淺析事業(yè)單位檔案材料收集的問(wèn)題與對(duì)策

黃河

[摘 要]檔案是事業(yè)單位整體記憶的一部分，而且是十分關(guān)鍵的一部分，是對(duì)本單位在運(yùn)作過(guò)程中的管理活動(dòng)的記錄，更是不斷發(fā)展和實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的基礎(chǔ)。收集檔案則是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是所有檔案工作的起點(diǎn)。但在大部分單位，由于各種各樣的原因和制約，實(shí)際上往往難以收集齊全。本文就事業(yè)單位在檔案材料收集上存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的解決策略。

[關(guān)鍵詞]檔案；事業(yè)單位；歸檔；材料收集

檔案收集是指對(duì)分散在各單位、各部門(mén)和個(gè)人手中的及散失在國(guó)外的文件和檔案，按照法定程序及有關(guān)規(guī)定進(jìn)行接收和收集，有計(jì)劃歸入各有關(guān)的檔案室和各級(jí)各類檔案館，以便對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。[1]事業(yè)單位（Institutional Organization），是指國(guó)家以社會(huì)公益為目的的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織。[2]因此作為公立機(jī)構(gòu)的各類事業(yè)機(jī)構(gòu)其資產(chǎn)都屬國(guó)有，當(dāng)然檔案作為其各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，也是國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分，是國(guó)家檔案不可或缺的一部分。檔案收集工作是檔案管理工作關(guān)鍵的第一步，也是最重要的基石。在這里，其檔案的收集工作也顯得尤為重要。但是，由于其自身的特殊性以及各種環(huán)境因素的影響，檔案收集工作進(jìn)行的并不是很理想。

一、事業(yè)單位在檔案收集工作中存在的問(wèn)題

上面有提到事業(yè)單位其實(shí)際是以社會(huì)公益為目的設(shè)立的，其特有的目的性決定了其在管理等等方面存在與其他單位不一樣的地方，即存在一定的特殊性。而這些固有的特殊性使其在檔案收集工作中存在一定的問(wèn)題。

1.事業(yè)單位涵蓋面廣，檔案收集的規(guī)范性及完整性等無(wú)法完全保障

事業(yè)單位主要分布在教、科、文、衛(wèi)等領(lǐng)域，是保障國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、文化生活正常進(jìn)行的社會(huì)服務(wù)支持系統(tǒng)。根據(jù)《事業(yè)單位登記管理暫行條例》規(guī)定，凡由國(guó)家機(jī)關(guān)、黨委、群眾團(tuán)體、民主黨派機(jī)關(guān)、使用財(cái)政性經(jīng)費(fèi)的社團(tuán)及國(guó)有企業(yè)舉辦或其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的事業(yè)單位，都是事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)登記管理的對(duì)象。具體地說(shuō)，事業(yè)單位主要分為以下類別：教育事業(yè)單位、科技事業(yè)單位、文化事業(yè)單位、衛(wèi)生事業(yè)單位、體育事業(yè)單位、新聞出版事業(yè)單位、廣播電視事業(yè)單位、勘查設(shè)計(jì)事業(yè)單位、勘探事業(yè)單位、農(nóng)業(yè)事業(yè)單位、林業(yè)事業(yè)單位、畜牧業(yè)事業(yè)單位、漁業(yè)事業(yè)單位、水利事業(yè)單位、交通事業(yè)單位、氣象事業(yè)單位、地震測(cè)防事業(yè)單位、海洋事業(yè)單位、環(huán)境保護(hù)事業(yè)單位、信息咨詢與計(jì)算事業(yè)單位、知識(shí)產(chǎn)權(quán)事業(yè)單位、進(jìn)出口檢驗(yàn)事業(yè)單位、物資倉(cāng)儲(chǔ)事業(yè)單位、城市公用事業(yè)單位、社會(huì)福利事業(yè)單位、經(jīng)濟(jì)監(jiān)督事務(wù)事業(yè)單位、法律咨詢服務(wù)事業(yè)單位、人才交流事業(yè)單位、機(jī)關(guān)后勤服務(wù)事業(yè)單位、其它中介服務(wù)事業(yè)單位等。由此可見(jiàn)，事業(yè)單位涵蓋范圍之廣。在這樣的條件下，各類事業(yè)單位在檔案管理上會(huì)根據(jù)自身的特點(diǎn)來(lái)收集、保管檔案，因此造成檔案在不同的單位有其特有的做法，加上不同的單位在檔案的認(rèn)知及重視程度上有很大的差距，從而各事業(yè)單位在檔案最初的收集階段就可能存在收集范圍、收集標(biāo)準(zhǔn)等方面的差異，甚至存在有忽略檔案收集階段這一現(xiàn)象。因此，各類事業(yè)單位在其最初的收集階段就存在很多差異，規(guī)范性甚至完整性很難保證。

