，提供檔案管理的服務性，將“歷史遺產”用之于日常管理，幫助解決現實問題，才能完成檔案管理的時代使命。

當前，檔案管理服務于檔案管理服務性與檔案工作軟硬件之間存在著矛盾。在許多高校，檔案管理干部隊伍學歷普遍偏低，專職檔案人員中具有本科以上學歷的人員少，有些高校檔案部門根本沒有本科以上學歷人員，而具有研究生學歷的更是“鳳毛麟角”，大專以下學歷者卻占了將近一半的比例。人才結構也不盡合理，管理人員調動頻繁，隊伍不夠穩定，很多是從管理員邊干邊學，專職檔案人員，檔案學專業比例明顯偏低，計算機專業畢業的人員更少，許多單位甚至沒有配備計算機專業畢業人員。

在設備投入上，由于經費嚴重不足，造成設施落后。計算機、打印機、空調機、去濕機、復印件、掃描儀這些必須的基本設備往往不具備。軟硬件的缺失導致檔案工作長期處于被動應付，服務質量不能得到有效的提高。

（二）檔案管理信息化要求與管理手段落后的矛盾

信息時代，先進的信息技術、計算機技術和通訊網絡技術應該成為人事檔案管理的重要手段。完善的人事檔案管理服務應該建立起一套完善的人事檔案信息數據庫。利用計算機技術和網絡通訊技術，通過網絡管理，實現對人事檔案信息共享。

當前，許多高校檔案管理手段落后許多高校仍采用傳統的手工人事檔案管理；沒有館內局域網和檔案館網站或主頁；絕大多數高校未實現檔案的全文錄入和掃描；沒有建立檔案數據庫。換句話說，這些高校在檔案查詢方面還停留在純手工操作的階段，檔案信息化建設還為起步。

管理手段的落后直接影響檔案功能的發揮。以當前高校人事檔案的提供的實體檔案為例：實體檔案利用范圍廣、適應性強，具有原始憑證的作用，但實體檔案效率低下、工作量大是個大問題：按照干部人事檔案工作目錄管理的要求，歸檔材料在一個月內歸入干部檔案袋內，每兩年裝訂歸檔一次。自1993年工資改革以來，每兩年一次滾動調資，1994年以來每年一分年度考核表，加上各種評優表彰、職務任免、業務，幾乎每年得把所有的案卷折騰兩遍。另外，按照檔案整理標準，進袋的材料要做到分類準確、目錄清楚、裝訂整齊。由于辦公用紙沒有統一標準，形成的檔案材料大小不一，大于16K的要裁剪、折疊，小于16K的要托裱、縫紉。

由于每年要有新材料增加，管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、裝、訂等大量的、簡單的、重復性的勞動。因此，根本沒有時間和精力考慮開發案卷的內在信息，因此，降低了工作效率。檔案管理手段的陳舊落后，整檔工序的繁瑣復雜，直接造成檔案材料使用的不方便。

（三）檔案信息的局限性服務性需求擴大的矛盾

人事檔案由于自身特點，在服務發展、提供信息方面往往存在部門自我服務多，可向社會提供的少，保密性強，服務性弱等信息存在局限性的問題。目前，隨著高等教育社會化程度的不斷提高，高校人才流動需求擴大之間存在矛盾。比如，長期以來，很多高校對人事檔案功能認識不足，對人事檔案管理工作不夠重視，有些學校甚至認為人事檔案工作只要能過得去就行，又加上前文提到的人事檔案管理專職人員少，工作量大，導致檔案材料不全、手續不全、材料失實，材料簡單化或者雷同化等不準確、不完整的情況多。這就影響了檔案信息的利用，很難適應高校人事管理的需求。再如，人事檔案中記載了個人自然情況、職務職稱等各方面情況，其中有些涉及個人隱私、與其有關的重大事件、工作失誤等內容，這些內容在一段時期內是保密的，這也影響了檔案信息的利用。