2.事業(yè)單位檔案收集涉及各級(jí)各類檔案，各層利益關(guān)系很難做到平衡，檔案收集難度被無(wú)謂增大

首先，事業(yè)單位按財(cái)政撥款的多少可以分為全額撥款、差額撥款以及自收自支三類。也就是說(shuō)各事業(yè)單位在財(cái)政收入渠道上是有很大的不同的，這直接關(guān)系到能夠給檔案工作投入多少資金，當(dāng)然并不是說(shuō)資金越多檔案收集工作就做得越好，但是這確實(shí)在一定程度上決定了檔案收集工作開(kāi)展的難易程度。其次，無(wú)論在什么單位在進(jìn)行檔案收集時(shí)，都會(huì)遇到這樣的情況：各部門(mén)在檔案移交中經(jīng)常會(huì)由于部分文件還要經(jīng)常使用到，就不愿意向檔案室移交，給檔案收集工作帶來(lái)相當(dāng)大的阻力。同時(shí)，兼職檔案員的工作模式中并沒(méi)有將檔案工作納入到日常工作中，只有在自己本職工作完成后才會(huì)考慮到檔案工作，甚至有的可以說(shuō)不會(huì)考慮檔案工作，給檔案收集工作再一次添加了阻力。最后，在上級(jí)檔案館進(jìn)行檔案收集過(guò)程中，會(huì)要求下級(jí)檔案室/館按照一定的規(guī)范整理移交，很多單位常常會(huì)因?yàn)檫@種規(guī)范太麻煩而推脫檔案的移交。同樣也存在由于考慮本單位檔案的利用問(wèn)題，導(dǎo)致隱瞞檔案或者推遲移交的現(xiàn)象存在。種種原因，層層關(guān)系，由于無(wú)法保證各方面的平衡，從而無(wú)形中加大了檔案收集的難度。

3.檔案工作在事業(yè)單位中易被邊緣化，檔案收集工作易被忽視

由于檔案工作無(wú)法像具體職能部門(mén)一樣為單位的業(yè)務(wù)、科研等工作服務(wù)而直接產(chǎn)生效益，久而久之，檔案工作難以引起人們的重視，甚至認(rèn)為檔案室就是閑散人員聚集地，忽視了對(duì)檔案人員工作的肯定，直接影響了檔案人員的工作積極性；由于單位無(wú)意識(shí)的忽略，令檔案工作隊(duì)伍梯隊(duì)建設(shè)難以開(kāi)展，一方面人才引進(jìn)指標(biāo)不足甚至多年才有一個(gè)，另一方面待遇不高難以留住人才，還有兼職檔案員隊(duì)伍變動(dòng)頻繁，新手多，最終出現(xiàn)的情況常是一個(gè)快退休的檔案室負(fù)責(zé)人還要手把手教幾個(gè)娃娃兵，工作連續(xù)性難以維持；檔案人員除了通過(guò)實(shí)踐、自學(xué)來(lái)提高自身業(yè)務(wù)水平外，脫產(chǎn)進(jìn)修、系統(tǒng)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)較少，進(jìn)一步影響到學(xué)校檔案工作的整體水平。而且大部分工作人員都認(rèn)為收集檔案只是檔案部門(mén)的工作，與自己無(wú)關(guān)；或是兼職檔案員由于認(rèn)識(shí)不到檔案對(duì)于發(fā)展過(guò)程中的借鑒和情報(bào)作用，最后導(dǎo)致在具體的各項(xiàng)工作中忽略了對(duì)應(yīng)該歸檔的資料進(jìn)行收集。例如在科技檔案中只重視科研成果的歸檔，忽略了該科研項(xiàng)目組織、審核、立項(xiàng)、開(kāi)發(fā)、鑒定、驗(yàn)收等運(yùn)作過(guò)程的材料，若干年后，大家能看到的就只有該成果的材料，卻無(wú)法考究當(dāng)時(shí)這個(gè)成果形成的一系列過(guò)程以及得出的經(jīng)驗(yàn)。

歸根到底，事業(yè)單位在檔案收集工作中遇到的問(wèn)題可以歸結(jié)為：對(duì)檔案收集工作的認(rèn)知程度不夠、沒(méi)有建立起規(guī)范的規(guī)章制度以及對(duì)各層利益關(guān)系考慮不周。

二、事業(yè)單位在做好檔案收集工作中應(yīng)改進(jìn)的措施

面對(duì)事業(yè)單位在檔案收集工作中存在的問(wèn)題，雖然不能一次性徹底解決，但可以針對(duì)存在的問(wèn)題找出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

1.建章立制，規(guī)范程序，充分考慮各階層利益，真正做到依法歸檔

無(wú)規(guī)矩不成方圓，建立并完善檔案的規(guī)章制度對(duì)于規(guī)范檔案和檔案管理人員的行為，實(shí)現(xiàn)檔案工作的正常運(yùn)營(yíng)，促進(jìn)檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重大的作用。完善檔案規(guī)章制度，檔案人員的工作積極性可以得到廣泛調(diào)動(dòng)，檔案的各項(xiàng)工作就能夠順利開(kāi)展。首先，應(yīng)建立檔案移交的的強(qiáng)制法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴(yán)格各級(jí)檔案的移交程序和規(guī)范，在做到有法可依的同時(shí)，做到有法必依。其次，過(guò)去各事業(yè)單位在制定相關(guān)規(guī)章制度的時(shí)候，往往都是重獎(jiǎng)勵(lì)輕懲罰，令檔案難收的情況變得嚴(yán)重。在新的形勢(shì)下，首先要健全制度或?qū)υ械墓芾碇贫冗M(jìn)行必要的修改，保持獎(jiǎng)勵(lì)的同時(shí)嚴(yán)格懲罰制度。例如將檔案收集工作納入各部門(mén)科室的常規(guī)工作流程，成為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化環(huán)節(jié)，從平時(shí)開(kāi)始注重檔案材料的收集；對(duì)各種檔案材料的歸檔時(shí)間和質(zhì)量進(jìn)行要求，規(guī)范移交手續(xù)和記錄，對(duì)按時(shí)移交檔案的部門(mén)科室進(jìn)行通報(bào)表?yè)P(yáng)并獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)推諉拖延移交檔案的部門(mén)科室進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并與其部門(mén)的績(jī)效考核掛鉤，對(duì)于造成惡劣影響的還要追究其它責(zé)任；建立分層次、分重點(diǎn)、分責(zé)任的“三分”督查督辦制度，做到有領(lǐng)導(dǎo)、有監(jiān)督，有分工、有合作的檔案收集網(wǎng)絡(luò)，從而提高整體的檔案收集工作的效率和質(zhì)量。最后，考慮到社會(huì)各界人士，在檔案征集過(guò)程中并沒(méi)有義務(wù)上交檔案，所以應(yīng)該充分考慮到他們的利益，建立相應(yīng)的補(bǔ)償機(jī)制，而不僅僅靠無(wú)償或少許補(bǔ)償來(lái)征集檔案，拓展檔案征集渠道。