三、人事檔案管理規范化建設措施

要解決人事檔案管理存在的矛盾關系，把檔案管理工作從繁重、低效中解脫出來，為組織人事工作提供高效、快捷、準確的服務，是時代發展的必然，也是擺在我們面前的重要課題。

（一）加強人事檔案軟硬件建設

要加強人事檔案建設，首先在管理意識上要重視這項工作。人事檔案管理部門應該通過會議、校報、校園廣播以及校園網絡等各種渠道擴大宣傳范圍，加強宣傳力度，使領導和全體教職員工充分認識人事檔案的重要作用，提高人事檔案意識。在硬件設備上，要充實檔案管理必要的投入，采用現代化手段，利用計算機、復印機、掃描儀、縮微、攝像等現代化設備和人事檔案管理軟件，采用科學的方法和技術來收集、整理、鑒別、裝訂、保管和利用管理干部人事檔案。在人員建設上，要加強檔案管理人員隊伍建設。建立一支政治上忠誠黨的事業、思想作風正派、知識結構上具備一定政治理論知識、文化歷史知識、現代管理知識、計算機操作技能、人事管理知識的和檔案業務知識的專業人才。此外，還有加強專業管理人才的引進與培養，定期組織有關培養研討班，或外出參觀學習，不斷提高其政治、業務素質、增強檔案意識，提高責任感，以適應干部人事檔案管理逐步走向現代化的發展需要。

（二）加強人事檔案現代化管理

利用計算機技術和網絡通讀技術，通過網絡管理，實現對人事檔案的信息共享，加強檔案利用效率，是檔案信息化管理的必然趨勢。高校應該加強檔案目錄數據庫建設、建立和完善館藏檔案檢索體系，有條件的高校檔案館可建立內布局域網，實現檔案信息的并行輸入和查詢。同時，盡可能建立自己的檔案網站或網頁，有計劃地上載開放檔案目錄和檔案全文信息等內容，向學校和社會提供網上查詢和利用服務。對于職工的職稱評聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發揮著重要的證據性作用等重要的、利用率高的檔案要逐步實現文件級檢索，人事檔案管理要盡快從實體管理信息化、網絡化管理轉變，實現人事檔案管理向信息資源數字化、網絡化、管理流程自動化、信息共享整體化方向發展。

（三）提高檔案的利用服務能力

一要保證檔案材料的完整性和準確性，不斷加強人事檔案材料的規范化建設。在檔案的收集上，要暢通渠道，建立聯絡員制度，確保定期收集、及時移交。加強對電子文件的收集和電子檔案的管理。檔案館應要求學校各立卷部門在移交紙質檔案時，同時移交電子文件或電子檔案。通過校園網和電子檔案管理系統，逐步實現電子文件的自動歸檔。二是要擴大掃檔范圍，在原十大類材料構成的基礎上，充實檔案內容，突出各類人員的特點：對于管理干部的檔案，著重充實考核考試、優勢特長、廉政考試、業績測評等材料；對于專業技術人員的檔案，增加學術成果和科技成果類、教學科研測評類材料；而對于工人的檔案，增加能反映工人技術特長的材料。同時，建立健全各項規章制度，根據有關文件規定，建立起材料收集補充、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、查（借）閱、傳遞制度；管理人員責任和移交材料歸檔等制度。加強督查，以保證檔案材料的準確性，以提高檔案管理水平和服務質量。三是正確處理檔案保密與利用的關系。目前，高校人事檔案的提取利用只面向組織，而且閱檔著必須是中共黨員，任何個人不能查閱自己的檔案。事實上，在筆者看來，只要是在保密的原則下，管理者認真區分保密和非保密的界限，針對不同的開發利用者提供不同內容、不同范圍和不同程度的開發利用服務，可以有效處理人事檔案信息內涵的單一性和開發利用多樣性之間的矛盾關系。將非保密的材料及時轉換為信息資源公開，可以為學校考察、選拔、使用人才提供可靠的依據，不斷提高人事檔案的服務功能。因此，作為管理者可以多倡導人事檔案可以有條件低向本人開放的觀念，從而打破大眾過去對人事檔案的神秘感和陌生感，使大家認識到履行一定的手續可以知曉有關人事檔案內容，并利用人事檔案解決實際問題，這樣，有利用大大提高人事檔案的利用率。

參考文獻：

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