2.領(lǐng)導(dǎo)帶頭，強(qiáng)化檔案意識(shí)，并著力提升檔案人員素質(zhì)和工作水平

首先，火車跑的好，全靠車頭帶。要做好檔案的收集和歸檔工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，基層執(zhí)行是基礎(chǔ)。只有領(lǐng)導(dǎo)先樹(shù)立起檔案意識(shí)，才會(huì)在各項(xiàng)工作和會(huì)議中強(qiáng)調(diào)做好歸檔材料的收集和整理，基層工作人員將領(lǐng)導(dǎo)意圖貫徹到各項(xiàng)工作中，就會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)檔案收集工作的順利開(kāi)展。其次，一支梯隊(duì)合理、業(yè)務(wù)熟練、穩(wěn)定的檔案工作隊(duì)伍，是單位檔案工作能夠可持續(xù)健康發(fā)展的重要條件。要做好檔案收集的培訓(xùn)工作，最重要的是加強(qiáng)兼職檔案員的培訓(xùn)，兼職檔案員是確保檔案材料完整的主要力量，他們工作的好壞直接影響到歸檔材料的好壞，可以通過(guò)請(qǐng)本單位檔案管理的專業(yè)人員，通過(guò)介紹各部門(mén)科室檔案材料的特點(diǎn)、歸檔范圍、歸檔后的使用情況、平常檔案材料收集和預(yù)立卷要注意的問(wèn)題等，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)還可以糾正他們?yōu)榉奖阕约菏褂茫约捍嬖瑥?fù)印件交檔案室等的錯(cuò)誤觀念。對(duì)于專職檔案人員，則通過(guò)安排系統(tǒng)的培訓(xùn)，加深理解上級(jí)部門(mén)在檔案方面的新政策、新方針和新方向，學(xué)習(xí)管理領(lǐng)域前沿的新技術(shù)和新方法，不但可以改變管理人員知識(shí)較為單一的缺點(diǎn)，還可以為檔案事業(yè)的開(kāi)展注入新的動(dòng)力。最后，做好專兼職檔案人員的職稱評(píng)審及晉升工作，給檔案人員在工作上以認(rèn)可，激發(fā)其工作熱情。

3.積極開(kāi)發(fā)檔案資源，做好檔案編研工作，通過(guò)促進(jìn)檔案利用，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案收集工作的有效開(kāi)展

檔案是歷史的真實(shí)記錄，它承載了事業(yè)單位甚至城市的歷史文化和底蘊(yùn)，有其不可替代的歷史價(jià)值和作用。檔案的最終目的是為了利用，充分發(fā)掘檔案資源，編研各種檔案資料，可以進(jìn)一步擴(kuò)大對(duì)檔案的認(rèn)知面和影響力，也可以充分發(fā)揮其價(jià)值。比如一個(gè)單位可以通過(guò)舉辦各種歷史情況展覽和教育，讓新進(jìn)人員對(duì)單位文化有一個(gè)感性的認(rèn)識(shí)，從而逐步達(dá)到“引導(dǎo)人、教育人、培養(yǎng)人、塑造人”的最終目的。同時(shí)也可以利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，將可公開(kāi)的檔案在網(wǎng)上公開(kāi)，在方便教職工查閱和提高檔案利用率的同時(shí)，也可以對(duì)未按時(shí)交檔案的部門(mén)科室發(fā)揮群眾監(jiān)督的作用，督促其按時(shí)移交檔案。積極開(kāi)展個(gè)性化定制服務(wù)，針對(duì)單位各階段的中心和重點(diǎn)工作、一些對(duì)檔案需求較多的部門(mén)科室將其所需要的檔案信息或者從相關(guān)信息挖掘出的相關(guān)知識(shí)一起打包提供給用戶，通過(guò)提高檔案服務(wù)的質(zhì)量，不斷大家對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案收集工作的順利開(kāi)展。

總之，檔案收集工作是做好檔案管理工作的開(kāi)端，沒(méi)有開(kāi)端其他環(huán)節(jié)就不復(fù)存在。檔案工作的對(duì)象是檔案，如果沒(méi)有檔案也就不會(huì)有檔案工作。而事業(yè)單位是國(guó)家的重要組成部分，其檔案的收集工作必須得到應(yīng)有的重視和認(rèn)可。所以，我們要融入以人為本、協(xié)調(diào)發(fā)展的理念，運(yùn)用各種辦法和措施保證事業(yè)單位檔案材料的完整和齊全，在檔案中留下完整準(zhǔn)確的歷史，使檔案更好地為事業(yè)單位甚至社會(huì)的改革和發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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